CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN KSNB là 1 quá trình bị chi phối bởi HĐQT, ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau: + Mục tiêu về hoạt động: Nhấn mạnh đến Sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực + Mục tiêu về BCTC: Nhấn mạnh đến tính trun thực và đáng tin cậy của BCTC mà DN cung cấp + Mục tiêu về sự tuân thủ: Nhân mạnh sự tuân thủ PL và các quy định KSNB là tuyến phòng thủ thứ nhất COSO (Ủy ban thuộc hội đồng quốc gia Hoa Kỳ) được thành lập năm 1985 dưới sự bảo trợ của 5 tổ chức nghề nghiệp với mục tiêu chống gian lận trên BCTC (Treadway commission) : + AICPA: Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ + AAA: Hiệp hội kế toán Hoa Kỳ + FEI: Hiệp hội quản trị viên tài chính + IMA: Hiệp hội kế toán viên quản trị + IIA: Hiệp hội kiểm toán nội bộ Trách nhiệm của KSNB: HĐQT, NQL, KTV nội bộ, nhân viên, các đối tượng bên ngoài (KTV bên ngoài, các nhà lập pháp, KH và NCC) CHƯƠNG 2-GIAN LẬN VÀ BIỆN PHÁP PHÒNG NGỪA Biểu hiện của gian lận: Chiếm đoạt, lừa đảo, ăn cắp Biện pháp đối với gian lận: Ngăn ngừa, phát hiện, trừng phạt ð Việc ngăn ngừa và phát hiện gian lận sẽ đạt kết quả tốt nhất thông qua KSNB hữu hiệu Các công trình nghiên cứu 1. Edwin H. Sutherland: "Tội phạm cổ cồn" - Phạm tội thường phát sinh từ môi trường sống, do đó hành vi phạm tội không thể thực hiện nếu không có sự tác động của yếu tố bên ngoài - Quá trình đưa đến phạm tội bao gồm việc học những kỹ năng và có động cơ thúc đẩy hành vi phạm tội 2. Donald R. Cressey: "Mô hình tam giác gian lận" Gian lận chỉ phát sinh khi hội tụ đủ 3 nhân tố: Áp lực, Cơ hội và Thái độ, cá tính 3. D. W. Steve Albercht: "Mô hình bàn cân gian lận" Nghiên cứu tập trung vào 2 vấn đề chính là dấu hiệu của nhân viên (10) và đặc điểm của tổ chức (10) Khi hoàn cảnh tạo ra áp lực, cơ hội thực hiện gian lận cao cùng với tính liêm chính của cá nhân thấp, nguy cơ xảy ra gian lận là rất lớn Ngược lại, khi hoàn cảnh tạo ra áp lực, cơ hội thực hiện gian lận thấp cùng với tính liêm chính cao, nguy cơ xảy ra gian lận là rất thấp 4. Richard C. Hollinger và John P. Clark Nguyên nhân chủ yếu của gian lận là điều kiện làm việc 5. Công trình nghiên cứu của ACFE-Hiệp hội các nhà nghiên cứu điều tra gian lận Hoa Kỳ - Các loại gian lận: O Số gian lận: Biển thủ TS >Tham ô > Gian lận trên BCTC O Tổn thất: Biển thủ<Tham ô<Gian lận trên BCTC - Người thực hiện hành vi gian lận: O Số gian lận: Nhân viên>Ban giám đốc> CSH O Tổn thất: Nhân viên <Ban giám đốc< CSH O Thời gian để phát hiện: Nhân viên<BGĐ< CSH Thông thường thời gian để phát hiện gian lận của nhân viên nhanh hơn so với NQL và CSH. Nguyên nhân là do nhóm người này có quyền lực, họ vượt lên trên sự kiểm soát của hệ thống KSNB, rất khó phát hiện - Gian lận theo loại hình và quy mô tổ chức: O Tỷ lệ gian lận: Cty tư nhân>CTCP>DNNN>Tổ chức phi lợi nhuận O Tổn thất: Tư nhân>Cổ phần> DN NN> Phi LN - Người phát hiện giạn lận: Nhân viên> KH> nặc danh>NCC>đối thủ cạnh tranh> CSH - Biện pháp ngăn ngừa và phát hiện gian lận O Kiểm toán độc lập (80%) O Xây dựng chuẩn mực