122
0
1. Quản trị thời gian là gì?
- Cách tổ chức và kế hoạch các hoạt động của mình.
- Lợi ích:
+ Tăng năng suất và hiệu quả công việc -> giảm áp lực.
+ tăng uy tín của bản thân trong công việc -> cơ hội thăng tiến tốt hơn.
- Hậu quả không sắp xếp công việc hợp lí:
+ Chậm DL.
+ Năng suất kém
+ Không có thời gian hoàn thành việc khác
+..
2.6 lỗi thường gặp khi quản trị thời gian.
- Lỗi 1: Không có mục tiêu và kế hoạch cụ thể.
- Lỗi 2: Không biết cách ưu tiên.
- Lỗi 3: Ko tập trung.
- Lỗi 4: Trì hoãn.
- Lỗi 5: Làm quá nhiều thứ 1 lúc.
- Lỗi 6: Không biết cách nghỉ ngơi.
3. Thiết lập mục tiêu 1 cách hiệu quả.
- Quá trình suy nghĩ về tương lai và biến viễn cảnh thành hiện thực.
- Tầm nhìn và động lực dài hạn
- Đo lường công việc.
3.1. Đặt các mục tiêu tạo ra các động lực.
- Mục tiêu mang giá trị cụ thể -> Liệt kê lí do.
- Viết các mục tiêu ra -> nhớ mục tiêu nhiều hơn.
+ Viết khẩu hiệu, in/vẽ mục tiêu..
- Lập 1 kế hoạch hành động cụ thể -> các bước cụ thể, danh sách
- Gắn liền với mục tiêu -> cam kết và không bỏ cuộc.
+ Lí do kiên trì với mục tiêu?
+ Đi đến cùng mục tiêu đề ra.
3.2. Lên kế hoạch hành động
- Liệt kê các công việc đang làm hiện tại.
+ Tâm trí thoải mái
+ Viết ra
+ Tìm hiểu thông tin, viết các công việc ra
- Loại bỏ công việc không cần thiết.
+ có thể gạch bỏ trong danh sách
- Tổ chức và ưu tiên.
+ Công việc nào liên quan cho vào 1 nhóm
+ Có thể kẻ bảng hoặc chia cột..
+ Chia ưu tiên công việc trước sau
- Thực hiện chương trình hành động.
+ Cái nào cần thiết làm ngay thì làm trước
+ Kế hoạch cụ thể: Kiểm soát, cập nhật hàng ngày
3.3. Ưu tiên công việc
- Phân bổ nguồn lực hợp lí
- Tập trung vào điểm cần thiết
- Giải phóng những việc ít quan trọng
- Giảm stress
- Sắp xếp theo 3 chính:
+ Thời gian
+ Lợi ích
+ Áp lực
- Công cụ: Ma trận thời gian
+ Khẩn cấp: Giải quyết ngay lập tức
+ Quan trọng: Đóng góp và mục tiêu, giá trị cho tương lai ngắn/ dài hạn
- Chia ra 4 loại công việc:
+ Khẩn cấp và quan trọng: Sắp xếp ưu tiên, thực hiện ngay lập tức.
+ Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Để ý liệt kê và bắt đầu làm ngay
+ Ko quan trọng nhưng khẩn cấp: Tìm cách or nhờ người khác, giải quyết càng nhanh càng tốt
+ Ko quan trọng cũng không khẩn cấp: Sắp xếp thời gian hợp lí.
3.4. PP gia tăng sự tập trung.
- 3 lí do mất tập trung:
+ MT: Nên chọn thoải mái, thiên nhiên
+ Lối sống: Cần uống nước đầy đủ, ăn uống đầy đủ, đi lại xung quanh
+ Tâm trí: Ghi vào sổ những cvc cần thiết, khẩn cấp; đóng cửa sổ internet; chuyển đổi nhiệm vụ giữa cvc tập trung cao và tập trung thấp.
3.5. Tiêu diệt sự trì hoãn.
- Khoảng cách giữa hành vi mong muốn và hành vi hiện tại
- B1: Nhận ra mình đang trì hoãn
+ Đang làm việc nhưng lại có nhiều việc khác, không có cảm hứng -> sự kỉ luật
- B2: Tìm hiểu tại sao trì hoãn
+ Chưa tìm ra việc quan trọng cần làm
+ Cầu toàn
- B3: Áp dụng chiến lược
+ Tự tạo ra phần thường cho mình
+ Hãy nghĩ đến những hậu quả xấu
+ Chia nhiệm vụ lớn thành những nhiệm vụ nhỏ
+ Áp dụng các công cụ quản lí thời gian
3.6. Đừng làm quá nhiều thứ 1 lúc
- Đa nhiệm không hiệu quá
- Dấu hiệu
+ có quá nhiều web
+ đang làm nhưng làm vc khác
- Giải pháp:
+ Lập kế hoạch hiệu quả
+ Tắt trang mạng, email..
+ Nhận ra mình đang đa nhiệm -> dừng lại và sxep lại
3.7. Nghỉ ngơi 1 cách hiệu quả.
- PP Promodo: 25/5
+ Kiểm tra kế hoạch làm việc
+ Hẹn giờ: Đồng hồ đếm ngược
+ Bắt tay vào thực hiện nhiệm vụ: Tùy chỉnh promo theo công việc
+ nghỉ ngơi: 5-10p tùy, hành động nhỏ, không dùng đt, không nghĩ đến cvc
+ Tiếp tục promodo và nghỉ ngơi.
