Merge Mail hay còn gọi là trộn thư một trong những tính năng cực kì hữu ích đối với nhiều người, đặc biệt đối với những người thường xuyên làm những công việc lặp lại, ví dụ như gửi thư mời mời họp, làm thẻ nhân viên hay những công việc cần đòi hỏi thời gian, dữ liệu lớn không thể ngồi đánh máy từng chữ một mà trong khi nó lại có thể giải quyết nhanh gọn đúng không nào? Và một ví dụ dưới đây minh chứng cho việc Nấm đã nói như trên. Như mọi người thấy, mình không thể đánh từ người rồi in ra đúng không nào. Sau đây, Nấm hướng dẫn cho mọi người Trộn thư Bước 1: Tạo mẫu thư Mọi người có thể tự tạo mẫu thư cho riêng mình hoặc cũng có thể tham khảo một số trang web Bước 2: Tạo dữ liệu trộn thư Dữ liệu trộn thư được tạo thành từ Bảng và được xác định bằng hàng đầu tiên được gọi là "Trường" hay "Field". Một số phương tiện để tạo dữ liệu như Excel, Word, Access, SQL.. Và Nấm chọn Excel làm dữ liệu trộn thư Trong phần mẫu thư mời các bạn cần điền: +, mời ai đó +, phụ huynh em +, học lớp nào đó Sau khi xác định các trường cần điền thì các bạn mở Excel và thực hiện như bên dưới: Hàng đầu tiên là trường tiêu đề các hàng tiếp theo là dữ liệu chèn Sau khi tạo được dữ liệu trộn, các bạn lưu lại, thoát ra để tiến hành trộn thư. Trộn thư mình sẽ chia làm trộn thư theo chỉ dẫn và trộn thư nhanh Bước 3: Trộn thư theo chỉ dẫn Bấm để xem 1, Vào lại file Word các bạn cần trộn thư vào Tab -> Mailing -> Start Mail Merge -> Step - by - step Mail merge Wizard Và sẽ hiện ra bảng chọn: +, Step 1: chọn loại thư cần biểu thị: Letter (Lá thư), Mail (Thư điện tử), Envelopes (phong thư), Lables (nhãn như nhãn vở), Directory (Danh mục) +, Step 2: chọn tài liệu Tick vào ô đầu tiên (nghĩa là sử dụng tài liệu hiện tại) +, Step 3: Ấn dữ liệu trộn Click vào Browse để lấy dữ liệu, lúc này chúng ta lấy dữ liệu từ bảng Excel mà chúng ta đã lập trước đó Tại đây các bạn chú ý, ở dưới cùng có ô tick có nghĩa là: Hàng đầu tiên của data cũng chính là tiêu đề các bạn phải tick vào và nhấn "OK" Đây là danh sách, tuy nhiên có một số người bạn không mốn thể hiện trong bảng này thì bỏ tick ra. Sau khi hoàn tất click vào "OK" và chuyển sang Step 4 +, Step 4: Điều chỉnh trường cho phù hợp Tại đây các bạn click vào "More Items.." để điều chỉnh lại trường, nhưng trước khi click vào chỗ này, các bạn phải xác định được các bạn chỉnh trường nào đầu tiên và đặt con trỏ chuột tại vị trí ấy Ví dụ: Mình điều chỉnh cho trường "Kính mời Ông (Bà)" thì mình phải đặt con trỏ sau chỗ ấy rồi chọn "More Items" vàinsert trường cần điền (ở đây mình Insert trường Mời Ông (Bà)) Sau khi Insert chúng ta được như thế này: Tương tự làm cho các trường còn lại +, Step 5: xem lại thư, bước này hiệu chỉnh lại font, ô, lề.. +, Step 6: In Sau khi hoàn thành đủ 6 bước, trực tiếp in từ hộp của phần này nhé và kết quả mình sẽ để ở cuối bài viết sau khi hướng dẫn cho các bạn trộn thư nhanh Trộn thư nhanh Bấm để xem Vào lại file Word các bạn cần trộn thư vào Tab -> Mailing 1, Điều chỉnh khổ giấy hay Form các bạn cần in click vào Start Mail Merge và chọn khổ giấy 2, Chèn Data: VàoSelect Recipients -> Uses an Exiting List Và rồi chúng ta chọn File mà mình đã lập để chèn trường, và chúng ta quay lại bước này Đến đây hệ thông tự hiểu và điền cho chúng ta, nếu có sai sót thì có thể kéo các trường về vị trí đúng Chúng ta có thể xem lại bằng cách chọn vào Riview Result và in thôi Kết quả cuối cùng sau khi đã hoàn thành Thực sự thư trộn không hề khó, chỉ là nó khá là nhiều bước mà thôi. Thư trộn luôn luôn là chủ đề mà các doanh nghiệp muốn thử sức bạn hay thư trộn luôn luôn là đề thi chứng chỉ quốc tế - MOS. Hi vọng bài viết này giúp được các bạn nhiều.
