[Swaka Nguyệt Lam]

Một số định khoản bán hàng trong kế toán​

Định khoản hay hoạch định kế toán là một phần khá khó dành cho các bạn học kinh tế nói chung và các bạn học kế toán nói riêng, nhất là ở phân môn nguyên lý kế toán. Có một số định khoản rất dễ nhầm lẫn các tài khoản được hoạch định với nhau, tiêu biểu là định khoản bán hàng. Dưới đây là một số định khoản tiêu biểu và cách định khoản chúng trong kế toán bán hàng mà các bạn có thể tham khảo.

Đối với bán hàng trực tiếp

Đây là định khoản các giao dịch bán hàng trực tiếp, thường được ghi như sau:

Về giá vốn

• Nợ tài khoản 623 (tài khoản giá vốn bán hàng)
  
• Có tài khoản 155, 154 (tài khoản thành phẩm/ chi phí sản xuất, chi phí dở dang)

Giải thích: Tại mục giá gốc này, do vốn bán hàng tăng, giá vốn bán hàng thuộc về chi phí, ghi về bên nợ.

Hai tài khoản 155, 154 được đánh giá cùng chiều với tài sản, nghĩa là khi danh mục thuộc hai tài khoản này giảm thì ghi vào bên có.

Về doanh thu bán hàng

• Nợ tài khoản 111, 112, 131 (tài khoản tiền mặt/ tiền gửi ngân hàng/ phải thu khách hàng) - ghi nợ tài khoản tùy theo giá trị chi trả được nhận từ giao dịch này. Ví dụ nếu khách hàng mua hàng hóa giá trị 500.000 đồng, trả tiền mặt 400.000 đồng và nợ lại 100.000 thì sẽ hoạch định là - nợi tài khoản 111 (tài khoản tiền mặt) 400 (000) và nợ tài khoản 131 (phải thu khách hàng) 100 (000).
  
• Có tài khoản 551 (doanh thu khách hàng và cung cấp dịch vụ). Tài khoản này được hoạch định dưới dạng giá bán chưa có thuế, trong một số trường hợp sản phẩm bán ra có thu thuế thì phải định khoản thêm tài khoản 3331 (thuế phải nộp cho nhà nước).

Ví dụ cụ thể cho trường hợp này: Công ty ABC đã bán một lô hàng hóa cho khách hàng của mình với giá 200 triệu đồng, khách hàng đã chuyển khoản 70%, giá vốn lô hàng hóa này là 70 triệu. Hãy định khoản trường hợp này?

*Ghi nhận doanh thu:

• Nợ tài khoản tiền gửi ngân hàng 140 triệu.
  
• Nợ tài khoản phải thu khách hàng 60 triệu
  
• Có tài khoản doanh thu 200 triệu

*Ghi nhận giá vốn bán hàng:

• Nợ tài khoản giá vốn bán hàng 70 triệu
  
• Có tài khoản hàng hóa 70 triệu

Giải thích:

Lô hàng được bán đi với giá 200 triệu, nghĩa là doanh thu tăng 200 triệu, theo nguyên tắc kế toán, vào bên có. Khách hàng đã chuyển 70% giá trị, tương đương đã chuyển khoản 140 triệu, tương tự với nguyên tắc kế toán, ghi vào bên nợ, còn 60 triệu còn lại được ghi vào bên nợ của tài khoản phải thu khách hàng. Cân bằng định khoản lại, ta thấy tổng hai bên có và nợ đều bằng nhau (=200 triệu).

Về giá vốn bán hàng, giá vốn của lô hàng là 70 triệu đồng, áp dụng nguyên tắc ghi sổ chữ T, ta ghi nợ vào tài khoản giá vốn, đồng thời khi bán ra lô hàng có giá vốn là 70 triệu đồng này thì có nghĩa tổng giá trị hàng hóa trong kho đã mất 70 triệu đồng, ghi có vào tài khoản hàng hóa. Cân bằng định khoản ta thấy tổng giá trị hai bên nợ và có bằng nhau.

