Làm gì để trở thành nhân viên thủ kho giỏi Người ta thường bảo "Giàu thủ kho, no nhà bếp", do đó mà vai trò của một nhân viên quản lý kho trong các doanh nghiệp, nhà máy là vô cùng quan trọng. Vậy làm gì để trở thành nhân viên thủ kho giỏi? Mình xin chia sẻ một số kinh nghiệm quản lý kho để các bạn tham khảo. Ảnh nguồn Internet ► Sắp xếp kho hàng khoa học Việc sắp xếp kho hàng cần được bố trí một cách thật khoa học như thư viện sách để quản lý kho một cách hiệu quả nhất. Trong các nhà máy hiện nay, kho hàng thường được bố trí theo 3 dạng chính là: Dạng thẳng, chữ U hoặc chữ L. Xét cả 3 cách trí trí, nếu căn cứ vào tiêu chí hiệu quả dòng chảy công việc thì việc bố trí kho hàng theo dạng thẳng giúp việc di chuyển thuận lợi hơn và dễ dàng phân tách các khu vực hàng hóa với nhau. Và đây cũng là cách thiết lập layout được sử dụng khá phổ biến hiện nay. Cho dù chọn sắp xếp kho hàng theo dạng nào thì nhân viên thủ kho cũng cần tính toán để đảm bảo đáp ứng các tiêu chí sau: An toàn: Khu vực để hàng, các lối đi phải được thiết kế dựa trên các tiêu chuẩn an toàn của nhà máy. Hiệu suất: Đảm bảo dòng chảy công việc ngắn nhất, không có sự lặp lại hay bỏ qua công đoạn nào. Chi phí: Diện tích sử dụng để bố trí layout là tiết kiệm nhất. ► Chú ý đảm bảo tiêu chuẩn hàng hóa trong kho - Bảo quản hàng hóa trong kho theo đúng hướng dẫn của nhà sản xuất, chú ý các yếu tố môi trường: Ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm.. - Với những loại hàng hóa có thời gian sử dụng ngắn, dễ hư hỏng cần quản lý kho theo nguyên tắc FIFO – nhập trước xuất trước. ► Kiểm tra kỹ các loại giấy tờ xuất, nhập hàng Mỗi khi thực hiện việc xuất - nhập hàng hóa, nhân viên thủ kho cần phải kiểm tra kỹ các loại chứng từ, hóa đơn. Nội dung thông tin có rõ ràng không? Số lượng là bao nhiêu? Yêu cầu như thế nào? Có đảm bảo tính hợp lệ không? Nếu thủ kho lơ là trong công tác này, sẽ dễ xảy ra sai sót và dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng. ► Chú trọng công tác bảo trì, PCCC Nhân viên thủ kho cần phải định ký phối hợp với bộ phận liên quan thực hiện việc bảo trì, bảo dưỡng các trang thiết bị, vật dụng phục vụ cho việc quản lý hàng hóa trong kho theo định kỳ. Bên cạnh đó, cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về PCCC để đảm bảo an toàn cho kho hàng. ► Không cho người "vô phận sự" vào kho hàng Nhân viên quản lý kho không nên cho người "vô phận sự" vào kho hàng vì họ có thể làm xáo trộn việc sắp xếp hàng hóa hay thậm chí là một nguy cơ xấu nào đấy. Để quản lý tốt việc này, nhân viên vào kho cần phải có đồng phục để nhân viên quản lý kho dễ kiểm soát. Nguồn: Sưu tầm