đạo đức (80%) O KSNB (73%) O Kiểm tra độc lập về BCTC (72%) O Sự soát xét của NQL về BCTC (67%) O Soát xét định kỳ của KSNB (66%) O Thiết lập đường dây nóng (63%) O Thành lập ủy ban kiểm toán (61%) O Nâng cao nhận thức cho nhân viên về kiểm soát (54%) O Ban hành chính sách chống gian lận (54%) O Huấn luyện về chống gian lận cho nhân viên (53%) O Huấn luyện về chống gian lận cho bộ phận quản lý (52%) O Kiểm tra đôt xuất (37%) O Luân chuyển nhân sự (19%) O Thưởng cho người phát hiện ra gian lận (12%) Hiệu quả của kiểm toán độc lập thấp vì thời điểm tiếp cận với doanh nghiệp vào cuối năm khi mà các gian lận đã xảy ra rồi, đã gây ra tổn thất cho DN rồi Các phương pháp gian lận phổ biến theo ACFE 1. Gian lận tài sản A. Gian lận về tiền - Đối với thu tiền: O Skimming: Tiền bị đánh cắp trước khi ghi vào sổ VD: Bán hàng nhưng không xuất hóa đơn mà vẫn thu tiền O Cash larceny: Tiền bị đánh cắp sau khi ghi vào sổ VD: Thủ quỹ chiếm dụng tiền của DN - Đối với chi tiền: 6 loại gian lận · Lập hóa đơn: Nhân viên làm cho tổ chức phải chi tiền bằng cách lập hóa đơn không có thật · Thanh toán CP không có thật: Nhân viên yêu cầu công ty thanh toán chi ảo · Gian lận về séc: Nhân viên đánh cắp tiền thông qua sử dụng séc của đơn vị cho mục đích cá nhân · Tiền lương: Tính lương cho nhân viên không có thật để chiếm dụng tiền · Ghi nhận việc chi tiền: Ghi nhận các NV chi tiền không có thực để che giấu việc đánh cắp tiền · Biển thủ tiền tồn quỹ: Lấy tiền quỹ của công ty B. Gian lận đối với TS phi tiền tệ Đánh cắp HTK hay các TS hữu hình khác và đánh giá sai TS phi tiền tệ - HTK: Đánh cắp, định giá sai TS hữu hình, TS phi tiền tệ - Thông tin: Nhân viên đánh cắp thông tin mật của công ty (thông tin về KH, đối tác, dự án.) - Chứng khoán: Đánh cắp cổ phiếu, trái phiếu hay chứng khoán khác 2. Gian lận trên BCTC A. Che giấu nợ phải trả và chi phí Mục đích: Giảm chi phí, khai khống lợi nhuận => PP dễ thực hiện và khó phát hiện vì thường không để lại dấu vết Phương pháp gian lận: - Không ghi nhận nợ phải trả và chi phí - Vốn hóa các khoản CP không được phép vốn hóa - Không lập dự phòng nợ phải trả B. Ghi nhận doanh thu không có thật Thủ thuật: - Tạo ra các KH ma và lập chứng từ giả mạo nhưng hàng hóa không được giao và đầu niên độ sau sẽ lập bút toán hàng bán bị trả lại - Cố ý ghi tăng các yếu tố trên hóa đơn như số lượng, giá bán - Ghi nhận doanh thu khi các điều kiện giao hàng chưa hoàn tất, chưa chuyển quyền sở hữu và rủi ro đối với hàng hóa, dịch vụ - Không ghi nhận hàng bán bị trả lại vào các khoản giảm trừ DT C. Định giá sai TS Thủ thuật: - Không ghi giảm giá trị HTK khi hàng đã hư hỏng, không còn sử dụng được - Không lập đầy đủ các khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi, các khoản đầu tư ngắn và dài hạn - Các TS khác cũng thường bị đánh giá sai là các TS mua qua hợp nhất kinh doanh, TSCDDHH, hoặc k hông vốn hóa đầy đủ chi phí vô hình, phân loại không đúng TS D. Ghi sai niên độ Doanh thu hay chi phí được ghi nhận không đúng kỳ, làm tăng hoặc giảm thu nhập hay chi phí E. Không khai báo đầy đủ thông tin