Có nhiều lý do khiến tệp Excel nặng bất thường, chủ yếu do lỗi phát sinh khi người dùng tương tác với dữ liệu. Tệp Excel là một định dạng hàng và cột, kéo dài hàng triệu hàng và hàng chục nghìn cột. Do đó, không giống như tệp Word - khi bạn viết càng nhiều trang thì mới bị tăng dung lượng càng nhiều, tệp Excel sẽ tính toán dung lượng của từng ô mà bạn tương tác, chẳng hạn như viết văn bản trong ô, tạo một định dạng mới trong ô. Cũng vì vậy, nếu bạn tạo định dạng dư thừa trên quá nhiều ô không cần thiết, tệp Excel của bạn sẽ nặng bất thường. Mọi người thường sử dụng một phương pháp sai lầm để xóa đường gạch mờ trong file Excel, đó là sử dụng tổ hợp phím Ctrl + A để bôi đen toàn bộ bảng tính Excel, sau đó chọn Fill Color màu trắng. Phương pháp này hoàn toàn sai, vì làm như vậy, hàng tỷ ô tham số của file Excel sẽ phải nhận dữ liệu ở dạng màu - màu trắng. Một lỗi khác là khi muốn thay đổi định dạng trong bảng tính, người dùng không chỉ bôi đen các phần cần điều chỉnh, mà còn bôi thừa lên những phần khác trong file Excel. Tương tự như trường hợp trên, việc này sẽ khiến các phần không cần thiết cũng bị nhận dữ liệu định dạng, và file Excel nặng thêm một cách "phí phạm". Quá nhiều trang tính trong một tệp Excel cũng có thể làm cho tệp cực kỳ nặng. Điều này cũng dễ hiểu thôi, vì với nhiều trang tính trong một tệp thì dữ liệu gộp lại trên mỗi trang tính sẽ khiến tệp Excel của bạn "phình to" hơn và nặng hơn khi thực hiện tính toán, thao tác trên file. Bên cạnh đó, việc các tệp Excel chứa nhiều công thức sẽ khiến Excel sử dụng nhiều bộ nhớ để tính toán. Đây là một trong những lý do tại sao tệp Excel của bạn nặng bất thường. Hơn nữa, công thức mảng và các dạng công thức lòng vòng, dạng "hàm trong hàm" sẽ làm cho file Excel nặng hơn so với việc sử dụng các phép tính thông thường. Tệ hơn nữa, nếu bạn để file Excel chạy chế độ tính toán tự động mà không có sự kiểm soát thích hợp thì tệp Excel của bạn sẽ trở nên nặng hơn. Đặc biệt khi một tham số nào đó trong phép tính thay đổi thì tất cả các kết quả trong hệ thống công thức trên file Excel đó cũng sẽ thay đổi theo, khiến file nặng đến "đơ" máy. Các ô ẩn cũng có thể là thủ phạm khiến tệp Excel quá nặng. Nếu bạn thấy rằng tệp Excel của mình quá nặng, nghĩa là nó đang chứa các phần tử không mong muốn, bạn cần phải cho hiện hết các hàng và cột trên tệp bảng tính Excel, sau đó xóa các ô không cần thiết đó. Đặt bộ lọc tự động một cách không kiểm soát cũng sẽ làm cho tệp nặng hơn. Sai lầm chúng ta thường mắc phải là không chọn trước vùng dữ liệu cần lọc mà chỉ cần nhấp vào nút Filter trong thanh menu Data. Kết quả là chức năng lọc được áp dụng thừa cho cả các phần thực ra không cần lọc. Tính năng Data Validation và Conditional Formatting có tính ứng dụng rất cao nên thường được sử dụng. Tuy nhiên, việc sử dụng không hạn chế và không kiểm soát sẽ khiến file Excel bị nặng và tốc độ tính toán chậm. Bởi vì mỗi ô sử dụng tính năng Data Validation và Conditional Formatting cũng chính là được định dạng có điều kiện giống như một ô chứa công thức. Excel cũng tiêu tốn tài nguyên và bộ nhớ cho việc này và phải tính toán các điều kiện liên quan, nên file trở nên nặng là điều đương nhiên. Khi bạn sao chép nội dung trên một trang web, hoặc sao chép từ một số tệp khác, sau đó dán vào tệp của bạn thì đồng thời cũng đã mang