[helen168]

KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG​

Hoạt động: Nhận đặt hàng của khách hàng

Mục tiêu kiểm soát: Bán được hàng, tăng doanh thu bán hàng, đảm bảo an toàn tài chính.

Rủi ro:

- Nhận đặt hàng từ những khách hàng không đảm bảo tính pháp lý.

- Bán chịu cho khách hàng không có khả năng thanh toán.

- Chấp nhận đặt hàng nhưng không có khả năng thực hiện.

Hoạt động kiểm soát:

- Phân chia trách nhiệm giữa xét duyệt và thực hiện bán hàng.

- Xây dựng quy trình ủy quyền, xét duyệt nghiệp vụ: Kiểm tra đặt hàng tồn kho trước chấp nhận bán hàng, kiểm tra tài chính và tín dụng khách hàng, duyệt lệnh bán hàng.

- Cập nhật chính xác và kịp thời dữ liệu hàng tồn kho và công nợ khách hàng.

Hoạt động: Xuất kho, cung cấp hàng hóa, dịch vụ

Mục tiêu kiểm soát:

- Thực hiện kịp thời và chính xác theo lệnh bán hàng/hợp đồng kinh tế.

- An toàn hàng hóa trong quá trình xuất kho, giao hàng.

Rủi ro:

- Xuất kho giao hàng sai số lượng, địa chỉ đối tượng nhận hàng, thời gian giao hàng.

- Mất hàng hóa trong quá trình xuất kho, giao hàng.

Hoạt động kiểm soát:

- Phân chia trách nhiệm giữa kho hàng và giao hàng (nếu có điều kiện)

- Thiết lập đầy đủ và kịp thời các chứng từ trong quá trình xuất kho, giao hàng. Chứng từ cần đánh dấu trước.

- Đối chiếu chứng từ xét duyệt bán hàng, xuất kho, giao hàng.

- Đếm, kiểm tra hàng trong quá trình xuất kho, giao hàng. Nếu có đủ điều kiện, áp dụng việc thực hiện quét mã vạch sản phẩm xuất kho, giao hàng.

- Hạn chế tiếp cận hàng tồn kho.

- Kiểm kê kho hàng.

Hoạt động: Lập hóa đơn và theo dõi nợ phải thu

Mục tiêu kiểm soát:

- Lập hóa đơn kịp thời, chính xác, đầy đủ cho hoạt động bán hàng.

- Theo dõi chính xác, kịp thời, đầy đủ công nợ khách hàng.

Rủi ro:

- Không lập hoặc lập không kịp hóa đơn, chứng từ bán hàng cho khách hàng.

- Lập khống hóa đơn bán hàng.

- Hóa đơn lập sai.

- Chuyển dữ liệu cộng nợ sai, không kịp thời.

Hoạt động kiểm soát:

- Tách biệt chức năng lập hóa đơn, chứng từ BH với chức năng XK, giao hàng.

- Chỉ lập hóa đơn khi có chứng từ lệnh BH/hợp đồng kinh tế, XK, giao hàng.

- Nên có bảng giá đã được duyệt.

- Đối chiếu chứng từ lệnh bán hàng/hợp đồng kinh tế, xuất kho, giao hàng và hóa đơn bán hàng. Kiểm tra tính toán trên hóa đơn trước khi giao cho khách hàng.

- Chuyển dữ liệu/SCT phải thu kịp thời, hàng ngày.

- Đối chiếu công nợ khách hàng định kỳ.

Hoạt động: Thu tiền

Mục tiêu kiểm soát:

- Ghi chép thu tiền kịp thời, chính xác, đầy đủ.

- An toàn tiền

Rủi ro: Thất thoát tiền

Hoạt động kiểm soát:

- Phân chia trách nhiệm giữa giữ tiền, ghi chép, theo dõi thu tiền.

- Kiểm kê quỹ, đối chiếu với ghi chép của kế toán.

- Hạn chế các thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt.

Các hoạt động khác:

KIỂM SOÁT NHẬP LIỆU