- Cách tổ chức và kế hoạch các hoạt động của mình.
- Lợi ích:
+ Tăng năng suất và hiệu quả công việc -> giảm áp lực.
+ tăng uy tín của bản thân trong công việc -> cơ hội thăng tiến tốt hơn.
- Hậu quả không sắp xếp công việc hợp lí:
+ Chậm DL.
+ Năng suất kém
+ Không có thời gian hoàn thành việc khác
+..
2.6 lỗi thường gặp khi quản trị thời gian.
- Lỗi 1: Không có mục tiêu và kế hoạch cụ thể.
- Lỗi 2: Không biết cách ưu tiên.
- Lỗi 3: Ko tập trung.
- Lỗi 4: Trì hoãn.
- Lỗi 5: Làm quá nhiều thứ 1 lúc.
- Lỗi 6: Không biết cách nghỉ ngơi.
3. Thiết lập mục tiêu 1 cách hiệu quả.
- Quá trình suy nghĩ về tương lai và biến viễn cảnh thành hiện thực.
- Tầm nhìn và động lực dài hạn
- Đo lường công việc.
3.1. Đặt các mục tiêu tạo ra các động lực.
- Mục tiêu mang giá trị cụ thể -> Liệt kê lí do.
- Viết các mục tiêu ra -> nhớ mục tiêu nhiều hơn.
+ Viết khẩu hiệu, in/vẽ mục tiêu..
- Lập 1 kế hoạch hành động cụ thể -> các bước cụ thể, danh sách
- Gắn liền với mục tiêu -> cam kết và không bỏ cuộc.
+ Lí do kiên trì với mục tiêu?
+ Đi đến cùng mục tiêu đề ra.
3.2. Lên kế hoạch hành động
- Liệt kê các công việc đang làm hiện tại.
+ Tâm trí thoải mái
+ Viết ra
+ Tìm hiểu thông tin, viết các công việc ra
- Loại bỏ công việc không cần thiết.
+ có thể gạch bỏ trong danh sách
- Tổ chức và ưu tiên.
+ Công việc nào liên quan cho vào 1 nhóm
+ Có thể kẻ bảng hoặc chia cột..
+ Chia ưu tiên công việc trước sau
- Thực hiện chương trình hành động.
+ Cái nào cần thiết làm ngay thì làm trước
+ Kế hoạch cụ thể: Kiểm soát, cập nhật hàng ngày
3.3. Ưu tiên công việc
- Phân bổ nguồn lực hợp lí
- Tập trung vào điểm cần thiết
- Giải phóng những việc ít quan trọng
- Giảm stress
- Sắp xếp theo 3 chính:
+ Thời gian
+ Lợi ích
+ Áp lực
- Công cụ: Ma trận thời gian
+ Khẩn cấp: Giải quyết ngay lập tức
+ Quan trọng: Đóng góp và mục tiêu, giá trị cho tương lai ngắn/ dài hạn
- Chia ra 4 loại công việc:
+ Khẩn cấp và quan trọng: Sắp xếp ưu tiên, thực hiện ngay lập tức.
+ Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Để ý liệt kê và bắt đầu làm ngay
+ Ko quan trọng nhưng khẩn cấp: Tìm cách or nhờ người khác, giải quyết càng nhanh càng tốt
+ Ko quan trọng cũng không khẩn cấp: Sắp xếp thời gian hợp lí.
3.4. PP gia tăng sự tập trung.
- 3 lí do mất tập trung:
+ MT: Nên chọn thoải mái, thiên nhiên
+ Lối sống: Cần uống nước đầy đủ, ăn uống đầy đủ, đi lại xung quanh
+ Tâm trí: Ghi vào sổ những cvc cần thiết, khẩn cấp; đóng cửa sổ internet; chuyển đổi nhiệm vụ giữa cvc tập trung cao và tập trung thấp.
3.5. Tiêu diệt sự trì hoãn.
- Khoảng cách giữa hành vi mong muốn và hành vi hiện tại
- B1: Nhận ra mình đang trì hoãn
+ Đang làm việc nhưng lại có nhiều việc khác, không có cảm hứng -> sự kỉ luật
- B2: Tìm hiểu tại sao trì hoãn
+ Chưa tìm ra việc quan trọng cần làm
+ Cầu toàn
- B3: Áp dụng chiến lược
+ Tự tạo ra phần thường cho mình
+ Hãy nghĩ đến những hậu quả xấu
+ Chia nhiệm vụ lớn thành những nhiệm vụ nhỏ
+ Áp dụng các công cụ quản lí thời gian
3.6. Đừng làm quá nhiều thứ 1 lúc
- Đa nhiệm không hiệu quá
- Dấu hiệu
+ có quá nhiều web
+ đang làm nhưng làm vc khác
- Giải pháp:
+ Lập kế hoạch hiệu quả
+ Tắt trang mạng, email..
+ Nhận ra mình đang đa nhiệm -> dừng lại và sxep lại
3.7. Nghỉ ngơi 1 cách hiệu quả.
- PP Promodo: 25/5
+ Kiểm tra kế hoạch làm việc
+ Hẹn giờ: Đồng hồ đếm ngược
+ Bắt tay vào thực hiện nhiệm vụ: Tùy chỉnh promo theo công việc
+ nghỉ ngơi: 5-10p tùy, hành động nhỏ, không dùng đt, không nghĩ đến cvc
+ Tiếp tục promodo và nghỉ ngơi.
