1. Lời mở đầu: Sau khi đã tìm hiểu và nắm bắt những vấn đề cơ bản của quản trị học ở phần đầu tiên của học phần như: Nhà quản trị và công việc quản trị, môi trường tổ chức, các quyết định quản trị.. chúng ta đã biết một công ty, một tổ chức, một doanh nghiệp muốn thành công phụ thuộc vào rất nhiều các yếu tố khác nhau. Để nâng cao năng lực quản trị, chúng ta sẽ tiếp tục đi sâu vào tìm hiểu những chức năng của quản trị: Hoạch định, tổ chức, điều khiển, kiểm tra. Nếu hoạch định được xem như là một chức năng quan trọng nhất trong các chức năng quản lý thì chức năng tổ chức sẽ đóng góp một vai trò rất lớn trong sự thành bại của doanh nghiệp. Bởi những chiến lược, kế hoạch được vạch trong hoạch định sẽ rất khó được thực hiện nếu doanh nghiệp không có một cơ cấu tổ chức hợp lý. Do vậy có thể nói rằng, cơ cấu tổ chức chính là một chức năng ảnh hưởng tới sự thành bại của một tổ chức, một doanh nghiệp. Khi chúng ta thành lập một doanh nghiệp, dù thuộc ngành nghề hay lĩnh vực nào, thì một trong những công việc đầu tiên và quan trọng phải làm là xác định cơ cấu tổ chức. Do vậy, có thể nói rằng cơ cấu tổ chức là nền tảng trong vận hành doanh nghiệp. Dù đặc thù kinh doanh là gì, doanh nghiệp lớn hay nhỏ cũng cần có một cơ cấu tổ chức hợp lí và hoàn chỉnh, để đảm bảo doanh nghiệp có thể vận hành và phát triển một cách linh hoạt nhất. Một cơ cấu tổ chức tốt sẽ mang đến những ảnh hưởng tích cực đến sự vững mạnh của doanh nghiệp. Hơn thế cơ cấu tổ chức là công cụ quản lý các hoạt động của tổ chức. Thông qua cơ cấu tổ chức, các nhà quản lý có thể kiểm soát được quá trình hoạt động của người lao động. Một cơ cấu tổ chức phù hợp không chỉ có ảnh hưởng tới sự thực hiện năng suất của người lao động qua việc tác động đến sự yêu thích mà còn nâng cao niềm tin của họ đối với doanh nghiệp. Bởi với cơ cấu tổ chức hợp lý, sơ đồ của tổ chức cũng sẽ được thể hiện một cách rõ ràng và cụ thể, qua đó người lao động cũng như nhà quản lý sẽ có thể nắm bắt rõ ràng những công việc mà họ cần phải làm. Quyền hạn và quyền lợi minh bạch mang đến hiệu quả cho người quản lý cũng như sự công bằng cho người lao động. Và ngược lại, nếu một doanh nghiệp không có một cơ cấu tổ chức hợp lý thì doanh nghiệp ấy chắc chắn sẽ không thể nào phát triển hay thậm chí là có thể đối mặt với tình trạng phá sản. Như vậy, chúng ta có thể khẳng định rằng, một doanh nghiệp muốn vững mạnh và phát triển thì một trong những việc đầu tiên cần phải làm là phải xác định cho mình một cơ cấu tổ chức phù hợp với mô hình kinh doanh. Chính vì thế, cơ cấu tổ chức là một nhân tố đặc biệt quan trọng đối với một doanh nghiệp, một tổ chức. 2. Nội dung bài báo cáo: Để làm rõ tầm quan trọng của cơ cấu tổ chức thì bài báo cáo của nhóm 6 chúng em gồm 2 phần. Phần đầu tiên sẽ là những lý thuyết giúp nắm rõ hơn về 4 mô hình cơ cấu tổ chức thường dùng và đến phần 2 thì chúng em sẽ đi vào thực tiễn bằng cách tìm hiểu về cơ cấu tổ chức của một tổ chức cụ thể. Và ở đây chúng em đã chọn Trường Đại học Tiền Giang thân yêu là tổ chức để nghiên cứu để vừa có thể nắm vững kiến thức đồng thời chúng em có thể hiểu rõ hơn về môi trường học tập của bản thân. Nội dung chi tiết của bài báo cáo như sau: Các mô hình tổ chức cơ bản Ví dụ thực tiễn II. NỘI DUNG: 1. Các mô hình cơ cấu tổ chức: 1.1. Cơ cấu tổ chức trực tuyến: 1.1. 