Kinh nghiệm làm Thủ kho - kế toán Kho Bấm để xem Công việc của một người thủ kho đơn thuần thì chỉ bao gồm vài gạch đầu dòng bên dưới. Nhưng nếu bạn muốn trở thành một người thủ kho "hoàn hảo" thì bạn phải làm nhiều hơn như thế rất nhiều, chẳng hạn như: Thường xuyên nghe ngóng thông tin, nắm bắt kế hoạch sản xuất, giao nhận hàng để đáp ứng kịp thời đảm bảo thuận lợi và kịp thời cho quá trình sản xuất kinh doanh. Thường xuyên kiểm tra kho, hàng hóa trong kho để nắm được thông tin cũng như chất lượng của sản phẩm hàng hóa. Để góp ý, đề xuất với giám đốc trong chiến lược kinh doanh. Ví dụ: Mặt hàng A tồn kho còn rất nhiều thì đợt tới nhập ít thôi.. Với kinh nghiệm của một người đã từng làm thủ kho tôi xin chia sẻ một vài kinh nghiệm làm thủ kho nho nhỏ sau: · Thủ kho chịu trách nhiệm hướng dẫn và kiểm soát việc xếp dỡ. · Thủ kho phải bảo đảm rằng các công cụ và cách thức xếp dỡ được sử dụng là phù hợp và không làm tổn hại đến sản phẩm được xếp dỡ. · Chỉ có thủ kho mới có quyền đưa hàng hóa vào hay chuyển dịch chúng từ các vị trí trong kho bãi. · Trước khi nhập hàng, thủ kho có trách nhiệm sắp xếp mặt bằng sạch sẽ và ngăn nắp gọn gàng. · Hướng dẫn người xếp hàng, xếp hàng đúng vị trí. · Hàng hóa trong quá trình xếp dỡ, di chuyển phải nhẹ nhành tránh va chạm, đổ vỡ méo thùng cartons. · Không xếp hàng hóa ở ngoài trời. · Các khu vực dễ có nước mưa hắt khi mưa lớn phải để hàng hóa trên palet. · Hàng hóa sau khi xuất xong phải được thu xếp gọn gàng, tạo không gian cho loại hàng hóa khác, các loại hàng hóa dư phải để vào khu vực riêng. Lưu kho: · Nhân viên kho có trách nhiệm ghi thẻ bài đầy đủ cho mỗi mã hàng bao gồm mã hàng, màu, kích cỡ, kích thước, khách hàng. Thẻ bài được gắn vào nơi để hàng hóa. · Thủ kho chịu trách nhiệm lập sơ đồ kho, sơ đồ phải thể hiện các lối đi, vị trí đặt các kệ hàng hóa. Mỗi kệ phải được đánh dấu, ghi số kệ. · Thủ kho chịu trách nhiệm tổ chức an toàn chống cháy nổ trong kho, kiểm tra nơi để bình PCCC.. Thanh lý hàng hóa · Đối với hàng hóa, nguyên vật liệu còn dư thì phải tiến hành thanh lý. Sau khi nhận được thông tin thanh lý, kho tiến hành kiểm tra lại số hàng đã nhập xuất, lập báo cáo xuất nhập. Với các loại hàng hóa nguyên vật liệu còn dư, để riêng, chờ ý kiến phòng bán hàng. · Nếu quá thời hạn 1 tháng kể từ ngày nhận được thông tin thanh lý mà chưa nhận được ý kiến phòng bán hàng, kho phải chủ động thông tin phòng bán hàng để sớm giải phóng lô hàng. Kiểm kê kho · Việc kiểm tra kho định kỳ được thực hiện 06 tháng một lần nhằm mục đích: Xác nhận số lượng (phù hợp với hồ sơ hàng hóa), chất lượng (nhận biết, hư hại, suy giảm chất lượng, bao gói). Việc kiểm tra do ban kiểm kê thực hiện. · Kết quả kiểm tra phải được ghi lại trong biên bản kiểm kho. · Mọi sản phẩm không phù hợp được phát hiện phải được cách ly, đánh dấu và chờ ý kiến xử lý của Ban Giám đốc.
