1986
1
Hợp chuẩn 1 danh sách là cách sử dụng một hộp danh sách thả được xác định dữ liệu trước giúp cho các bạn nhập liệu một cách nhanh hơn, thông minh hơn, góp phần làm cho độ chuyên nghiệp của bạn được cộng điểm trong mắt sếp.
Để có thể làm được điều này chính là nhờ hộp List nằm trong Data Validation củaTab Data
#1: Cách 1 - Truyền thống, đơn giản
#2, Sử dụng bảng Table
#3, Dùng công thức của hàm Offset
Trên là những cách thực tế khi mình làm văn phòng đã thực hành, nếu bạn nào có cách hay hơn để dưới phần bình luận nhé, mình muốn học nhiều hơn nữa!
Để có thể làm được điều này chính là nhờ hộp List nằm trong Data Validation củaTab Data
#1: Cách 1 - Truyền thống, đơn giản
Cách này khá đơn giản, chỉ cần ngăn cách các dữ liệu bằng dấu phẩy ( ",")
1, chọn ô hoặc dãy ô cần làm danh sách
2, Vào Tab Data --> chọn mục Data Validation
3, Nhập danh sách
- Hộp Allow, chọn List .
- Hộp Source, nhập các mục mà bạn cần làm danh sách điển hình như ví dụ sẽ là 1, 2, 3, 4 (nhớ rằng không được có khoảng trống)
- Chọn ô In-cell dropdown .
- Ignore blanks tùy chọn
Nhấp OK
Cách này khá đơn giản, tuy nhiên nó không linh hoạt, khi bạn muốn thêm giá trị bạn phải vào lại Data Validation và rồi chỉnh sửa lại danh sách.
1, chọn ô hoặc dãy ô cần làm danh sách
2, Vào Tab Data --> chọn mục Data Validation
3, Nhập danh sách
- Hộp Allow, chọn List .
- Hộp Source, nhập các mục mà bạn cần làm danh sách điển hình như ví dụ sẽ là 1, 2, 3, 4 (nhớ rằng không được có khoảng trống)
- Chọn ô In-cell dropdown .
- Ignore blanks tùy chọn
Nhấp OK
Cách này khá đơn giản, tuy nhiên nó không linh hoạt, khi bạn muốn thêm giá trị bạn phải vào lại Data Validation và rồi chỉnh sửa lại danh sách.
#2, Sử dụng bảng Table
Để giải quyết cách trên ta sử dụng bảng Table. Ưu điểm của việc này là khi thêm dữ liệu mới thì bảng vẫn cập nhật
1, chọn bảng cần update Table
2, vào Tab Insert --> chọn Table
3, Xuất hiện thông báo Crate Table --> chọn OK
4, kết quả sẽ ra thế này
5, Vào hộp Data Validation --> hộp List chọn bảng Table bạn vừa tạo (chú ý bỏ ô Header ) --> OK
6, và đây là kết quả
Sau khi bạn update Table, danh sách sẽ thay đổi cho bạn, ví dụ: Table mình thêm 1 giá trị là 6 thì bạn xem hình minh họa bên dưới.
1, chọn bảng cần update Table
2, vào Tab Insert --> chọn Table
3, Xuất hiện thông báo Crate Table --> chọn OK
4, kết quả sẽ ra thế này
5, Vào hộp Data Validation --> hộp List chọn bảng Table bạn vừa tạo (chú ý bỏ ô Header ) --> OK
6, và đây là kết quả
Sau khi bạn update Table, danh sách sẽ thay đổi cho bạn, ví dụ: Table mình thêm 1 giá trị là 6 thì bạn xem hình minh họa bên dưới.
#3, Dùng công thức của hàm Offset
Đầu tiên, minh nói sơ qua hàm OFFSET:
Hàm OFFSET trong Excel được sử dụng trong trường hợp muốn xem hoặc tính toán, phân tích dữ liệu của một ô hay một dãy trong bảng tính dựa vào một vùng tham chiếu có sẵn trước đó.
CÚ PHÁP
=OFFSET (reference, rows, cols, height, width)
Trong đó:
reference: Là vùng tham chiếu làm cơ sở cho hàm (làm điểm xuất phát) để tạo vùng tham chiếu mới.
rows: Là số dòng bên trên hoặc bên dưới reference, tính từ ô đầu tiên (ô ở góc trên bên trái) của reference
cols: Là số cột bên trái hoặc bên phải reference, tính từ ô đầu tiên (ô ở góc trên bên trái) của reference.
height: Là số dòng của vùng tham chiếu cần trả về. Height phải là số dương.
width: Là số cột của vùng tham chiếu cần trả về. Width phải là số dương.
Tại hộp List của Data Validation ta nhập công thức của OFFSET
=OFFSET ($A$1, 1, 0, COUNT ($A$1: $A$30), 1)
Khi sử dụng công thức này, bạn nên cho hàm COUNTA đếm từ dài hơn bảng bạn dự sẵn như thế khi bạn Update bảng thì sẽ có dữ liệu update theo:
Trong trường hợp, bạn không biết danh sách thả của bạn có những mục nào, không thể định sẵn thì hãy kết hợp hàm OFFSET và bảng Table, vì khi bảng Table thay đổi thì hàm COUNTA sẽ cập nhật lại địa chỉ cho bạn.
Hàm OFFSET trong Excel được sử dụng trong trường hợp muốn xem hoặc tính toán, phân tích dữ liệu của một ô hay một dãy trong bảng tính dựa vào một vùng tham chiếu có sẵn trước đó.
CÚ PHÁP
=OFFSET (reference, rows, cols, height, width)
Trong đó:
reference: Là vùng tham chiếu làm cơ sở cho hàm (làm điểm xuất phát) để tạo vùng tham chiếu mới.
rows: Là số dòng bên trên hoặc bên dưới reference, tính từ ô đầu tiên (ô ở góc trên bên trái) của reference
cols: Là số cột bên trái hoặc bên phải reference, tính từ ô đầu tiên (ô ở góc trên bên trái) của reference.
height: Là số dòng của vùng tham chiếu cần trả về. Height phải là số dương.
width: Là số cột của vùng tham chiếu cần trả về. Width phải là số dương.
Tại hộp List của Data Validation ta nhập công thức của OFFSET
=OFFSET ($A$1, 1, 0, COUNT ($A$1: $A$30), 1)
Khi sử dụng công thức này, bạn nên cho hàm COUNTA đếm từ dài hơn bảng bạn dự sẵn như thế khi bạn Update bảng thì sẽ có dữ liệu update theo:
Trong trường hợp, bạn không biết danh sách thả của bạn có những mục nào, không thể định sẵn thì hãy kết hợp hàm OFFSET và bảng Table, vì khi bảng Table thay đổi thì hàm COUNTA sẽ cập nhật lại địa chỉ cho bạn.
Trên là những cách thực tế khi mình làm văn phòng đã thực hành, nếu bạn nào có cách hay hơn để dưới phần bình luận nhé, mình muốn học nhiều hơn nữa!
Chỉnh sửa cuối:
