Thuật Ủy Quyền Và Giám Sát - Brian Tracy

Chương 19 :3 phong cách lãnh đạo​

Bấm để xem

Có 3 phong cách lãnh đạo đã được phân tích để tìm ra phong cách hiệu quả nhất cho một nhà lãnh đạo trong môi trường năng động, nơi mỗi cá nhân được chờ đợi làm việc với hiệu suất cao nhất.

Phong cách chuyên chế

Phong cách lãnh đạo truyền thống, theo kiểu quân đội, độc tài, độc đoán. Các nhà quản lý chuyên quyền luôn ra lệnh, cứng nhắc và luôn cho rằng mình là cấp trên. Họ muốn được tuân theo và kính trọng. Họ nói, "Đây là phương pháp của tôi hay nó cũng là đường lối hành động". Họ quản lý bằng sự phản đối cứng rắn, phê bình, các tiêu chuẩn chính xác để nhân viên làm theo các yêu cầu họ muốn trong giới hạn tài chính và đúng tiến độ. Họ giám sát chặt chẽ cấp dưới. Họ tính thời gian, yêu cầu phản hồi, báo cáo thường xuyên với một quy trình chặt chẽ.

Phong cách này có thể áp dụng được trong một số tình huống nhất định, nhưng ngay khi người quản lý này rời đi, mọi thứ sẽ ngừng thực hiện. Nhân viên dưới quyền kiểu sếp này thường cảm thấy bị đe dọa và chỉ làm việc với năng suất tối thiểu để tránh gặp rắc rối. Khi cấp trên vắng mặt, công việc hầu như không được hoàn thành. Sự ngừng trệ xảy ra và không nhân viên nào sẵn sàng ra quyết định vì sợ phạm sai lầm.

Cái giá phải trả

Một trong những người bạn của tôi có tính cách độc đoán chuyên quyền này, lại có tài năng kinh doanh đáng chú ý. Cậu ta đã gây dựng được một công ty lớn mạnh với 170 nhân viên ở mọi bộ phận làm việc trên toàn quốc. Công ty của cậu ta phát triển nhanh chóng và sinh lời, cậu ta đã kiếm được rất nhiều tiền và cũng là chủ sở hữu duy nhất, người duy nhất hưởng lợi từ kết quả tài chính của công ty. Nhưng cậu ta lại gặp phải một vấn đề. Cậu ta luôn bảo người khác phải làm gì, cậu ta chỉ tuyển những người sẽ làm những điều cậu yêu cầu và sa thải người nào thể hiện chính kiến hoặc hành động độc lập. Yêu cầu của công việc đòi hỏi cậu ta phải đi công tác nhiều nơi. Nhưng mỗi khi cậu ấy rời khỏi trụ sở chính, công việc sẽ ngừng trệ. Không ai có thể quyết định bất cứ việc gì. Công ty thực sự bắt đầu suy yếu. Khi trở lại, cậu ta đã phải tiến hành "phương án chữa cháy". Cuối cùng, cậu ta phải bán công ty cho người quản lý chuyên nghiệp hơn và biết cách dùng phương thức quản lý linh hoạt hơn với nhân viên của mình.

Phong cách dân chủ

Phong cách lãnh đạo thứ hai cũng được cho là lý tưởng trong những tình huống nhất định. Theo phong cách dân chủ, cấp trên và các nhân viên làm việc với nhau để xác định mục tiêu, mục đích và tiêu chí đánh giá cho mỗi nhiệm vụ và hoạt động. Nhiệm vụ và trách nhiệm được giao với sự cân nhắc, trao đổi và đồng ý, mức độ tham gia và cam kết cao. Người lãnh đạo đóng vai trò như một huấn luyện viên và cố vấn cho các nhân viên. Ý kiến của mỗi người được tôn trọng và các nhiệm vụ có thể được thay đổi khi cần thiết. Phong cách dân chủ là lý tưởng trong việc ủy quyền vì phong cách này khuyến khích trách nhiệm công việc cao. Ngay cả khi nhà quản lý vắng mặt, công việc vẫn được thực hiện với chất lượng cao nhất. Mỗi người cảm thấy mình cần chịu trách nhiệm với hiệu quả công việc chung của công ty và có sức ép tương đương đáng kể để đảm bảo mỗi người làm tốt nhiệm vụ của họ. Người quản lý có thể không thường xuyên ở công ty một khoảng thời gian dài, công ty vẫn hoạt động bình thường, với năng suất và lợi nhuận cao, thì người quản lý đó đã thành công trong việc áp dụng phong cách lãnh đạo dân chủ.