KINH NGHIỆM QUẢN LÝ KHO HIỆU QUẢ - DÀNH CHO CHỦ CỬA HÀNG, THỦ KHO VÀ KẾ TOÁN KHO Bấm để xem Quản lý kho hàng là công việc tập trung giải quyết các nghiệp vụ bố trí, định vị kho, sắp xếp kệ chứa hàng, hàng hóa; các phương thức bảo quản hàng hóa; quy trình hóa nghiệp vụ nhập, xuất, và tổ chức quản lý sổ sách hàng hóa trong kho bãi. Sự chuyên nghiệp trong quản lí kho hàng góp phần hỗ trợ các khâu lập kế hoạch, lập mô hình dự trữ, mô hình tiêu thụ, đồng thời giúp giảm thiểu chi phí kho, có quyết định kịp thời đối với hàng chậm luân chuyển trong kho. Sau đây là những kinh nghiệm được chúng tôi đúc rút, giúp các chủ doanh nghiệp, thủ kho và kế toán kho quản lý tốt kho hàng của mình: 1. Các bài học thực tế được đúc rút 1.1. Lập sơ đồ kho Thủ kho phải lập sơ đồ kho thông qua hệ thống kệ chứa hàng, phân bổ chủng loại hàng hóa theo từng kệ để hàng và dán ngay ngoài cửa. Khi phát sinh hàng hóa mới hay thay đổi cách sắp xếp thì thủ kho phải cập nhật vào sơ đồ hệ thống nhà kho (sơ đồ kho phải ghi rõ ngày cập nhật) 1.2. Xuất nhập hàng - Kiểm tra các chứng từ yêu cầu nhập/xuất hàng theo đúng quy định. - Thực hiện việc nhập và xuất hàng cho cá nhân liên quan. - Nhận các chứng từ giao hàng, yêu cầu xuất hàng; lưu các chứng từ đó và chuyển cho bộ phận mua hàng hoặc kế toán theo quy định. 1.3. Theo dõi hàng hóa xuất nhập tồn - Ghi phiếu nhập, phiếu xuất kho, phiếu ghi chú trên các kệ chứa hàng. - Trực tiếp nhập phiếu xuất vào phần mềm hoặc file excel. - Theo dõi số lượng xuất nhập tồn hàng ngày và đối chiếu với định mức tồn kho tối thiểu. 1.4. Theo dõi hàng tồn kho tối thiểu - Đảm bảo tất cả các loại hàng hóa phải có định mức tồn kho tối thiểu. - Nếu số lượng hàng hóa xuất/nhập biến động, phải đề xuất người quản lý thay đổi định mức tồn kho tối thiểu cho phù hợp. - Theo dõi số lượng tồn kho tối thiểu hàng ngày. 1.5. Thực hiện thủ tục đặt hàng của kho - Định kỳ theo kế hoạch lập các phiếu yêu cầu mua hàng hoặc đơn hàng nhập khẩu. - Theo dõi quá trình nhập hàng thông qua phiếu ghi chú trên giá kệ hàng, đôn đốc việc mua hàng. - Trực tiếp làm thủ tục mua hàng và theo dõi nhập hàng. 1.6. Sắp xếp hàng hóa trong kho - Trực tiếp sắp xếp các loại hàng hóa trong kho. - Sắp xếp hàng hóa tránh bị ướt, đổ vỡ.. - Lập sơ đồ kho và cập nhật sơ đồ kho khi có phát sinh hàng hóa. 1.7. Đảm bảo tiêu chuẩn hàng hóa trong kho - Sắp xếp hàng hóa trong kho đúng theo hướng dẫn của nhà sản xuất. - Với loại hàng mau hư thì phải quản lý theo nguyên tắc nhập trước xuất trước (FIFO - First In First Out). 