(còn tiếp)​

 

[Swaka Nguyệt Lam]

Đối với trường hợp bán hàng thông qua đại lý

Đây là một trường hợp ít khi xuất hiện trong nguyên lý kế toán, nhưng ở các câu hỏi phân loại lại hay xuất hiện nhầm đánh đố sinh viên. Dưới đây là nguyên tắc thực hiện định khoản này

Khi xuất kho gửi hàng bán cho đại lý:

• Nợ tài khoản 157 (tài khoản hàng gửi đi bán)
  
• Có tài khoản 155 (tài khoản thành phẩm hay hàng hóa)

Đối với tài khoản 155 này, giá trị được tính theo giá xuất kho nhân tổng số lượng sản phẩm.

Giải thích: Khi gửi hàng cho đại lý bán, nghĩa là sản phẩm chúng ta được gửi cho đại lý, số lượng sản phẩm gửi đại lý tăng, theo nguyên tắc ghi sổ kép sẽ ghi nợ vào tài khoản hàng gửi người bán. Lúc này, số lượng hàng hóa trong kho sẽ giảm xuống giá trị tương đương, vậy nên ghi có vào tài khoản hàng hóa.

Khi nhận bảng kê hóa đơn bán ra của sản phẩm đã tiêu thụ qua đại lí:

Giá vốn bán hàng

• Nợ tài khoản 632 (tài khoản giá vốn bán hàng)
  
• Có tài khoản 157 (tài khoản hàng gửi đi bán)

Giải thích: Đối với các đại lý, khi nhận hàng họ sẽ phải trả tiền để nhận hàng, đây là giao dịch làm tăng giá vốn bán hàng, đi vào bên nợ của tài khoản giá vốn bán hàng. Đồng thời, họ sẽ nhận lại số hàng hóa có giá trị tương đương, vậy nên ghi vào bên có của tài khoản hàng gửi đi bán (không ghi vào tài khoản hàng hóa do đây là sản phẩm gửi bán, có thể trả về).

Doanh thu

• Nợ tài khoản 131 (tài khoản phải thu khách hàng)
  
• Có tài khoản 511 (tài khoản doanh thu)
  
• Có tài khoản 3331 (tài khoản thuế phải nộp nhà nước)

Giải thích: Trong trường hợp này, doanh thu của công ty sẽ bao gồm số tiền mà đại lý sẽ phải trả lại (nên ghi nợ vào tài khoản phải thu khách hàng), doanh thu tăng nên ghi có vào tài khoản doanh thu, đồng thời gi có vào tài khoản thuế với nộp do các giao dịch này có phát sinh thuế.

Khi nhận hóa đơn hoa hồng của đại lí

• Nợ tài khoản 641 (tài khoản chi phí bán hàng) trong trường hợp này, chi phí bán hàng ở đây được hiểu là hoa hồng chiết khấu cho đại lý
  
• Nợ tài khoản 133 (tài khoản thuế giá trị gia tăng được khấu trừ), trong nhiều trường hợp với một số giao dịch hay sản phẩm nhất định sẽ có phần này. Tùy theo từng giao dịch mà đề bài đưa ra để quyết định có tài khoản này hay không.
  
• Có tài khoản 131 (tài khoản phải thu khách hàng)

Giải thích: Khi nhận hóa đơn hoa hồng, công ty phải trả hoa hồng cho đại lý, nghĩa là tăng chi phí, ghi vào bên có của tài khoản chi phí bán hàng. Đồng thời trong một số trường hợp nếu được khấu trừ giá trị gia tăng thì phần chi phí này sẽ giảm, ghi giá trị khấu trừ này vào bên có của tài khoản khấu trừ. Ngoài ra, do đại lý chưa thanh toán tiền hàng, nên hoa hồng chỉ trừ vào phần nợ mà đại lý nợ doanh nghiệp khi nhập hàng, thế nên ghi có vào tài khoản phải thu khách hàng.

Số tiền còn lại thu được sau khi trừ hoa hồng cho đại lí

• Nợ tài khoản 111, 112 (tài khoản tiền mặt/ tiền gửi ngân hàng)
  
• Có tài khoản 131 (tài khoản phải thu khách hàng)

Giải thích: Khi đại lý trừ hết hoa hồng thì sẽ trả lại tiền gửi bán hàng cho công ty, số tiền này được thu với hình thức là tiền mặt hoặc chuyển khoản, vậy nên ghi vào bên nợ của tài khoản tương ứng. Khi đã thu xong tiền, nghĩa là khoản phải thu khách hàng bên đại lý đạ trả xong, ghi vào bên có của tài khoản này.