Phong cách quản lý tự do

Phong cách này, còn được gọi là quản lý theo phong cách không can thiệp, được dùng khi sếp trao hoàn toàn quyền tự do quyết định công việc, tiêu chuẩn, giờ làm việc, hình thức tương tác và cách hoàn thành công việc cho nhân viên. Nới lỏng và tự giác được khuyến khích, hạn chế giám sát.

Với phong cách này, mức độ hòa hợp là tương đối cao, nhưng năng suất thấp. Khi cấp trên vắng mặt, có một sự ngưng trệ trong tổ chức và hỗn loạn có thể xảy ra, rất ít nhiệm vụ được hoàn thành. Giao việc lúc này có thể rất nguy hiểm trong một môi trường hoàn toàn tự do bởi mọi người không có tinh thần trách nhiệm như với hình thức dân chủ. Phong cách quản lý tự do thường được áp dụng bởi các doanh nhân và một vài người bắt đầu khởi nghiệp từ hai bàn tay trắng, tự làm để lên tới vị trí quyền lực và trách nhiệm như hiện nay. Thông thường, họ mở và phát triển một công ty dưới sự dẫn dắt của mình. Nhưng họ cảm thấy hơi miễn cưỡng hoặc không thoải mái khi yêu cầu người này, người kia làm việc. Và kết quả là họ luôn do dự khi hướng dẫn trực tiếp hay ra lệnh với một nhiệm vụ nào đó.

Hầu hết mọi người rất thực tế, họ sẽ sử dụng quyền tự do này một cách có lợi nhất cho bản thân. Nếu không có cơ cấu và hướng dẫn rõ ràng, những người làm việc dưới sự quản lý tự do này sẽ lãng phí nhiều thời gian vào các hoạt động ít giá trị, thậm chí không có giá trị và các hoạt động mang tính cá nhân. Trừ khi có mô tả công việc rõ ràng, xác định phạm vi công việc cần đạt được kết quả trọng tâm và xây dựng một đội ngũ hiệu quả, nếu không tình trạng công ty hoặc bộ phận đó sẽ dần trở nên xấu đi và năng suất sẽ ở mức thấp. Thực tế là một số quản lý kết hợp một hoặc một số phong cách quản lý trong ba phong cách này, xen kẽ cách này với cách khác phụ thuộc vào nhu cầu của môi trường làm việc. Vậy phong cách lãnh đạo nào dành cho bạn?

-Tiếp theo Chương 20-

 

Chương 20: Tránh ủy quyền ngược​

Bấm để xem

William Oncken, một chuyên gia về quản lý thời gian đã viết bài cho tạp chí nổi tiếng Tạp chí kinh doanh của Đại học Harvard được tái bản và có hàng triệu người đọc trên toàn thế giới vì nội dung thông thái.