1.8. Tuân thủ quy định về phòng cháy chữa cháy (PCCC) và an toàn trong kho - Tuyệt đối đảm bảo quy tắc PCCC trong kho. - Định kỳ hàng tháng kiểm tra lại các giá kệ chứa hàng tránh kệ bị gãy đổ.. 2. Một số sai lầm thường gặp phải trong quản lý hàng tồn kho 2.1. Không xác định định mức tồn kho định kỳ Định mức hàng tồn trong nhà kho là số lượng hàng hóa được xác định luôn được duy trì trong kho để đảm bảo cung ứng kịp thời khi có nhu cầu sử dụng phát sinh và giúp duy trì hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra liên tục, không bị gián đoạn. Tuy nhiên, việc để hàng tồn nhà kho quá lớn sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp cũng như làm tăng nhiều chi phí bảo quản, mặt bằng.. để lưu trữ hàng hóa. 2.2. Không sắp xếp hàng hóa, vật tư khoa học Hàng hóa được sắp xếp khoa học trên các giá kệ hàng là một trong những yếu tố giúp việc tìm kiếm, vận chuyển, nhập xuất kho được tiến hành nhanh hơn, tiết kiệm thời gian và sức lực. Những hàng hóa được sử dụng thường xuyên, số lượng lớn nên để ở vị trí gần với cửa ra vào và ngược lại. 2.3. Không kiểm tra hàng hóa, vật tư định kỳ thường xuyên Công tác kiểm tra hàng hóa vật tư định kì thường xuyên là một hoạt động cần thiết để xác định lượng hàng hóa thực tế trong kho với trên giấy tờ, sổ sách quản lý có chính xác hay không? Đây cũng là một hoạt động giúp hàng hóa được luân chuyển liên tục, tránh tình trạng hàng hóa/vật tư bị hỏng hóc, hao mòn, giảm giá trị sử dụng trong kho mới được thanh lý.
Tiêu chuẩn 5s trong quản lý kho HIỆU QUẢ (nguyên tắc 5s) Bấm để xem Tiêu chuẩn 5s trong quản lý kho khi được áp dụng đúng sẽ đem lại hiệu quả rất đáng nể. Để làm được việc đó trước tiên bạn cần hiểu Các nguyên tắc 5S là gì và được vận dụng như thế nào trong quản lý kho. Khi tư vấn triển khai Phần mềm quản lý kho, bán hàng cho hàng nghìn Doanh nghiệp Việt, Trường đã tích lũy được những kinh nghiệm quý giá. 1. Tiêu chuẩn 5S là gì và đến từ đâu? 5S là tên của phương pháp quản lý, sắp xếp chỗ ngồi. 5S đại diện cho 5 từ trong phiên âm tiếng nhật Seiri (整理 Sàng lọc), Seiton (整頓 Sắp xếp), Seiso (清掃 Sạch sẽ), Seiketsu (清潔 Săn sóc), và Shitsuke (躾 Sẵn sàng). Nơi đầu tiên áp dụng trên thế giới là Tổng công ty Toyota Nhật Bản. Họ đã Thành công và phương pháp này lan nhanh trên toàn thế giới. Việt Nam bắt đầu biết đến phương pháp này, khi mở cửa thị trường do một công ty của Nhật ở Việt Nam áp dụng. 2. Các bước thực hiện nguyên tắc 5S trong quản lý kho Sàng lọc (S1) : là phân loại, tổ chức các vật dụng theo trật tự. Đây chính là bước đầu tiên doanh nghiệp cần làm trong thực hành 5S. Nội dung chính của S1 là phân loại, di dời những thứ không cần thiết, có thể bán đi hoặc tái sử dụng. Sắp xếp (S2) : Sau khi đã loại bỏ các vật dụng không cần thiết thì ta cần làm gì? Công việc tiếp theo là tổ chức các vật dụng còn lại một cách hiệu quả theo tiêu chí: + Dễ tìm, + Dễ thấy, + Dễ lấy, + Và dễ trả lại. Sạch sẽ (S3) : Thường xuyên vệ sinh, giữ gìn nơi làm việc sạch sẽthông qua việc tổ chức vệ sinh tổng thể và tổ chức vệ sinh hàng ngày máy móc vật dụng và khu làm việc. S3 