1 Sự hình thành cơ cấu: Cơ cấu tổ chức trực tuyến là mô hình tổ chức quản trị, trong đó mỗi người cấp dưới nhận sự điều hành và chịu trách nhiệm trước một người lãnh đạo trực tiếp của mình. Điều đó có nghĩa là nhà quản trị sẽ trực tiếp đưa ra những nhiệm vụ, yêu cầu cho cấp dưới và nhận lại những kết quả cũng như báo cáo trực tiếp từ họ. Cơ cấu tổ chức trực tuyến hay còn được gọi là cơ cấu tổ chức theo đường thẳng. Đây được xem là một mô hình cơ cấu tổ chức đơn giản nhất. Bởi mô hình này chỉ gồm một nhà quản trị cùng một số cấp dưới và mối quan hệ giữa mọi người trong tổ chức được liên hệ theo đường thẳng. Sơ đồ mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến: Hình 1.1. Sơ đồ mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến. 1.1. 2 Ưu điểm và nhược điểm của mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến: Cơ cấu tổ chức cũng như những điều khác nên nó sẽ không bao giờ hoàn mỹ một cách tuyệt đối mà tất yếu là phải có những ưu điểm và nhược điểm. Ở đây, cơ cấu tổ chức trực tuyến lại là mô hình tổ chức đơn giản nhất nên việc phát sinh những nhược điểm là sẽ không thể tránh khỏi. Ưu điểm: Ưu điểm đầu tiên của cơ cấu tổ chức trực tuyến là sẽ đảm bảo được quyền lợi của nhà quản trị. Bởi nó tuân theo nguyên tắc một thủ trưởng. Ở đây, thủ trưởng sẽ là người trực tiếp ra quyết định và chỉ đạo với cấp dưới do đó nghĩa vụ của người nhận nhiệm vụ sẽ được xác định một cách rõ ràng và cụ thể. Thứ hai, thông tin và mệnh lệnh của nhà quản trị sẽ được truyền theo một đường thẳng ở cơ cấu tổ chức trực tuyến. Việc này sẽ góp phần giúp cho thông tin được truyền đi một cách thống nhất, nhanh chóng và hiệu quả. Từ đó mang lại một sự tập trung cao độ cũng như năng suất làm việc hiệu quả cho doanh nghiệp hoặc tổ chức. Và cuối cùng, mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến sẽ đem đến một sơ đồ đơn giản, cụ thể, qua đó nhân viên sẽ hiểu rõ về trách nhiệm và quyền lợi của mình trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Từ đó sẽ có một mục tiêu cụ thể để đưa doanh nghiệp ngày càng phát triển. Nhược điểm: Vì mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến chỉ có một nhà lãnh đạo trực tiếp nên khi áp dụng cơ cấu này, đòi hỏi người lãnh đạo cần phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp, hiểu biết về tất cả các mặt của sản xuất như tài chính, kế toán, nhân sự.. Đồng thời, do chỉ có một nhà quản trị duy nhất nên cơ cấu tổ chức này sẽ dễ xảy ra tình trạng quản lý gia trưởng, độc đoán, quan liêu. Một điều khá hạn chế ở cơ cấu tổ chức trực tuyến là những chuyên gia có trình độ chuyên môn sẽ không được trọng dụng bởi những quyết định sẽ được nhà quản trị trực tiếp đưa ra. Hơn thế nữa, mô hình này sẽ mang tính mạo hiểm khá cao bởi nếu doanh nghiệp phát triển hơn về quy mô thì cơ cấu trực tuyến sẽ không còn phù hợp từ đó sẽ ảnh hưởng đến kinh doanh của doanh nghiệp. 1.1. 