Trong bài viết "Quản lý thời gian: Con khỉ thuộc về ai?", Oncken viết rằng "người nào chịu trách nhiệm cho bước kế tiếp trong bất kỳ công việc nào thì công việc này thuộc về người đó. Chẳng ai có thể làm được gì nếu không hoàn thành từng phần của công việc." Nói cách khác, nếu nhân viên của bạn nhờ bạn gọi cho ai đó, hỏi thông tin hay làm những việc cần thiết khác để hoàn thành việc được ủy quyền, thì lúc đó bạn sẽ là người chịu trách nhiệm cho bước kế tiếp. Nhân viên của bạn có thể quay lại văn phòng và đợi bạn hoàn thành "công việc của bạn", anh ta sẽ nghĩ anh ta đã rảnh rỗi cho tới khi bạn hoàn thành phần việc đó. Mỗi khi có ai đó nhờ bạn làm một phần công việc, tức là bạn đang nhận lại công việc đó. Và bạn lại lấy "con khỉ" từ cấp dưới và đặt nó lên lưng mình. Nếu không cẩn thận, bạn sẽ trở thành người phải chịu hậu quả của một trong những bệnh phổ biến nhất trong công sở là "ủy quyền ngược". Có 4 hoặc 5 cách khá thông minh trong việc ủy quyền ngược. Đầu tiên là hỏi thông tin. Nhân viên của bạn sẽ hỏi "Tôi không biết phải làm sao hay tìm thông tin ở đâu. Cấp trên có thể giúp tôi được không?"

Trả lại

Những gì bạn nên làm để tránh ủy quyền ngược trong tình huống này là lật lại vấn đề và nói "Công việc của anh chẳng phải là tìm thông tin hay sao? Đây là một vài nơi anh nên tìm nhưng nó phụ thuộc vào anh đấy". Đừng hứa rằng bạn sẽ tìm thông tin cho người khác, sẽ rất lãng phí thời gian và làm trì trệ tiến độ công việc. Trừ khi bạn có được thông tin đã hứa, nếu không, nhân viên của bạn sẽ được thảnh thơi. Anh ta sẽ không phải làm gì nếu bạn không hoàn thành việc đó, và bạn phải làm việc cho anh ta. Quan trọng hơn, trong thời đại Internet, mọi thông tin luôn có sẵn, kỹ năng tìm kiếm thông tin luôn cần thiết với bất kỳ nhân viên nào ở nơi làm việc. Để họ tự giải quyết việc của mình.

Tình huống thứ hai khiến nhân viên hay ủy quyền ngược đó là khi họ cần bạn để giải quyết vấn đề nào đó. Thay vì vượt qua khó khăn và rút kinh nghiệm, nhân viên sẽ cố gắng đẩy trách nhiệm sang cấp trên. Họ sẽ gặp bạn và nói "Ngài có thể giúp tôi việc này không?" Bạn sẽ hiểu nhầm rằng "Tôi là lãnh đạo có nhiều kinh nghiệm hơn, tôi sẽ giải quyết chuyện này." Họ sẽ để đó cho bạn và giờ bạn lại mang con khỉ trên lưng. Để tránh việc ủy quyền ngược này, hãy giao ngược lại và nói rằng "Giải quyết vấn đề này là trách nhiệm của anh. Tìm hiểu vấn đề kỹ lưỡng, đề ra phương án giải quyết, chọn lấy một cách mà anh thấy tốt nhất và hãy quay lại gặp tôi nếu anh vẫn cần."

Hãy nhớ rằng: Một trong những trách nhiệm chính của quản lý là phát triển đội ngũ nhân viên và giúp họ trau dồi kỹ năng giải quyết vấn đề.