Mục đích: Nhằm hạn chế khả năng phân tích của người sử dụng BCTC Thủ thuật: Các thông tin thường không được khai báo đầy đủ trong thuyết minh BCTC, như khoản nợ tiềm tàng, các sự kiện sau ngày kết thúc niên độ, thông tin về các bên liên quan, những thay đổi về chính sách kế toán CHƯƠNG 3: BÁO CÁO COSO 5 BỘ PHẬN CỦA BÁO CÁO COSO 1. Môi trường kiểm soát: - Sự trung thực và giá trị đạo đức: Các chuẩn mực về ứng xử, về đạo đức - Đảm bảo về năng lực: · Hội đồng quản trị và UBKiT · Triết lý quản lý và phong cách điều hành của NQL: Thể hiện qua thái độ, quan điểm của NQL về việc lập BCTC, việc lựa chọn chính sách và các ước tính kế toán, về việc phân nhiệm kế toán viên - Cơ cấu tổ chức - Chính sách nhân sự: Chính sách liên quan đến hoạt động tuyển dụng, định hướng, đào tạo, đánh giá, hướng dẫn, thăng tiến nhân viên, lương thưởng và các biện pháp khắc phục sai sót 2. Đánh giá rủi ro - Xác định mục tiêu · Mục tiêu hoạt động · Mục tiêu BCTC · Mục tiêu tuân thủ - Nhận dạng rủi ro: Dựa trên mục tiêu đã thiết lập, NQL nhận dạng và phân tích RR để đưa ra biện pháp quản trị chúng · RR ở mức độ toàn đơn vị: Có thể phát sinh do nhân tố bên ngoài và bên trong § Bên ngoài: Sự phát triền kỹ thuật, thay đổi trong nhu cầu hay mong đợi của KH; Sự thay đổi chiến lược tiếp thị hay những hoạt động cung cấp dịch vụ của đối thủ cạnh tranh; Các quy định mới của PL, thảm họa thiên nhiên § Bên trong: Một sự gián đoạn trong tiến trình xử lý hệ thống thông tin có thể ảnh hưởng bất lợi đến hoạt động của đơn vị; Năng lực của nhân viên tuyển dụng vào, thay đổi người quản lý.. · RR ở mức độ hoạt động: RR ở mức độ từng hoạt động, từng bộ phận hay từng chức năng kinh doanh chính trong đơn vị VD: RR ở bộ phận bán hàng, sản xuất, tiếp thị, kỹ thuật, nghiên cứu và phát triển - Phân tích RR: Đánh giá tầm quan trọng của RR, Đánh giá khả năng có thể xảy ra rủi ro, Xem xét phương pháp quản trị RR- những hành động cần thiết cần thực hiện để giảm thiểu RR 3. Hoạt động kiểm soát Là tập hợp các chính sách, thủ tục đảm bảo cho các chỉ thị của NQL được thực hiện, là các hành động cần thiết được thực hiện để đối phó với RR đe dọa đến việc đạt được mục tiêu của tổ chức Bao gồm: Chính sách kểm soát và thủ tục kiểm soát · Chính sách kiểm soát là những nguyên tắc cần làm, là cơ sở cho viêc thực hiện các thủ tục kiểm soát · Thủ tục kiểm soát là những quy định cụ thể để thực thi chính sách kiểm soát Phân loại hoạt động kiểm soát · Theo mục đích: Kiểm soát phòng ngừa, kiểm soát phát hiện và kiểm soát bù đắp · Theo chức năng: § Soát xét của NQL cấp cao § Quản trị hoạt động § Phân chia trách nhiêm hợp lý: Tuân thủ 2 nguyên tắc: Phân công phân nhiệm và Bất kiêm nghiệm § Kiểm soát quá trình xử lý thông tin: Bao gồm KS chung và kiểm soát ứng dụng § Kiểm soát vật chất: Là hoạt động kiểm soát nhằm đảm bảo cho TS của doanh nghiệp như máy móc, nhà xưởng, tiền bạc, hàng hóa, cổ phiếu, trái phiếu và các tài sản khác được bảo vệ một cách chặt chẽ § Phân tích rà soát: Là việc so sánh giữa các kết quả thực hiện với số liệu dự toán hay giữa các thông tin tài chính