3 Phạm vi áp dụng: Mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến thường được áp dụng ở các doanh nghiệp, các đơn vị có quy mô nhỏ, sản phẩm đơn giản, sản xuất liên tục hoặc ở cấp thấp. Bởi đây được xem là mô hình cơ cấu đơn giản nhất. Hiện nay, cơ cấu tổ chức trực tuyến thường được áp dụng ở những doanh nghiệp tư nhân có quy mô vừa và nhỏ. Vì cơ cấu này dễ điều khiển và quản lý doanh nghiệp hơn bởi quyền lợi chủ yếu nằm trong tay người đứng đầu doanh nghiệp và công việc chính chỉ cần được giao cho một vài công nhân. Và ngược lại, với những doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc với cơ quan nhà nước, chính phủ thì cơ cấu này sẽ không còn phù hợp mà có thể dùng một cơ cấu tổ chức khác linh hoạt và có hiệu quả hơn. 2. Cơ cấu tổ chức theo chức năng: 2.1 Sự hình thành cơ cấu tổ chức theo chức năng: Cơ cấu chức năng là cơ cấu tổ chức quản trị mà các nhiệm vụ quản trị được phân chia cho các đơn vị riêng biệt theo chức năng quản trị và hình thành nên những người lãnh đạo được chuyên môn hóa, chỉ đảm nhận một chức năng nhất định. Người lãnh đạo sẽ đảm nhiệm điều hành các hoạt động của tổ chức. Việc quản trị được thực hiện theo chức năng, không theo tuyến, mỗi người cấp dưới có thể có nhiều cấp trên trực tiếp. Hình 1.2. Sơ đồ mô hình cơ cấu tổ chức chức năng 2.2 Ưu điểm, nhược điểm của mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng: Ưu điểm: Đào tạo dễ, ít gặp khó khăn trong quá trình tìm các nhà quản trị và không đòi hỏi nhà quản trị phải có kiến thức của toàn bộ lĩnh vực. Các nhà quản trị có cơ hội nâng cao rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp trong lĩnh vực chuyên môn, nâng cao chất lượng và kỹ năng giải quyết các vấn đề chuyên môn tốt hơn và sử dụng được các chuyên gia giỏi trong việc ra quyết định quản trị. Giữa các nhân viên có sự tập trung làm việc khiến sự chuyên môn hóa sâu sắc hơn do đó phát huy được tính chuyên môn hóa của nhân viên và cho phép các thành viên được giao lưu để phát triển sâu hơn thuận lợi hơn trong công việc. Nhược điểm: Vi phạm chế độ một thủ trưởng, có nhiều sự mâu thuẫn và bất đồng quan điểm giữa các đơn vị chức năng, do mỗi đơn vị bộ phận chỉ tập trung theo đuổi vào mục tiêu riêng của mình mà đã quên mất mục tiêu lớn hơn đó là chung của cả tổ chức. Trách nhiệm không rõ ràng và khi khối lượng các vấn đề chuyên môn tăng lên thì sự phối hợp hoạt động của người lãnh đạo tổ chức với những người lãnh đạo chức năng ngày càng khó khăn. Có xu hướng đổ lỗi cho nhau và không nhận trách nhiệm thuộc về phòng ban nào. Vì việc phân chia nhiệm vụ, công việc riêng, giám sát riêng nên trước khi thực hiện phải tốn nhiều thời gian để bàn bạc lại rồi mới tiến đến kết quả cuối cùng thống nhất hợp lý cho các phòng ban. 2.3 Phạm vi áp dụng: Mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng được sử dụng trong các doanh nghiệp đang phát triển về quy mô, đòi hỏi tính chuyên môn hóa. 3. Cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng: 3.1 Sự hình thành cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng: Do cơ cấu tổ chức trực tuyến và cơ cấu tổ chức chức năng có những ưu nhược điểm riêng nên nhiều tổ chức, doanh nghiệp đã chọn kết hợp hai mô hình tổ chức này với nhau. Và kiểu cơ cấu kết hợp trực tuyến - chức năng đã ra đời và được nhiều doanh nghiệp áp dụng rộng rãi. Trong mô hình này người lãnh đạo tổ chức được sự giúp sức của các phòng, ban chức năng. Những người lãnh đạo tuyến chịu trách nhiệm về các đơn vị mình phụ trách. Những lãnh đạo chức năng không có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến. Các đơn vị chức năng