Hệ thống thông tin quản lý (HTTTQL) LÝ THUYẾT 1. Khái niệm dữ liệu, thông tin, so sánh dữ liệu và thông tin? - Dữ liệu: là những sự kiện hoặc những quan sát về hiện tượng vật lý hoặc các giao dịch kinh doanh. Dữ liệu chính là các giá trị phản ánh về sự vật, hiện tượng trong thế giới khách quan, bao gồm tập giá trị mà người dùng có thể chưa biết được sự liên hệ giữa các giá trị này. Ví dụ: "Hiền Mai", "Ngày 20/10/2015", "Số định danh MH012", "Số 1, Cầu Giấy, Hà Nội" là các giá trị dữ liệu mô tả trung thực đặc tính của đối tượng. Giá trị "Hiền Mai" là tên của một người, "Số 1, Cầu Giấy, Hà Nội" là một địa chỉ nhà.. dựa và các giá trị này người sử dụng có thể biết được vài đặc điểm của sự vật, hiện tượng đang được nhắc đến. - Thông tin: là một bộ dữ liệu được tổ chức, doanh nghiệp sử dụng một phương thức nhất định sao cho chúng mang lại một giá trị gia tăng so với giá trị vốn có của bản thân dữ liệu. Thông tin chính là dữ liệu đã qua xử lý (phân tích, tổng hợp, thống kê) có ý nghĩa thiết thực, phù hợp với mục đích cụ thể của người sử dụng. Thông tin có thể gồm nhiều giá trị dữ liệu có liên quan nhằm mang lại ý nghĩa trọn vẹn cho một sự vật, hiện tượng cụ thể trong một ngữ cảnh. Các loại thông tin được tạo ra phụ thuộc vào mối quan hệ giữa những dữ liệu hiện có của chúng. Ví dụ: "Khách hàng Hiền Mai, địa chỉ số 1, Cầu Giấy, Hà Nội có phiếu đặt hàng mang mã số MH012 phát hành ngày 20/10/2015" là thông tin mô tả hoạt động mua hàng của khách hàng Hiền Mai được tập hợp từ các dữ liệu "Hiền Mai", "Ngày 20/10/2015".. - So sánh dữ liệu và thông tin: + Dữ liệu: Là các giá trị thô, chưa có ý nghĩa thực sự (con số, văn bản, âm thanh, hình ảnh) Dữ liệu là đầu vào của hệ thống Dữ liệu tạo ra thông tin nên dữ liệu không phục thuộc vào thông tin Dữ liệu không có mối quan hệ với nhau Được đo bằng bit và byte Vai trò: Phản ánh trung thực những sự vật, hiện tượng đang tồn tại khách quan + Thông tin: Là ý nghĩa được rút ra từ dữ liệu thông qua quá trình xử lý (phân tích, tổng hợp) Thông tin là đầu ra của hệ thống Thông tin phụ thuộc vào dữ liệu Thông tin thường liên quan với nhau theo ngữ cảnh Được đo bằng các đơn vị có ý nghĩa (thời gian, số lượng) Vai trò: Hướng dẫn cho người nhận thông tin hiểu rõ về vấn đề đang tồn tại và tìm giải pháp cho vấn đề 2. Trình bày vai trò của hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp? Ba vai trò chính của hệ thống thông tin đối với tổ chức, doanh nghiệp: - Hỗ trợ các hoạt động nghiệp vụ: + Giúp quá trình điều hành tổ chức, doanh nghiệp có hiệu quả hơn. Thông qua chúng, các tổ chức, doanh nghiệp có thể cắt giảm được chi phí, nâng cao chất lượng sản phẩm và hoàn thiện được quá trình phân phối sản phẩm và dịch vụ của mình. + Tạo ra một số hình thức hoạt động mới trong tổ chức, doanh nghiệp: Các hoạt động ảo, các hoạt động theo thỏa thuận, các hoạt động liên kết, các hoạt động truyền thống với các bộ phận cấu thành từ các thiết bị công nghệ. Chúng làm gia tăng giá trị cho các sản phầm, nâng cao