và phi tài chính nhằm phát hiện ra các biến động bất thường để nhà quản lý có các biện pháp chấn chỉnh kịp thời 4. Thông tin và truyền thông Thông tin cần thiết cần phải được xác định, thu thập và truyền đạt tới những cá nhân, bộ phận có liên quan một cách kịp thời và thích hợp Truyền thông là một thuộc tính của hệ thống thông tin, là việc trao đổi và truyền đạt các thông tin cần thiết tới các bên có liên quan cả trong lẫn ngoài doanh nghiệp Hệ thống truyền thông gồm 2 bộ phận: Bên trong (nhân viên và NQL cấp cao) và bên ngoài (NCC, ngân hàng, cơ quan NN, KH) 5. Giám sát Giám sát là quá trình đánh giá chất lượng của hệ thống KSNB theo thời gian Bao gồm: Giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ VD về giám sát thường xuyên: - Phân công phân nhiệm ngăn ngừa nhân viên thực hiện gian lận vì nó làm giảm khả năng che giấu gian lận - Kiểm toán viên độc lập và nội bộ thường đưa ra các kiến nghị về các biện pháp cải thiện hệ thống KSNB - Các buổi hội thảo, huấn luyện, các buổi hoạch định kế hoạch hay các cuộc họp khác cung cấp rất nhiều thông tin phản hồi quan trọng cho NQL về tính hữu hiệu của KSNB - Báo cáo định kỳ của các nhân viên về việc hoàn thành nhiệm vụ - Việc đối chiếu giữa số liệu ghi chép về tài sản trên sổ sách với số liệu TS thực tế Giám sát định kỳ - Mức độ thường xuyên của giám sát định kỳ phụ thuộc vào đánh giá RR, phạm vi và mức độ giám sát thường xuyên. - Giám sát định kỳ thường chỉ thực hiện định kỳ hay trong các tình huống đặc biệt như: Thay đổi NQL hay thay đổi chiến lược kinh doanh, khi có sự sáp nhập hay sắp xếp lại nhân sự, thay đổi lớn trong hoạt động kinh doanh hay trong phương pháp xử lý thông tin tài chính. - Phương pháp và công cụ đánh giá: · Công cụ: Bảng kiểm tra (checklist), bảng câu hỏi và lưu đồ · Phương pháp: So sánh hệ thống KSNB của DN với DN khác BÁO CÁO COSO Trách nhiệm kiểm soát thuộc về: BGĐ (trách nhiệm trực tiếp), HĐQT COSO: Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ) - UB các tổ chức tài trợ cho UB Treadway, được thành lập năm 1985 => chống gian lận trên BCTC Mục tiêu của UB COSO - Thống nhất định nghĩa về KSNB để phục vụ nhu cầu của các đối tượng - Công bố đầy đủ một hệ thống tiêu chuẩn để giúp các đơn vị có thể đánh giá hệ thống kiểm soát và tìm giải pháp để hoàn thiện Sự thay đổi trong báo cáo COSO Báo cáo COSO 1992 Báo cáo COSO 2013 4 nội dung chính - Phần I: Tóm tắt dành cho người điều hành - Phần II: Khuôn mẫu KSNB - Phần III: Báo cáo cho đối tượng bên ngoài - Phần IV: Công cụ đánh giá hệ thống KSNB - Chỉ còn 3 nội dung chính (Bỏ Phần III) - Nhấn mạnh mục tiêu BCTC cho người bên ngoài và báo cáo phi TC - Nhấn mạnh sự thay đổi hệ thống thông tin, nội dung 5 bộ phận được tổng hợp thành 17 nguyên tắc CHƯƠNG 4: CÁC CHU TRÌNH KSNB CƠ BẢN 1. Chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền - Các bước công việc chính · Đề nghị mua hàng · Lựa chọn NCC · Đặt hàng · Nhận hàng và nhập kho · Theo dõi nợ phải trả · Trả tiền - Thủ tục kiểm soát chung · Phân chia trách nhiệm đầy đủ, tách biệt các chức năng: Mua hàng, xét duyệt