theo các đối tượng mà mắt thường có thể hoặc không thể nhìn thấy, làm cho file Excel nặng thêm rất nhiều. Đó có thể là các định dạng font, màu, link, tên vùng dữ liệu.. đó có thể là hình ảnh thông thường hoặc hình khối trong Excel, dù ở dạng image hay shape thì cũng tốn dung lượng và làm cho file Excel của bạn "trở nặng". Khi bạn sao chép dữ liệu từ tệp khác sang tệp đang làm việc và dán công thức bình thường với Ctrl + V mà không chọn Paste Options, dữ liệu sẽ xuất hiện dưới dạng kết nối dữ liệu từ tệp này sang tệp khác. Với nhiều thao tác như vậy, bạn sẽ vô tình tạo ra nhiều kết nối. Nếu bạn thiết lập một liên kết, liên kết sẽ được tìm thấy và giá trị sẽ được cập nhật khi tính toán Excel, sau đó máy tính của bạn phải chạy hết xung quanh để tìm tệp bạn đang liên kết. Đó là lý do file nặng, máy đơ. Nguyên nhân cuối cùng là do cách lưu file Excel. Phần đuôi tệp ". Xls" là của Excel 97-2003. Đây là phiên bản lỗi thời với tốc độ nén dữ liệu thấp. Do đó, hiện nay nếu lưu file Excel ở định dạng này sẽ làm tăng kích thước tệp. Đuôi phổ biến hiện tại là ". Xlsx" hoặc ". Xlsb".
Cách kiểm tra tại sao file Excel bị nặng Mở Excel ở chế độ Safe Mode sẽ giúp bạn kiểm tra xem liệu có phải chỉ có một file Excel mở chậm hay tất cả các file Excel khác cũng bị lỗi tương tự. Nếu tất cả các tệp Excel đều chậm, nguyên nhân chính là nằm ở ứng dụng. Cách kiểm tra: Bước 1: Đóng Excel lại. Bước 2: Nhấn phím Windows + R để mở cửa sổ Run, sau đó nhập "excel /safe" rồi nhấn Enter hoặc click chọn OK. Bước 3: Nếu Excel tải và mở các tệp nhanh và mượt hơn, có thể biết là do plugin hoặc add-in gây ra những vấn đề về hiệu suất. Lúc này, thực hiện theo những bước dưới đây để vô hiệu hóa tất cả các add-in trong Excel: Mở Excel, truy cập File -> Options, chọn Add-ins ở khung bên trái. Chọn menu Manage, chọn Excel Add-ins -> Go.. Bỏ tick tất cả các mục rồi click chọn OK. Sau đó đóng và mở lại Excel.
File Excel quá nặng không mở được Để xử lý trường hợp này, cần làm theo các bước sau: 1. Đổi tên mở rộng (sau dấu chấm) của file Excel thành zip. Ví dụ tên file là book1.xlsx thì ta click chuột phải, chọn Rename và đổi tên file thành book1.zip nha! 2. Nhấn chuột phải vào file đó rồi chọn mục Extract Here. Lúc này, file Excel sẽ được giải nén ra thành rất nhiều file nhỏ. 3. Mở thư mục tên là xl và nhấn chuột phải vào mục workbook.xml. 4. Thanh cuộn hiện ra thì các bạn chọn mục Edit with Notepad++. 5. Trong Notepad, các bạn đặt dấu con trỏ ngay vị trí đầu tiên của đoạn mã (ngay trước <?xml) và nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + H, sau đó chọn mục Regular Expression trong phần Search Mode. Tìm với đoạn mã sau: (<definedName\s.*>#REF!<\/definedName>) và chọn Thay thế tất cả (Replace All) để xóa các Name rác làm nặng Excel. 6. Lưu file workbook.xml và đóng Notepad++. 7. Để xóa file chứa các objects làm nặng Excel, ta quay lại thư mục xl,mở thư mục con tên là worksheets. Sau đó chọn toàn bộ các file có đuôi xml rồi nhấn chuột phải và chọn Edit with Notepad++. Làm tương tự như bước 5 nhưng đoạn mã để search là (<drawing r:id=".*"/>) rồi nhấn Thay thế tất cả trong tất cả tài liệu đang mở (Replace All in Opened Documents). Sau đó các bạn chọn File => Save All và đóng Notepad++ lại. Cuối cùng, các bạn tìm đến thư mục drawings rồi xóa hết tất cả các file bên trong là xong.