được chất lượng sản phẩm cũng như hiệu quả hoạt động nghiệp vụ của tổ chức, doanh nghiệp. + Giúp tổ chức, doanh nghiệp có được lợi thế cạnh tranh nhờ liên kết chặt chẽ hơn với khách hàng, tìm kiếm và có mối quan hệ chặt chẽ hơn với các nhà cung cấp nguyên vật liệu, giúp quá trình điều hành của tổ chức, doanh nghiệp trở nên hiệu quả hơn. + Có thể gia tăng giá trị của tổ chức, doanh nghiệp bằng nhiều cách: Cải tiến mẫu mã, hình thức sản phẩm và cải tiến các quá trình nghiệp vụ liên quan đến sản xuất sản phẩm, nâng cao chất lượng sản phẩm và hỗ trợ nhà quản lý trong quá trình ra quyết định hoạt động sản xuất, kinh doanh. - Hỗ trợ các hoạt động quản lý: + Giúp cho tổ chức, doanh nghiệp duy trì được mục đích tồn tại lâu dài của nó. Một tổ chức, doanh nghiệp được xem như một hệ thống mở đối với môi trường, nó nhận nguồn lực từ môi trường, chuyển đổi nguồn lực này và tạo ra kết quả sử dụng hữu ích cho môi trường. + Mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho công tác quản lý tổ chức, doanh nghiệp như giảm bớt cấp quản lý trung gian, tách rời công việc với nơi làm việc, tổ chức lại các luồng công việc, gia tăng tính linh hoạt và cải tiến phương thức quản lý. - Hỗ trợ các chiến lược kinh doanh và tăng lợi thế cạnh tranh: + Hệ thống hỗ trợ tất cả các cấp quản lý: Giúp thay đổi mục tiêu, hoạt động, sản phẩm, dịch vụ hay các tương tác với môi trường, hỗ trợ các chiến lược kinh doanh trong tổ chức, doanh nghiệp. + Tạo ưu thế cạnh tranh bằng cách thiết lập mối liên kết chặt chẽ với khách hàng trung thành, với các đối tác và cùng hợp tác với nhau để cùng phát triển lâu dài. 3. Trình bày cách phân loại hệ thống thông tin theo cấp quản lý. Hệ thống thông tin theo cấp quản lý là các hệ thống thông tin cung cấp các thông tin trợ giúp các nhà quản lý trong việc ra quyết định. Cách phân loại hệ thống thông tin theo cấp quản lý: 1. Mức chiến lược - Dự báo sản xuất kinh doanh trong dài hạn. - Dự báo ngân sách trong dài hạn. - Kế hoạch lợi nhuận. - Kế hoạch nhân sự.. - Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành cho tổ chức, doanh nghiệp. - VD: ERP, SCM, EIS.. 2. Mức chiến thuật - Quản lý bán hàng. - Kiểm soát hàng tồn kho. - Phân tích thị trường. - Lập kế hoạch sản xuất. - Phân tích vốn đầu tư. - Phân tích vị trí kinh doanh. - Phân tích chi phí. - Phân tích giá, lợi nhuận.. - Hệ thống thông tin hỗ trợ quản lý cho tổ chức, doanh nghiệp. - Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định cho tổ chức, daonh nghiệp. - VD: PSS, MRS.. 3. Mức tác nghiệp - Theo dõi đơn đặt hàng. - Kiểm soát các rủi ro. - Thanh toán lương. - Mua bán chứng khoán. - Quản lý tiền mặt. - Quản lý khoản phải thu/phải trả. - Quản lý kế hoạch sản xuất.. - Hệ thống thông tin xử lý giao dịch cho tổ chức, doanh nghiệp. - VD: Hệ thống làm các đơn bán hàng - Quản lý cấp chiến lược: + Nhà quản lý cần xác định mục tiêu chiến lược, đường lối chính sách thực hiện mục tiêu đó cho tổ chức, doanh nghiệp. + Hoạt động quản lý được thực hiện bởi ban