mua hàng, xét duyệt chọn NCC, đặt hàng, bảo quản và ghi sổ kế toán · Về kiểm soát đối tượng sử dụng: Phân quyền sử dụng để mỗi nhân viên sử dụng phần mềm phải có mật khẩu riêng và chỉ truy cập được trong giới hạn của mình Thiết lập mật khẩu để đối tượng bên ngoài không thể truy cập trái phép vào hệ thống · Về dữ liệu: Nhập dữ liệu càng sớm, càng tốt; Sao lưu giữ liệu đề phòng RR; Kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ; kiểm tra sự phê duyệt trên chứng từ; Đảm bảo quá · Kiểm soát chứng từ và sổ sách: § Đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng cho tất cả các chứng từ § Phiếu nhập kho phải lập trên cơ sở đặt hàng, hóa đơn mua hàng, biên bản nhận hàng § Ghi nhận kịp thời các khoản nợ phải trả và các khoản chi trả · Ủy quyền và xét duyệt Các GĐN mua hàng, lựa chọn NCC, đề nghị thanh toán cần phải được người có thẩm quyền xét duyệt · Kiểm tra độc lập việc thực hiện: Người kiểm tra phải độc lập với người bị kiểm tra - Sai phạm có thể xảy ra và thủ tục kiểm soát cụ thể Giai đoạn Sai phạm có thể xảy ra Thủ tục kiểm soát Đề nghị mua hàng - Đặt mua hàng không cần thiết hoặc không phù hợp với mục đích sử dụng hoặc đặt hàng trùng lặp dẫn đến lãng phí - Đặt mua hàng nhiều hơn nhu cầu sử dụng - Tất cả các nghiệp vụ phải có giấy đề nghị mua hàng, được lập đúng quy định - Phân công cụ thể người chịu trách nhiệm mua hàng - Thường xuyên theo dõi tiến độ thực hiện giấy đề nghị mua hàng đã phát hành - Giấy đề nghị mua hàng phải được đánh số thứ tự liên tục trước khi được sử dụng và giao cho người phụ trách đề nghị mua hàng bảo quản Lựa chọn NCC - Nhân viên mua hàng có thể thông đồng với NCC - Nhân viên bộ phận xử lý báo giá thông đồng với NCC - NCC không có thật - Đề nghị NCC báo giá khi có nhu cầu mua hàng. Yêu cầu báo giá chi tiết, rõ ràng, thể hiện đầy đủ thông tin về chất lượng, số lượng, phương thức giao nhận.. - Thông tin trên báo giá phải được lưu trữ - Việc phê duyệt NCC do nhà quản lý cao cấp trực tiếp thực hiện - Thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa đặt hàng và xét duyệt chọn NCC để tránh tình trạng nhân viên thông đồng với NCC - Quản lý danh sách các NCC và cập nhật thường xuyên để đảm bảo rằng các giao dịch mua hàng chỉ thực hiện với các NCC mà đơn vị hiểu biết, đủ năng lực cũng như hạn chế giao dịch với các NCC có mqh mật thiết với nhân viên mua hàng. Đặt hàng - Đặt hàng chưa được phê chuẩn - Đặt hàng ít hơn hoặc nhiều hơn nhu cầu sử dụng - Đặt hàng quá muộn hoặc quá sớm - Thông tin đơn đặt hàng không chính xác - Đặt hàng không đúng quy cách, kém chất lượng - Đơn đặt hàng phải được phê duyệt - Chỉ có bộ phận mua hàng mới được phép đặt hàng. Vì vậy cần in sẵn các đơn đặt hàng và giao cho bộ phận mua hàng bảo quản. Phải đánh STT liên tục trước trên các Đơn đặt hàng chưa sử dụng và bảo quản cẩn thận. Đơn đặt hàng phải lập thành nhiều liên gửi cho các bộ phận liên quan nhằm kiểm tra chéo - Tổ chức theo dõi chặt chẽ đơn đặt hàng được in sẵn - Theo dõi những lô hàng đã quá hạn giao hàng mà vẫn chưa nhận được hàng - Thông báo cho các NCC biết những người