hướng tới cải thiện môi trường làm việc, giảm thiểu rủi ro, tai nạn đồng thời nâng cao tính chính xác của máy móc thiết bị (do ảnh hưởng của bụi bẩn). Săn sóc (S4) : Luôn luôn kiểm tra, duy trì 3 S ở trên. Bằng việc phát triển S4, các hoạt động 3 S sẽ được cải tiến dần dựa theo tiêu chuẩn đã đặt ra và tiến tới hoàn thiện 5S trong doanh nghiệp. Sẵn sàng (S5) : Nghĩa là rèn luyện, tạo nên một thói quen, nề nếp, tác phong cho mọi người trong thực hiện 5S Đầu tiên, phương pháp 5S này áp dụng cho việc bố trí chỗ ngồi ở văn phòng. Sau đó, người ta nghĩ đến việc sắp xếp trong kho hàng hóa lại càng cần thiết hơn. 3. Tại sao nên áp dụng Tiêu chuẩn 5s để quản lý kho hiệu quả Bắt nguồn từ Nhật Bản, nơi đề cao tính hiệu quả, sự cầu tiến và tinh thần trách nhiệm. Việc gắn chỗ làm việc từ sở hữu công ty thành mang tính cá nhân. Sẽ giúp người làm việc thoải mái hơn, nâng cao năng suất lao động. 3.1. Thực trạng các kho hàng Trong kho, vốn đã có rất nhiều hàng hóa, đa chủng loại: Từ những vật phẩm kích thước rất lớn, dễ tìm. Đến những vật cực kỳ nhỏ, chỉ cần sơ suất không để ý. Chúng có thể khuất góc, hoặc bị vật khác xếp đè lên. Đến khi, cần xuất thì chúng ta lại không thấy đâu nữa. Để tránh việc mất rất nhiều thời gian đi tìm kiếm. Chúng ta phân ra khu vực cho hàng hóa. Hàng hóa cũng cần cho chỗ cho mình trong kho. Cũng cần được đối xử bình đẳng, sạch sẽ và gọn gàng. 3.2. Lợi ích chính của Tiêu chuẩn 5s trong quản lý kho Lợi ích chung của các nguyên tắc 5S được Tóm gọn lại trong vài ý sau đây: Môi trường làm việc sạch sẽ hiệu quả Nâng cao năng suất lao động Tăng tuổi thọ hoạt động của máy móc, công cụ làm việc Mang lại cho công ty các lợi ích phía sau: Giảm thất thoát hàng hóa Tăng cơ hội kinh doanh, khi chủ động biết chính xác nhu cầu nhập hàng Tăng năng suất lao động => Giảm chi phí Tăng cường tính kỷ luật => Đảm bảo hiệu quả công việc cũng như uy tín khách hàng 3.3. Một số ví dụ cụ thể về tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho Hôm nay, Trường tiếp nhận một lô hàng Điện thoại và phụ kiện điện thoại. Trường sẽ tập trung vào tiêu chuẩn Sàng lọc Bước 1: Trường phải phân loại lô hàng ra 2 nhóm: Điện thoại riêng và Phụ kiện Riêng. B2: Tiếp đến, trong nhóm điện thoại lại phải phân loại ra các thùng hàng Iphone, Samsung, HTC.. B3: Đi sâu vào 1 nhóm điện thoại, ví dụ Iphone: Ta cần phân loại tiếp Iphone 7, Iphone 8, IphoneX.. Cứ tiếp tục như vậy, ta sẽ sắp xếp hàng hóa nhập kho theo các tiêu chí cụ thể và sắp xếp vào đúng nơi quy định một cách nhanh chóng và chính xác. Nhiều doanh nghiệp và cửa hàng không chú tới khâu sắp xếp hàng hóa dẫn tới gây khó khăn cho các khâu sau: Kiểm tra lượng hàng tồn kém dẫn tới hàng hỏng, đứt hàng => Giảm doanh số Thời gian lấy hàng rất lâu.. Và rất nhiều hậu quả khác nữa.
