- ★
Đối với cửa hàng, đại lý và doanh nghiệp kinh doanh xe máy, nhu cầu gửi xe máy từ Sài Gòn đến Hà Nội, Đà Nẵng, các tỉnh miền Trung hoặc khu vực phía Bắc thường xuyên phát sinh. So với việc gửi một vài chiếc xe cá nhân, vận chuyển số lượng lớn đòi hỏi quy trình chặt chẽ hơn từ khâu tập kết, kiểm đếm, đóng gói đến bàn giao và đối soát.
Nếu không có kế hoạch phù hợp, doanh nghiệp có thể gặp những vấn đề như chi phí vận chuyển cao, nhầm xe, thiếu phụ kiện, trầy xước, giao không đúng tiến độ hoặc khó đối soát khi phát sinh sự cố.
Vì vậy, trước khi lựa chọn đơn vị vận chuyển, doanh nghiệp nên đánh giá toàn bộ quy trình thay vì chỉ quan tâm đến giá cước mỗi chiếc xe.
Đây là bước đầu tiên cần thực hiện.
Doanh nghiệp nên lập danh sách toàn bộ xe dự kiến vận chuyển, bao gồm:
Số lượng xe.
Dòng xe.
Màu xe.
Biển số nếu đã đăng ký.
Số khung, số máy khi cần quản lý chi tiết.
Tình trạng xe.
Điểm giao tương ứng.
Đánh mã riêng cho từng xe
Khi gửi vài chục xe cùng lúc, việc nhận diện bằng tên dòng xe hoặc màu sắc là chưa đủ.
Doanh nghiệp nên cấp mã cho từng xe, chẳng hạn:
SG-HN-001
SG-HN-002
SG-HN-003
Mã này có thể được sử dụng xuyên suốt từ:
Kho xuất → đơn vị vận chuyển → phương tiện vận tải → kho nhận → đối soát.
Nếu mỗi xe có mã riêng, việc kiểm tra thiếu, nhầm hoặc giao sai sẽ đơn giản hơn rất nhiều.
Đối với số lượng lớn, không nên kiểm tra qua loa cả lô.
Mỗi xe nên được ghi nhận những thông tin cần thiết:
Tình trạng dàn áo.
Gương.
Đèn.
Yếm.
Tay lái.
Các vị trí đã có vết trầy.
Phụ kiện đi kèm.
Đặc biệt với xe mới, xe có giá trị cao hoặc xe bàn giao cho đại lý, nên chụp ảnh trước khi vận chuyển.
Ảnh có thể được lưu theo mã xe để thuận tiện đối chiếu khi nhận hàng.
Số lượng lớn không có nghĩa là có thể bỏ qua khâu bảo vệ.
Xe máy cần được bảo vệ phù hợp để hạn chế:
Va chạm giữa các xe.
Trầy xước dàn áo.
Hư hỏng gương.
Xê dịch trong quá trình vận chuyển.
Tác động từ quá trình bốc xếp.
Đây là bài toán quan trọng đối với doanh nghiệp.
Nếu số lượng xe ít, ghép xe có thể là phương án phù hợp để giảm chi phí.
Nhưng khi số lượng xe tăng, doanh nghiệp nên yêu cầu báo giá ít nhất hai phương án:
Xe được vận chuyển cùng các đơn hàng khác.
Ưu điểm:
Phù hợp với lô hàng nhỏ.
Không phải thuê toàn bộ phương tiện.
Có thể tiết kiệm chi phí.
Hạn chế:
Phụ thuộc vào lịch xe chung.
Mức độ chủ động có thể thấp hơn.
Bố trí phương tiện phục vụ riêng cho lô xe.
Ưu điểm:
Chủ động hơn về lịch trình.
Phù hợp với lô hàng lớn.
Thuận tiện khi nhiều xe cùng điểm giao.
Hạn chế:
Không phải lúc nào cũng kinh tế nếu số lượng xe thấp.
Doanh nghiệp nên so sánh tổng chi phí của cả lô, thay vì chỉ nhìn giá vận chuyển của từng chiếc.
Không nên chỉ dựa vào số lượng xe để lựa chọn phương tiện.
Ví dụ 20 xe cùng là xe máy nhưng kích thước và trọng lượng có thể khác nhau tùy từng dòng.
Do đó, khi đặt xe vận chuyển, doanh nghiệp nên cung cấp:
Số lượng.
Dòng xe.
Kích thước tương đối.
Trọng lượng nếu có.
Yêu cầu đóng gói.
Thông tin này giúp đơn vị vận chuyển bố trí phương tiện phù hợp và hạn chế tình trạng thiếu không gian khi xếp xe.