có dủ thẩm quyền đặt hàng đối với từng nhóm hàng cụ thể. Nếu có thay đổi nhân sự cần thông báo ngay cho các NCC Nhận hàng và nhập kho - Nhận hàng sai không đúng quy cách, chất lượng, số lượng hàng đã đặt - Nhận và biển thủ hàng và không nhập kho - Không có biên bản giao nhận khi nhận hàng - Không ghi thẻ kho, sổ kho - Bộ phận nhận hàng cần tách biệt với bộ phận đặt hàng - Khi nhận phải lập báo cáo nhận hàng có đánh số liên tục - Khi nhận hàng, cần lập báo cáo nhận hàng được đánh số trước liên tục - Từ chối nhận hàng nếu không đúng với đơn đặt hàng hay hợp đồng đã được phê duyệt. Nhân viên nhận hàng phải kiểm tra chất lượng, quy cách, phẩm chất hàng hóa - Tổ chức hồ sơ riêng để theo dõi các đơn đặt hàng chưa nhận được hàng và các đơn đặt hàng đã nhận được hàng - Kiểm tra cẩn thận hàng nhận gửi kèm bảng kiểm tra với báo cáo nhận hàng cho bộ phận mua hàng - Nhanh chóng chuyển hàng đến vị trí tồn trữ sau khi hàng đã được nhận Bảo quản hàng (tồn trữ) - Hàng tồn kho có thể bị mất cắp - Hàng hóa bị hư hỏng, mất phẩm chất - Hàng phải được bảo quản cẩn thận ở các kho, an toàn và đầy đủ điều kiện bảo quản cần thiết theo đặc điểm của HTK - Giao trách nhiệm bảo quản hàng trong suốt quá trình tồn trữ cho một cá nhân cụ thể (thường là thủ kho) và ban hành quy chế hạn chế sự tiếp cận tài sản đối với những người không có nhiệm vụ - Thủ kho nên mở sổ theo dõi chi tiết nhập -xuất-tồn từng loại HTK - Thủ kho chỉ được xuất hàng khi có chỉ thị của người có thẩm quyền - Đối với các mặt hàng có thời hạn sử dụng, hay dễ mất phẩm chất.. HTK nên được quản lý theo pp Nhập trước xuất trước - Đối với hàng lỗi thời chậm luân chuyển, hư hỏng + Kiểm tra định kỳ chất lượng HTK để phát hiện các mặt hàng lỗi thời cần xử lý + Nghiên cứu kỹ trước khi thay đổi cơ cấu mặt hàng kinh doanh, bởi vì việc thay đổi cơ cấu mặt hàng có thể sẽ dẫn đến khi có quyết định thay đổi cơ cấu mặt hàng, cần xem xét lại số lượng HTK để lựa chọn thời điểm thích hợp + Chuyển các mặt hàng lỗi thời vào vị trí riêng biệt nhằm thuận tiện cho việc quản lý + Định kỳ so sánh danh sách các hàng lỗi thời do ban kiểm tra cung cấp với danh sách HTK đã được xuất bán hay thanh lý Theo dõi Nợ phải trả - Hạch toán nhầm Nợ phải thu của KH - Không theo dõi chi tiết công nợ cho từng KH - Không theo dõi theo bảng phân tích công nợ - Không thực hiện bù trừ công nợ, bù trừ công nợ không đúng đối tượng - Thiết lập quy định về luân chuyển chứng từ đảm bảo hóa đơn của NCC chuyển đến phòng kế toán ngay - Nếu có sai sót trên hóa đơn cần nhanh chóng liên lạc với NCC để tìm hiểu nguyên nhân và xử lý sớm - Sau khi kiểm tra sự chính xác của hóa đơn, Kế toán công nợ sẽ lưu vào hồ sơ hóa đơn chưa thanh toán theo thứ tự của thời hạn thanh toán - Theo dõi và lưu trữ toàn bộ tài liệu liên quan đến nghiệp vụ thanh toán Trả tiền - Lập chứng từ mua hàng khống để được thanh toán - Chi trả nhiều hơn giá trị hàng đã nhận - Thanh toán tiền nhưng không qua phê duyệt Thủ tục liên quan đến quá trình tồn trữ: + Bảo quản hàng + Kiểm kê kho + Các thủ tục kiểm soát quan trọng khác Thủ tục liên