Bắt họ động não

Khi nhân viên hỏi bạn cách giải quyết vấn đề, câu trả lời tốt nhất mà tôi rút ra khi làm quản lý trong nhiều năm đơn giản là "Anh/chị nghĩ chúng ta nên làm gì trong tình huống này?" Trong nhiều trường hợp, nhân viên đã nghĩ ra phương pháp hành động tốt nhất. Những gì nhân viên của bạn cần là sự đồng ý của bạn để thực hiện giải pháp mà họ đã nghĩ tới. Cách thứ ba của ủy quyền ngược là khi nhân viên cần bạn giúp đỡ với những việc khó. Đôi khi họ gặp bạn và nói đại loại như "Việc này quá khó với tôi. Tôi gần như chẳng biết phải làm gì. Tôi chưa bao giờ làm việc này trước đây cả". Và rồi họ sẽ ủy quyền ngược sang bạn bằng cách nhờ bạn giúp, vì bạn có nhiều kinh nghiệm và quyền hạn hơn. Nếu không cẩn thận, cái tôi của bạn sẽ khiến bạn đồng ý nhận lại công việc để hoàn thành. Nhưng sẽ tốt hơn nếu bạn khẳng định rằng nhân viên của bạn sẽ phải học cách giải quyết và bạn sẽ hướng dẫn, tốt hơn là việc bạn nhận lấy việc về mình, khi bạn đã quá đủ bận rộn.

Tránh việc chọn bên

Một ví dụ khác của ủy quyền ngược là khi nhân viên muốn cấp trên can thiệp vào mâu thuẫn cá nhân. Thay vì làm sáng tỏ vấn đề và mâu thuẫn, nhân viên này lại đang cố gắng đưa cấp trên ra dàn xếp hoặc tư vấn. Khi làm quản lý, bạn sẽ thấy nhân viên của bạn không phải lúc nào cũng làm việc ăn ý với nhau. Nhân viên sẽ thường có xu hướng tìm tới bạn và nói rằng người này, người kia làm việc này, việc nọ mà anh ta cảm thấy "không hài lòng". Vậy thì bạn cần nói rằng "Nếu có vấn đề với người này, thì anh nên chủ động tự giải quyết nó". Dù trường hợp nào đi chăng nữa, đừng chọn đứng về một bên cụ thể nào hay bày tỏ quan điểm nghiêng về bên nào. Vì thực tế bạn sẽ không hiểu hết toàn bộ câu chuyện và bạn sẽ tự làm suy yếu quyền lực của mình với cả hai người trong tương lai.

Ngồi lại với nhau

Khi hai người gặp vấn đề với nhau, cách tốt nhất là gọi cả hai vào, yêu cầu họ ngồi xuống và nói rằng họ cần phải giải quyết vấn đề thay vì mãi bất hòa. Một phương pháp mà tôi thấy hiệu quả nhất là để cho riêng từng người nói lại chính xác những gì họ kể với bạn về người kia và về sự việc. Và khi họ phải đối mặt với nhau, họ sẽ nói chính xác những gì đã xảy ra tạo nên mâu thuẫn. Kết quả là, họ sẽ không phóng đại hay nói sai sự thật nữa.

Nếu bạn làm cách này bất cứ khi nào có mâu thuẫn, thì mọi việc luôn xảy ra giống hệt như vậy. Nhân viên của bạn sẽ sớm nhận ra rằng nếu tìm bạn để giải quyết rắc rối, họ sẽ bị bắt phải ngồi xuống và đối diện với người kia. Vì vậy, thay vì tìm bạn, họ sẽ học cách tự đi tìm và đối mặt với người kia, trực tiếp giải quyết những hiểu nhầm.

Làm cho họ có trách nhiệm

Trong mỗi trường hợp, giải pháp tốt nhất cho bạn là chỉ hướng cho nhân viên, tránh ủy quyền ngược và luôn yêu cầu cấp dưới phải tự giải quyết vấn đề của mình. Trong suốt cuộc đời bạn, dù là công việc hay chuyện cá nhân, bạn đều phải xử lý việc cố gắng ủy quyền ngược. Vì nhiều người vốn dĩ lười nhác, nên họ luôn tìm cách khiến bạn tự nhận lại công việc hoặc ít nhất một phần nào đó. Bạn phải tránh việc này bằng mọi giá, sau đó nói với họ rằng: "Đó là việc của anh, anh phải có trách nhiệm chứ không phải tôi." Hãy kiên trì làm điều đó.