Cách khác: Gộp định khoản - Đây là một cách tính nhanh, triệt tiêu các tài khoản đã cân bằng và trùng lập sau khi xét bảng kê hóa đơn bán ra của sản phẩm tiêu thụ qua đại lí và hóa đơn hoa hồng đại lí

• Nợ tài khoản bán hàng 111, 112, 131 – Số tiền còn lại sau khi trừ hoa hồng
  
• Nợ tài khoản 641 (chi phí bán hàng) định giá theo tiền hoa hồng
  
• Nợ tài khoản 133
  
• Có tài khoản 511

Có tài khoản 3331

(còn tiếp)​

 

[Swaka Nguyệt Lam]

Định khoản với trường hợp bán hàng trả góp, trả chậm​

Định khoản giá vốn bán hàng

• Nợ tài khoản 632 (tài khoản giá vốn bán hàng)
  
• Có tài khoản 155 (tài khoản thành phẩm hay hàng hóa)

Giải thích: Đây là định khoản quá quen thuộc trong định khoản kế toán bán hàng. Khi xét đến giá vốn bán hàng thì tài khoản giá vốn luôn tăng, ghi vào bên nợ, tài khoản hàng hóa luôn giảm, ghi vào bên có.

Định khoản doanh thu bán hàng

• Nợ tài khoản 133 (tài khoản thuế giá trị gia tăng được khấu trừ)
  
• Có tài khoản 511 (Tài khoản giá bán trả ngay chưa VAT)
  
• Có tài khoản 3331 (tài khoản VAT đầu ra)
  
• Có tài khoản 3387 (tài khoản lợi nhuận)

Giải thích: Định khoản doanh thu của hạng mục kế toán này khác các khoản doanh thu bán hàng khác cho tính chất trả góp, trả chậm. Tại đây, do chưa thu tiền ngay mà trả góp hoặc trả chậm nên các tài khoản được định khoản đều xét theo thuế giá trị gia tăng và phần khấu trừ thuế của hàng hóa.

Định khoản quá trình trả định kì, xác định lãi trả chậm từng kì

• Nợ tài khoản 3387 (tài khoản lợi nhuận)
  
• Có tài khoản 515 (tài khoản doanh thu hoạt động tài chính)

Giải thích: Ở hoạt động định khoản doanh thu, do bán ra sản phẩm mà chưa thu tiền nên tài khoản lợi nhuận giảm, ghi vào bên có. Khi vào giai đoạn trả tiền, lợi nhuận tăng dần, ghi vào bên nợ. Tương tự, doanh thu hoạt động tài chính ghi vào bên có.

(còn tiếp)​

 

[Swaka Nguyệt Lam]

Định khoản hàng bán bị trả lại​

Tài khoản sử dụng là tài khoản 5213 – hàng bán bị trả lại (không có số dư cuối kì)

Doanh thu hàng bị trả lại

Ghi nợ tài khoản 5213 (tài khoản hàng bán bị trả lại)

Ghi nợ tài khoản 3331 (tài khoản thuế phải nộp nhà nước)

Ghi có tài khoản 111, 112, 131.. (tài khoản tiền mặt/ tiền gửi ngân hàng, phải thu khách hàng)

Giải thích: Do hàng bán bị trả lại tăng nên ghi vào bên nợ, khi trả hàng thì phải hoàn tiền, giảm các loại tiền nên ghi có ở các tài khoản tiền, phải thu khách hàng. Đồng thời hoàn hàng thì sẽ không đóng thuế, ghi vào bên nợ.

Nhập kho hàng bị trả (ghi giảm giá vốn)

Ghi nợ tài khoản 155 (tài khoản thành phẩm hay hàng hóa)

Ghi có tài khoản 632 (tài khoản giá vốn bán hàng)

Giải thích: Khi hàng bị trả nhập vào kho thì tài khoản hàng hóa tăng, ghi vào bên nợ. Tài khoản giá vốn bán hàng giảm, ghi vào bên có.

Cuối kì, kết chuyển sang tài khoản 511 (tài khoản doanh thu bán hàng và dịch vụ)

Ghi nợ tài khoản 511 (tài khoản doanh thu bán hàng và dịch vụ)

Ghi có tài khoản 5213 (tài khoản hàng bán bị trả lại)

Giải thích: Cuối kỳ khi kết toán vào tài khoản doanh thu thì tài khoản doanh thu giảm, ghi vào bên nợ, tài khoản hàng bán bị trả lại tăng, ghi vào bên có.