quan đến Xác nhận cam kết mua hàng (Ký kết hợp đồng) : + Sau khi gửi đơn đặt hàng, phải theo dõi để đảm bảo NCC đồng ý bán theo đúng số lượng, chất lượng, giá cả và thời hạn trong đơn đặt hàng + Khi có thay đổi trong đơn đặt hàng phải báo cho bộ phận đề nghị mua hàng, bộ phân nhận hàng và kế toán + Phải lưu trữ toàn bộ tài liệu liên quan Thủ tục liên quan đến Phê duyệt mua hàng + Giao trách nhiệm cho bộ phận liên quan xem xét thường xuyên nhu cầu về HTK và ước tính hợp lý thời gian cần thiết để xử lý nghiệp vụ mua hàng từ lúc đề nghị mua hàng đến khi thực sự nhận được hành để đề nghị mua hàng đúng lúc + Mở sổ theo dõi mặt hàng nào đã được đặt hàng và mặt hàng cần đặt thêm để tránh tình trạng kho không đủ chỗ chứa hàng + Cần lưu bản sao các mặt hàng đang đặt hàng theo địa điểm tồn trữ để kiểm tra mức tồn kho + Phân nhiệm việc xét duyệt mua hàng cho cá nhân + Định mức tồn kho tối thiểu 2. Chu trình bán hàng-thu tiền - Các bước công việc chính · Xử lý đơn đặt hàng · Xét duyệt bán chịu · Giao hàng và lập hóa đơn · Ghi chép doanh thu và theo dõi nợ phải thu - Sai phạm và thủ tục kiểm soát Giai đoạn Sai phạm có thể xảy ra Thủ tục kiểm soát Xử lý đơn đặt hàng + Đơn đặt hàng chưa được phê duyệt nhưng được chấp nhận + Đồng ý bán nhưng không có khả năng cung ứng + Ghi sai trên hợp đồng bán hàng + Xác minh người mua hàng + Đối chiếu đơn đặt hàng với bảng giá của đơn vị + Xác nhận khả năng cung ứng + Lập lệnh bán hàng + Xây dựng chính sách bán chịu thích hợp + Thận trọng đối với khách hàng nhỏ, ít giao dịch + Có dấu hiệu phê chuẩn trên lệnh bán hàng Xét duyệt bán chịu + Bán chịu cho những KH không đủ tiêu chuẩn theo chính sách bán chịu dẫn đến mất hàng, không thu được tiền + Nhân viên BH có thể cấp quá nhiều hạn mức bán chịu Giao hàng và lập hóa đơn Giao hàng + Giao hàng khi chưa được xét duyệt + Giao hàng không đúng yêu cầu của KH về số lượng, chủng loại + Mất hàng trong quá trình giao mà không rõ nguyên nhân + Phát sinh chi phí ngoài dự kiến Lập hóa đơn: + Bán hàng không lập hóa đơn + Lập hóa đơn sai về giá trị, tên đơn vị, MST, địa chỉ của KH + Không bán hàng nhưng vẫn lập hóa đơn + Lập chứng từ gửi hàng, chứng từ này cần được đánh số trước khi sử dụng + Chứng từ gửi hàng lập ít nhất 2 liên: 1 liên giao cho bộ phận giao hàng, một liên gửi cho kho để xuất hàng + Nhân viên giao hàng cần so sánh các mặt hàng thực nhận với chứng từ gửi hàng + Hóa đơn được lập ngay khi hoàn tất việc giao hàng giúp hạn chế RR như quên không lập hóa đơn hoặc ghi sai kỳ kế toán Ghi chép doanh thu và theo dõi nợ phải thu + Ghi nhận sai tên KH, thời hạn thanh toán + Ghi sai niên độ về doanh thu và nợ phải thu + Ghi sai số tiền, ghi trùng, hay ghi sót + Yếu kém trong khâu quản lý: Đôn đốc, thu hồi chậm, không đòi được, thất thoát.. + Khoản tiền thanh toán của KH bị chiếm đoạt + Xóa sổ nợ phải thu nhưng chưa được xét duyệt + Không lập hoặc lập dự phòng chưa đúng Kiểm soát việ thu tiền và nợ phải thu KH Phương thức bán thu tiền mặt Phương thức bán chịu - Cần sử dụng hóa đơn khi bán hàng, khuyến khích khách hàng lấy hóa đơn - Sử