-Tiếp theo Chương 21-

 

Chương 21: 5 chìa khóa để quản lý hiệu quả​

Bấm để xem

Trong phần cuối của cuốn sách này, tôi muốn chia sẻ với các bạn 5 điều cơ bản để ủy quyền và giám sát hiệu quả. Bạn có thể sử dụng trong suốt sự nghiệp quản lý của mình.

Trước tiên, chịu trách nhiệm hoàn toàn với bản thân và nhân viên của bạn, cho mọi việc họ làm hoặc không làm. Chịu hoàn toàn trách nhiệm khi ủy quyền đúng việc, giám sát và đảm bảo nhân viên của bạn hoàn thành công việc đúng tiến độ.

Thứ hai, để ý nhân viên của bạn như những thành viên trong gia đình, thậm chí là giống như con của bạn. Bạn sẽ thấy rằng, giống như con trẻ, họ luôn cần sự đánh giá phản hồi, hướng dẫn đúng đắn, sự dạy bảo, giúp đỡ và các tiêu chí làm việc rõ ràng. Hãy thử hình dung khi bạn nhìn nhân viên của mình qua con mắt của một người cha, người mẹ quan tâm tới con cái.

Thứ ba, trở thành bạn. Sự đáng tin cậy và được yêu quý là cơ sở để quản lý và trao quyền hiệu quả. Bạn càng ủy quyền tốt hơn, giúp nhân viên trưởng thành hơn bao nhiêu, thì họ sẽ trở nên yêu quý bản thân họ và cả bạn bấy nhiêu. Kết quả cho thấy, họ sẽ càng có trách nhiệm và cống hiến nhiều hơn khi hoàn thành xuất sắc công việc mà bạn giao.

Thứ tư, làm theo những nguyên tắc vàng trong mọi việc bạn làm. Đối xử với nhân viên như cách mà bạn muốn cấp trên đối xử với bạn. Ủy quyền theo cách mà bạn muốn được ủy quyền. Đưa ý kiến phản hồi theo cách bạn muốn được nhận phản hồi. Hãy nhớ lại bạn đã từng cảm thấy thất vọng ra sao trong quá khứ, khi bạn không biết họ mong đợi gì ở bạn hay bạn không được công nhận khi hoàn thành tốt công việc. Hãy chắc bạn sẽ không để nhân viên rơi vào tình huống tương tự.

Thứ năm, nhớ rằng nguồn nhân lực là tài sản quý giá nhất mà công ty bạn có. Nhân viên của bạn chính là cốt lõi của công ty. Bạn đang được giao cho tài sản quý giá nhất mà công ty có để đạt được kết quả.

Quyết tâm thành công

Năng lực của một người quản lý là làm việc thông qua người khác. Ủy quyền, giám sát hiệu quả và nhiều thứ khác, sẽ quyết định thành công của bạn với vai trò quản lý. Hãy đối xử với nhân viên của bạn bằng sự quan tâm, kiên nhẫn và lịch thiệp. Bạn có sức mạnh làm cho nhân viên vui mừng hoặc buồn chán, cảm thấy hài lòng hoặc bất mãn, có thể trở nên năng suất hơn hoặc giảm hiệu quả công việc đi. Hãy xây dựng những tiêu chuẩn, ủy quyền rõ ràng, kiểm tra kết quả và giám sát những việc bạn đã ủy quyền cho nhân viên hoàn thành. Hãy tự hứa với bản thân sẽ xây dựng và phát triển những người chiến thắng trong tương lai. Coi nhân viên của bạn như những người có tiềm năng đặc biệt mà bạn có thể giúp họ nhận ra. Phần lớn thành công của bạn sẽ được quyết định bởi khả năng ủy quyền hiệu quả cho nhân viên và giám sát họ một cách thân thiện khi bạn đã giao nhiệm vụ cho họ.

Khi bạn thực hành những gì học được trong cuốn sách này và đối xử nhân viên bằng cách quan tâm, kiên nhẫn và tử tế, bạn sẽ sớm trở thành một nhà quản lý xuất sắc.

-Hết-