quản lý cấp cao nhất trong tổ chức, doanh nghiệp (hội đồng quản trị, ban giám đốc, ban giám hiệu). + Thông tin quản lý chiến lược thường là thông tin khái quát được tổng hợp từ nhiều nguồn, ít chi tiết, có tính dự báo cao, có quy mô tri thức rộng và thường không được xác định trước. - Quản lý cấp chiến thuật: + Nhà quản lý cần xác định được các mục tiêu cụ thể dựa trên mục tiêu chiến lược, sách lược ngắn hạn đã có của tổ chức, doanh nghiệp để thực hiện. + Hoạt động quản lý được thực hiện bởi các cấp quản lý trung gian (phụ trách chi nhánh, phụ trách các bộ phận sản xuất, phụ trách các phòng ban, phụ trách các bộ phận). + Thông tin quản lý chiến thuật thường là thông tin chi tiết, cụ thể, được gửi đến từ các cấp cao đến để hướng dẫn thực hiện và gửi từ cấp thấp đến nhằm mô tả các yêu cầu hoặc sự kiện cho tổ chức, doanh nghiệp. Các thông tin này đề được quy định trước và đã có kế hoạch thực hiện trong mục tiêu hoạt động từng giai đoạn của tổ chức, doanh nghiệp. - Quản lý cấp tác nghiệp: + Nhà quản lý chỉ đạo, giám sát các hoạt động nghiệp vụ tại các bộ phận để thực hiện các mục tiêu cụ thể của tổ chức, doanh nghiệp. + Hoạt động quản lý thường được thực hiện bởi các tổ trưởng, giám sát viên.. + Thông tin quản lý tác nghiệp thường là thông tin chi tiết, được cung cấp định kỳ, có quy mô nhỏ.
4. Trình bày cách phân loại hệ thống thông tin theo chức năng nghiệp vụ. Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức, doanh nghiệp theo chức năng là gọi tên theo chức năng nghiệp vụ mà chúng hỗ trợ cho các cấp tác nghiệp, cấp chiến thuật và cấp chiến lược trong tổ chức, doanh nghiệp. Cách phân loại hệ thống thông tin theo chức năng nghiệp vụ: - Hệ thống thông tin marketing: + Là hệ thống thông tin hỗ trợ hoạt động quản lý ở các lĩnh vực như phát triển, phân phối, định giá sản phẩm, thực hiện hiệu quả khuyến mãi và dự báo bán hàng. + Nhận dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, thực hiện xử lý các dữ liệu đó và cung cấp những thông tin hữu ích cho nhà quản lý. + Cần có khả năng tạo ra các báo cáo thường xuyên và các báo cáo đặt biệt khi cần thiết. + Kết hợp dữ liệu cũ và dữ liệu mới để cung cấp thông tin mới nhất, xác định được các xu hướng thị trường hỗ trợ tổ chức, doanh nghiệp đưa ra chiến lược bán hàng phù hợp. + Việc triển khai thành công hệ thống thông tin marketing cho tổ chức, doanh nghiệp phụ thuộc vào 3 yếu tố: ü Chất lượng dữ liệu đầu vào. ü Độ chính xác và phù hợp của mô hình. ü Kỹ thuật phân tích dữ liệu. - Hệ thống thông tin tài chính, kế toán: + Là hệ thống thông tin dùng để quản lý, kiểm soát và kiểm toán các nguồn lực tài chính, hoạt động kế toán của tổ chức, doanh nghiệp. + Là một trong số những hệ thống thông tin lâu đời nhất và được sử dụng rộng rãi trong tổ chức, doanh nghiệp. + Cho phép ghi lại toàn bộ các chứng từ, hóa đơn, cho phép tạo lập các báo cáo về các giao dịch của tổ chức, doanh nghiệp cũng như các sự kiện liên quan đến tài chính khác của tổ chức, doanh nghiệp. + Quản lý các hoạt