dụng thiết bị ghi nhận giao dịch khi bán hàng - Cuối mỗi ngày, Đối chiếu số tiền mặt tại quỹ với tổng số tiền mà thủ quỹ ghi chép, hoặc tổng số tiền in ra từ máy tính tiền hoặc máy phát hành hóa đơn - Tách biệt người ghi chép thu tiền tại cửa hàng với người vào sổ - Định kỳ tiến hành kiểm kê kho, đối chiếu số liệu giữa sổ sách và thực tế nhằm phát hiện chênh lệch do bán hàng không ghi sổ - Kiểm tra tính chính xác của DT bằng cách Đối chiếu số liệu kế toán với các chứng từ liên quan, hay giữa số liệu kế toán với số liệu của các bộ phận khác như bộ phận bán hàng, bộ phận gửi hàng. - Sử dụng hệ thống sổ kế toán chi tiết nợ phải thu nhằm quản lý chặt chẽ công nợ của từng KH - Định kỳ đối chiếu công nợ với KH - Thông báo nợ cho khách hàng - Định kỳ lập bảng phân tích số dư nợ phải thu theo tuổi nợ, trong đó có thể sắp xếp theo từng đối tượng KH - Lập báo cáo về số dư nợ phải thu KH, số hàng bán bị trả lại theo từng cá nhân/địa điểm bán hàng - Xây dựng chính sách lập dự phòng NPT khó đòi và xóa sổ nợ phải thu khó đòi Gian lận trong khâu xét duyệt BH - Biểu hiện: Nhân viên BH bán cho KH giá thấp hơn giá niêm yết, cho KH giá thấp hơn giá niêm yết, cho KH hưởng chiết khấu không đúng hay bán cho KH không có khả năng thanh toán.. để đạt lợi ích cá nhân - Thủ tục kiểm soát: + Xây dựng chính sách bán hàng (bao gồm cả chính sách bán chịu) 1 cách chi tiết và cập nhật thường xuyên. Trong đó quy định rõ cách thức xử lý và trách nhiệm của nhân viên bán hàng nếu họ không tuân thủ đúng chính sách của đơn vị. Đặc biệt là người xét duyệt bán chịu hay người có thẩm quyền thay đổi mức chiết khấu và giá bán phải tách biệt với người bán hàng + Tách biệt bộ phận bán hàng và bộ phận thu tiền. Định kỳ đối chiếu số liệu giữa 2 bộ phận này nhằm kịp thời phát hiện các chênh lệch và xử lý thỏa đáng + Tách biệt người có thẩm quyền xét duyệt bán chịu với người bán hàng Biển thủ tiền bán hàng thu được - Biểu hiện: Nhân viên BH chiếm đoạt số tiền thu từ KH và không ghi chép nghiệp vụ BH vào sổ sách + Đến trước giờ mở cửa và không ghi nhận các giao dịch phát sinh trong thời gian này + Ghi nhận số tiền trên liên lưu của phiếu thu/hóa đơn thấp hơn số tiền khách hàng thực trả - Thủ tục kiểm soát: - Bố trí người giám sát độc lập hoặc lắp camera giám sát - Máy thu tiền cần lưu lại thông tin nhân viên BH và thời điểm tiếp cận hệ thống - Yêu cầu nhân viên cất giữ đồ dùng cá nhân ở nơi riêng - Thiết lập đường dây nóng để tiếp nhận những phàn nàn hoặc tố cáo nếu có Chiếm đoạt tiền KH trả do mua hàng trả chậm: Chiếm đoạt số tiền KH thanh toán bằng cách sử dụng thủ thuật: O Thủ thuật gối đầu: Ghi Có TK Nợ phải thu của một KH bằng số tiền trả nợ của 1 KH khác O Thủ thuật tạo cân bằng giả O Thủ thuật thay đổi hoặc làm giả thư nhắc nợ O Thủ thuật xóa nợ phải thu không đúng - Thủ tục kiểm soát: + Phân chia nhiệm vụ + Kiểm tra đột xuất quá trình ghi chép nợ phải thu + Đối chiếu công nợ đột xuất với KH + Đối chiếu thường xuyên sổ phụ NH với số liệu kế toán + Bố trí người độc lập kiểm tra số phát sinh Có TK131 với Nợ TK tiền + Luân chuyển nhân sự