làm nhiệm vụ tham mưu giúp việc cho các nhà quản trị cấp cao. Những người lãnh đạo trực tuyến chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động và được toàn quyền quyết định trong đơn vị mình phụ trách. Hình 1.3. Sơ đồ mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến-chức năng 3.2 Ưu điểm, nhược điểm của mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến - chức năng: Ưu điểm: Mô hình này đã tận dụng phát huy được nhiều ưu điểm của hai cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức chức năng nên đã tạo ra điều kiện thuận lợi cho sự phối hợp hoạt động để hoàn thành mục tiêu chung, bảo đảm sự thích nghi theo yêu cầu của khách hàng nhưng đồng thời vẫn tiết kiệm được chi phí phí, tạo điều kiện cho các giám đốc trẻ. Nhược điểm: Người lãnh đạo tổ chức phải thường xuyên giải quyết những tranh luận mâu thuẫn giữa các bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng và việc sử dụng các kiến thức chuyên môn gặp nhiều hạn chế. Ngoài ra, do có nhiều bộ phận chức năng và đưa ra nhiều ý kiến khác nhau, tranh luận căng thẳng nên nhà lãnh đạo tổ chức phải họp hành nhiều, gây tốn nhiều thời gian bàn bạc rồi mới ra quyết định cuối cùng. 3.3 Phạm vi áp dụng: Mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến - chức năng được sử dụng trong những tổ chức có quy mô lớn, có tính chuyên môn hóa cao, thường thấy trong lĩnh vực phi sản xuất. 4. Cơ cấu tổ chức theo ma trận: 4.1Sự hình thành cơ cấu tổ chức theo ma trận: Đây là một mô hình tổ chức rất hấp dẫn hiện nay, ngày càng được sử dụng nhiều; trong thực chất là sự áp dụng kết hợp hai loại cách thức phân công và thành lập đơn vị chủ yếu là kết hợp các đơn vị chức năng với các đơn vị thành lập theo sản phẩm hay theo khách hàng. Đặc điểm của mô hình này là cho phép cùng lúc thực hiện nhiều dự án khác nhau, sản xuất được nhiều loại sản phẩm khác nhau. Người lãnh đạo theo tuyến và theo chức năng còn được sự giúp đỡ của người lãnh đạo theo đề án. Mỗi thành viên của một bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng được gắn liền với việc thực hiện một đề án trên một khu vực nhất định. Hình 1.3. Sơ đồ mô hình cơ cấu tổ chức theo ma trận 4.2 Ưu điểm, nhược điểm của mô hình cơ cấu tổ chức theo ma trận: Ưu điểm: Đây là hình thức tổ chức linh động, linh hoạt trong việc phân công công việc và điều động nhân sự. Sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực, ứng phó kịp thời với những thay đổi của môi trường và những thay đổi của tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh. Kết hợp năng lực của nhiều nhà quản lý và chuyên gia để tạo ra những nhà quản trị có thể thích ứng với các lĩnh vực quản lý khác nhau. Việc hình thành và giải thể các dự án cũng dễ dàng và nhanh chóng. Nhược điểm: Xung đột quyền lực trong tổ chức dễ dẫn đến tranh chấp ảnh hưởng giữa lãnh đạo và các bộ phận. Cơ cấu này đòi hỏi người quản lý phải có nhiều ảnh hưởng. Quyền hạn và trách nhiệm của người quản trị có thể trùng lặp nhau, gây ra mâu thuẫn và xung đột. Sự bất động không cần thiết giữa người quản lý dự án và người lãnh đạo chức năng có thể gây ra sự chậm trễ trong tiến độ và hoàn thành công việc. 4.3 Phạm vi áp dụng: Mô hình này được sử dụng trong những công ty có quy môn lớn mang tính đa ngành hay đa quốc gia.
