KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG Hoạt động: Nhận đặt hàng của khách hàng Mục tiêu kiểm soát: Bán được hàng, tăng doanh thu bán hàng, đảm bảo an toàn tài chính. Rủi ro: - Nhận đặt hàng từ những khách hàng không đảm bảo tính pháp lý. - Bán chịu cho khách hàng không có khả năng thanh toán. - Chấp nhận đặt hàng nhưng không có khả năng thực hiện. Hoạt động kiểm soát: - Phân chia trách nhiệm giữa xét duyệt và thực hiện bán hàng. - Xây dựng quy trình ủy quyền, xét duyệt nghiệp vụ: Kiểm tra đặt hàng tồn kho trước chấp nhận bán hàng, kiểm tra tài chính và tín dụng khách hàng, duyệt lệnh bán hàng. - Cập nhật chính xác và kịp thời dữ liệu hàng tồn kho và công nợ khách hàng. Hoạt động: Xuất kho, cung cấp hàng hóa, dịch vụ Mục tiêu kiểm soát: - Thực hiện kịp thời và chính xác theo lệnh bán hàng/hợp đồng kinh tế. - An toàn hàng hóa trong quá trình xuất kho, giao hàng. Rủi ro: - Xuất kho giao hàng sai số lượng, địa chỉ đối tượng nhận hàng, thời gian giao hàng. - Mất hàng hóa trong quá trình xuất kho, giao hàng. Hoạt động kiểm soát: - Phân chia trách nhiệm giữa kho hàng và giao hàng (nếu có điều kiện) - Thiết lập đầy đủ và kịp thời các chứng từ trong quá trình xuất kho, giao hàng. Chứng từ cần đánh dấu trước. - Đối chiếu chứng từ xét duyệt bán hàng, xuất kho, giao hàng. - Đếm, kiểm tra hàng trong quá trình xuất kho, giao hàng. Nếu có đủ điều kiện, áp dụng việc thực hiện quét mã vạch sản phẩm xuất kho, giao hàng. - Hạn chế tiếp cận hàng tồn kho. - Kiểm kê kho hàng. Hoạt động: Lập hóa đơn và theo dõi nợ phải thu Mục tiêu kiểm soát: - Lập hóa đơn kịp thời, chính xác, đầy đủ cho hoạt động bán hàng. - Theo dõi chính xác, kịp thời, đầy đủ công nợ khách hàng. Rủi ro: - Không lập hoặc lập không kịp hóa đơn, chứng từ bán hàng cho khách hàng. - Lập khống hóa đơn bán hàng. - Hóa đơn lập sai. - Chuyển dữ liệu cộng nợ sai, không kịp thời. Hoạt động kiểm soát: - Tách biệt chức năng lập hóa đơn, chứng từ BH với chức năng XK, giao hàng. - Chỉ lập hóa đơn khi có chứng từ lệnh BH/hợp đồng kinh tế, XK, giao hàng. - Nên có bảng giá đã được duyệt. - Đối chiếu chứng từ lệnh bán hàng/hợp đồng kinh tế, xuất kho, giao hàng và hóa đơn bán hàng. Kiểm tra tính toán trên hóa đơn trước khi giao cho khách hàng. - Chuyển dữ liệu/SCT phải thu kịp thời, hàng ngày. - Đối chiếu công nợ khách hàng định kỳ. Hoạt động: Thu tiền Mục tiêu kiểm soát: - Ghi chép thu tiền kịp thời, chính xác, đầy đủ. - An toàn tiền Rủi ro: Thất thoát tiền Hoạt động kiểm soát: - Phân chia trách nhiệm giữa giữ tiền, ghi chép, theo dõi thu tiền. - Kiểm kê quỹ, đối chiếu với ghi chép của kế toán. - Hạn chế các thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt. Các hoạt động khác: KIỂM SOÁT NHẬP LIỆU