động như lưu sổ cái, tạo lập và lưu trữ các báo cáo tài chính, xử lý quá trình giao dịch có liên quan đến tài chính như hoạt động đặt hàng, hoạt động kiểm soát hàng, các khoản phải thu, các khoản phải trả, tính và lưu bảng lương.. + Quản lý việc lập kế hoạch và kiểm soát dòng lưu chuyển tiền trong các hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp, tập trung vào các báo cáo tài chính, kế toán chi phí, đầu tư và phát triển ngân sách tài chính của tổ chức, doanh nghiệp. - Hệ thống thông tin sản xuất, kinh doanh: + Là hệ thống thông tin dùng để quản lý và kiểm soát các nguồn lực liên quan đến sản xuất và kinh doanh của tổ chức, doanh nghiệp. + Cung cấp các thông tin cần thiết để lên kế hoạch, tổ chức, điều hành, theo dõi, kiểm tra và thực hiện chức năng trong quá trình sản xuất, kinh doanh của tổ chức, doanh nghiệp. + Giúp tổ chức, doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát các giai đoạn chuẩn bị các điều kiện cho quá trình sản xuất và biến đổi nguyên vật liệu thành sản phẩm hàng hóa, giúp tổ chức, doanh nghiệp lựa chọn được cách thức tổ chức sản xuất và phương pháp sản xuất tối ưu. + Hỗ trợ tổ chức, doanh nghiệp kiểm soát các hoạt động kho hàng, vận chuyển, phân phối và hoạch định các nguồn lực sản xuất, kinh doanh. - Hệ thống thông tin quản trị nhân sự: + Đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự thành công của tổ chức, doanh nghiệp. + Thực hiện việc phân tích và lập kế hoạch nguồn nhân sự, tuyển dụng, đào tạo nhân viên mới, phân công công việc và các hoạt động khác liên quan đến nhân sự của tổ chức, doanh nghiệp. + Hỗ trợ hoạt động lập kế hoạch chiến lược về nhân sự. + Cung cấp cho các nhà quản lý thông tin hỗ trợ cho các quyết định liên quan đến nguồn nhân sự, quyết định tuyển người lao động, phân tích và thiết kế việc làm, phát triển và đào tạo hay các quyết định kế hoạch hóa trợ cáap cho người lao động. + Phản ánh đầy đủ và toàn diện tiềm năng về trí lực của toàn bộ cán bộ nhân viên trong tổ chức, doanh nghiệp. + Gắn liền với hệ thống thông tin sản xuất, kinh doanh, hệ thống thông tin tài chính, kế toán, hệ thống thông tin marketing, tạo thành một hệ thống thông tin hợp nhất phục vụ quản trị tổ chức, doanh nghiệp nói chung. - Hệ thống thông tin tự động hóa văn phòng: + Là một hệ thống tích hợp các ứng dụng hỗ trợ các công việc văn phòng trong tổ chức, doanh nghiệp. + Bao gồm những ứng dụng được thiết kế nhằm hỗ trợ công việc trong văn phòng (hỗ trợ soạn thảo tài liệu, phân tích công văn giấy tờ, giúp tổ chức lưu trữ và nhận diện văn bản, quản lý thời gian, nhắc việc, lập lịch công tác) + Giúp thu thập, xử lý, lưu trữ, gửi thông báo, tin nhắn, tài liệu, các dạng truyền tin khác giữa các cá nhân, các nhóm làm việc trong tổ chức, daonh nghiệp đến các tổ chức, doanh nghiệp khác. + Xương sống của hệ thống thông tin tự động hóa văn phòng là mạng nội bộ - LAN (cho phép người sử dụng có thể truyền dữ liệu, gửi và nhận thư, các loại dữ liệu đặc biệt như âm thanh, giọng nói, phim).