Đối với doanh nghiệp, giao hàng đúng thời gian thường quan trọng không kém giá cước.
Ví dụ, cửa hàng tại Hà Nội cần nhận 30 xe để chuẩn bị mở bán vào ngày thứ Hai.
Nếu hàng được gửi quá sát ngày, chỉ cần phát sinh chậm một chuyến cũng có thể ảnh hưởng đến kế hoạch kinh doanh.
Vì vậy, nên xác định:
Ngày xuất kho → ngày xe khởi hành → thời gian vận chuyển dự kiến → ngày nhận hàng → thời gian dự phòng.
Nếu có deadline cụ thể, cần thông báo ngay từ khi yêu cầu báo giá.
Thống nhất người phụ trách hai đầu
Một lô hàng lớn không nên có quá nhiều người cùng trao đổi với đơn vị vận chuyển.
Doanh nghiệp nên chỉ định:
Người phụ trách xuất hàng tại Sài Gòn
Người phụ trách nhận hàng tại điểm đến.
Hai đầu cần thống nhất:
Thời gian giao nhận.
Số lượng xe.
Mã xe.
Chứng từ.
Tình trạng xe.
Các vấn đề phát sinh.
Việc có đầu mối rõ ràng giúp giảm tình trạng thông tin bị chồng chéo.
Với lô xe số lượng lớn, vấn đề giấy tờ cần được kiểm soát chặt chẽ hơn so với gửi xe cá nhân.
Doanh nghiệp nên trao đổi trước với đơn vị vận chuyển về những giấy tờ cần thiết cho từng lô hàng.
Có thể bao gồm các thông tin liên quan đến:
Người gửi.
Người nhận.
Danh sách phương tiện.
Chứng từ mua bán nếu thuộc trường hợp cần thiết.
Phiếu xuất kho.
Biên bản bàn giao.
Không nên chờ đến khi xe chuẩn bị xuất phát mới kiểm tra hồ sơ.
Khi gửi số lượng lớn xe máy từ Sài Gòn, doanh nghiệp không nên chỉ tập trung vào việc tìm mức giá thấp nhất. Một phương án vận chuyển hiệu quả cần đồng thời đáp ứng chi phí hợp lý, lịch trình phù hợp, quản lý chính xác số lượng xe và hạn chế rủi ro trong quá trình giao nhận.
Nếu không có kế hoạch phù hợp, doanh nghiệp có thể gặp những vấn đề như chi phí vận chuyển cao, nhầm xe, thiếu phụ kiện, trầy xước, giao không đúng tiến độ hoặc khó đối soát khi phát sinh sự cố.
Vì vậy, trước khi lựa chọn đơn vị vận chuyển, doanh nghiệp nên đánh giá toàn bộ quy trình thay vì chỉ quan tâm đến giá cước mỗi chiếc xe.
Doanh nghiệp gửi số lượng lớn xe máy từ Sài Gòn cần lưu ý gì?
Xác định chính xác số lượng và chủng loại xe
Đây là bước đầu tiên cần thực hiện.
Doanh nghiệp nên lập danh sách toàn bộ xe dự kiến vận chuyển, bao gồm:
Số lượng xe.
Dòng xe.
Màu xe.
Biển số nếu đã đăng ký.
Số khung, số máy khi cần quản lý chi tiết.
Tình trạng xe.
Điểm giao tương ứng.
Đánh mã riêng cho từng xe
Khi gửi vài chục xe cùng lúc, việc nhận diện bằng tên dòng xe hoặc màu sắc là chưa đủ.
Doanh nghiệp nên cấp mã cho từng xe, chẳng hạn:
SG-HN-001
SG-HN-002
SG-HN-003
Mã này có thể được sử dụng xuyên suốt từ:
Kho xuất → đơn vị vận chuyển → phương tiện vận tải → kho nhận → đối soát.
Nếu mỗi xe có mã riêng, việc kiểm tra thiếu, nhầm hoặc giao sai sẽ đơn giản hơn rất nhiều.
Kiểm tra tình trạng từng xe trước khi bàn giao
Đối với số lượng lớn, không nên kiểm tra qua loa cả lô.
Mỗi xe nên được ghi nhận những thông tin cần thiết:
Tình trạng dàn áo.
Gương.
Đèn.
Yếm.
Tay lái.
Các vị trí đã có vết trầy.
Phụ kiện đi kèm.
Đặc biệt với xe mới, xe có giá trị cao hoặc xe bàn giao cho đại lý, nên chụp ảnh trước khi vận chuyển.
Ảnh có thể được lưu theo mã xe để thuận tiện đối chiếu khi nhận hàng.
Đóng gói và bảo vệ xe đúng cách
Số lượng lớn không có nghĩa là có thể bỏ qua khâu bảo vệ.
Xe máy cần được bảo vệ phù hợp để hạn chế:
Va chạm giữa các xe.
Trầy xước dàn áo.
Hư hỏng gương.
Xê dịch trong quá trình vận chuyển.
Tác động từ quá trình bốc xếp.
Lựa chọn phương án ghép xe hay nguyên chuyến
Đây là bài toán quan trọng đối với doanh nghiệp.
Nếu số lượng xe ít, ghép xe có thể là phương án phù hợp để giảm chi phí.
Nhưng khi số lượng xe tăng, doanh nghiệp nên yêu cầu báo giá ít nhất hai phương án:
Phương án 1: Ghép xe
Xe được vận chuyển cùng các đơn hàng khác.
Ưu điểm:
Phù hợp với lô hàng nhỏ.
Không phải thuê toàn bộ phương tiện.
Có thể tiết kiệm chi phí.
Hạn chế:
Phụ thuộc vào lịch xe chung.
Mức độ chủ động có thể thấp hơn.
Phương án 2: Nguyên chuyến
Bố trí phương tiện phục vụ riêng cho lô xe.
Ưu điểm:
Chủ động hơn về lịch trình.
Phù hợp với lô hàng lớn.
Thuận tiện khi nhiều xe cùng điểm giao.
Hạn chế:
Không phải lúc nào cũng kinh tế nếu số lượng xe thấp.
Doanh nghiệp nên so sánh tổng chi phí của cả lô, thay vì chỉ nhìn giá vận chuyển của từng chiếc.
Tính toán tải trọng và kích thước thực tế
Không nên chỉ dựa vào số lượng xe để lựa chọn phương tiện.
Ví dụ 20 xe cùng là xe máy nhưng kích thước và trọng lượng có thể khác nhau tùy từng dòng.
Do đó, khi đặt xe vận chuyển, doanh nghiệp nên cung cấp:
Số lượng.
Dòng xe.
Kích thước tương đối.
Trọng lượng nếu có.
Yêu cầu đóng gói.
Thông tin này giúp đơn vị vận chuyển bố trí phương tiện phù hợp và hạn chế tình trạng thiếu không gian khi xếp xe.
Lập kế hoạch thời gian giao nhận
Đối với doanh nghiệp, giao hàng đúng thời gian thường quan trọng không kém giá cước.
Ví dụ, cửa hàng tại Hà Nội cần nhận 30 xe để chuẩn bị mở bán vào ngày thứ Hai.
Nếu hàng được gửi quá sát ngày, chỉ cần phát sinh chậm một chuyến cũng có thể ảnh hưởng đến kế hoạch kinh doanh.
Vì vậy, nên xác định:
Ngày xuất kho → ngày xe khởi hành → thời gian vận chuyển dự kiến → ngày nhận hàng → thời gian dự phòng.
Nếu có deadline cụ thể, cần thông báo ngay từ khi yêu cầu báo giá.
Thống nhất người phụ trách hai đầu
Một lô hàng lớn không nên có quá nhiều người cùng trao đổi với đơn vị vận chuyển.
Doanh nghiệp nên chỉ định:
Người phụ trách xuất hàng tại Sài Gòn
Người phụ trách nhận hàng tại điểm đến.
Hai đầu cần thống nhất:
Thời gian giao nhận.
Số lượng xe.
Mã xe.
Chứng từ.
Tình trạng xe.
Các vấn đề phát sinh.
Việc có đầu mối rõ ràng giúp giảm tình trạng thông tin bị chồng chéo.
Chuẩn bị chứng từ và hồ sơ đầy đủ
Với lô xe số lượng lớn, vấn đề giấy tờ cần được kiểm soát chặt chẽ hơn so với gửi xe cá nhân.
Doanh nghiệp nên trao đổi trước với đơn vị vận chuyển về những giấy tờ cần thiết cho từng lô hàng.
Có thể bao gồm các thông tin liên quan đến:
Người gửi.
Người nhận.
Danh sách phương tiện.
Chứng từ mua bán nếu thuộc trường hợp cần thiết.
Phiếu xuất kho.
Biên bản bàn giao.
Không nên chờ đến khi xe chuẩn bị xuất phát mới kiểm tra hồ sơ.
Kết luận
Khi gửi số lượng lớn xe máy từ Sài Gòn, doanh nghiệp không nên chỉ tập trung vào việc tìm mức giá thấp nhất. Một phương án vận chuyển hiệu quả cần đồng thời đáp ứng chi phí hợp lý, lịch trình phù hợp, quản lý chính xác số lượng xe và hạn chế rủi ro trong quá trình giao nhận.
