Quản trị thời gian – Kỹ năng vàng trong thời hiện đại

1. Quản trị thời gian là gì?

- Cách tổ chức và kế hoạch các hoạt động của mình.

- Lợi ích:

+ Tăng năng suất và hiệu quả công việc -> giảm áp lực.

+ tăng uy tín của bản thân trong công việc -> cơ hội thăng tiến tốt hơn.

- Hậu quả không sắp xếp công việc hợp lí:

+ Chậm DL.

+ Năng suất kém

+ Không có thời gian hoàn thành việc khác

+..

2.6 lỗi thường gặp khi quản trị thời gian.

- Lỗi 1: Không có mục tiêu và kế hoạch cụ thể.

- Lỗi 2: Không biết cách ưu tiên.

- Lỗi 3: Ko tập trung.

- Lỗi 4: Trì hoãn.

- Lỗi 5: Làm quá nhiều thứ 1 lúc.

- Lỗi 6: Không biết cách nghỉ ngơi.

3. Thiết lập mục tiêu 1 cách hiệu quả.

- Quá trình suy nghĩ về tương lai và biến viễn cảnh thành hiện thực.

- Tầm nhìn và động lực dài hạn

- Đo lường công việc.

3.1. Đặt các mục tiêu tạo ra các động lực.

- Mục tiêu mang giá trị cụ thể -> Liệt kê lí do.

- Viết các mục tiêu ra -> nhớ mục tiêu nhiều hơn.

+ Viết khẩu hiệu, in/vẽ mục tiêu..

- Lập 1 kế hoạch hành động cụ thể -> các bước cụ thể, danh sách

- Gắn liền với mục tiêu -> cam kết và không bỏ cuộc.

+ Lí do kiên trì với mục tiêu?

+ Đi đến cùng mục tiêu đề ra.

3.2. Lên kế hoạch hành động

- Liệt kê các công việc đang làm hiện tại.

+ Tâm trí thoải mái

+ Viết ra

+ Tìm hiểu thông tin, viết các công việc ra

- Loại bỏ công việc không cần thiết.

+ có thể gạch bỏ trong danh sách

- Tổ chức và ưu tiên.

+ Công việc nào liên quan cho vào 1 nhóm

+ Có thể kẻ bảng hoặc chia cột..

+ Chia ưu tiên công việc trước sau

- Thực hiện chương trình hành động.

+ Cái nào cần thiết làm ngay thì làm trước

+ Kế hoạch cụ thể: Kiểm soát, cập nhật hàng ngày

3.3. Ưu tiên công việc

- Phân bổ nguồn lực hợp lí

- Tập trung vào điểm cần thiết

- Giải phóng những việc ít quan trọng

- Giảm stress

- Sắp xếp theo 3 chính:

+ Thời gian

+ Lợi ích

+ Áp lực

- Công cụ: Ma trận thời gian

+ Khẩn cấp: Giải quyết ngay lập tức

+ Quan trọng: Đóng góp và mục tiêu, giá trị cho tương lai ngắn/ dài hạn

- Chia ra 4 loại công việc:

+ Khẩn cấp và quan trọng: Sắp xếp ưu tiên, thực hiện ngay lập tức.

+ Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Để ý liệt kê và bắt đầu làm ngay

+ Ko quan trọng nhưng khẩn cấp: Tìm cách or nhờ người khác, giải quyết càng nhanh càng tốt

+ Ko quan trọng cũng không khẩn cấp: Sắp xếp thời gian hợp lí.

3.4. PP gia tăng sự tập trung.

- 3 lí do mất tập trung:

+ MT: Nên chọn thoải mái, thiên nhiên

+ Lối sống: Cần uống nước đầy đủ, ăn uống đầy đủ, đi lại xung quanh

+ Tâm trí: Ghi vào sổ những cvc cần thiết, khẩn cấp; đóng cửa sổ internet; chuyển đổi nhiệm vụ giữa cvc tập trung cao và tập trung thấp.

3.5. Tiêu diệt sự trì hoãn.

- Khoảng cách giữa hành vi mong muốn và hành vi hiện tại

- B1: Nhận ra mình đang trì hoãn

+ Đang làm việc nhưng lại có nhiều việc khác, không có cảm hứng -> sự kỉ luật

- B2: Tìm hiểu tại sao trì hoãn

+ Chưa tìm ra việc quan trọng cần làm

+ Cầu toàn

- B3: Áp dụng chiến lược

+ Tự tạo ra phần thường cho mình

+ Hãy nghĩ đến những hậu quả xấu

+ Chia nhiệm vụ lớn thành những nhiệm vụ nhỏ

+ Áp dụng các công cụ quản lí thời gian

3.6. Đừng làm quá nhiều thứ 1 lúc

- Đa nhiệm không hiệu quá

- Dấu hiệu

+ có quá nhiều web

+ đang làm nhưng làm vc khác

- Giải pháp:

+ Lập kế hoạch hiệu quả

+ Tắt trang mạng, email..

+ Nhận ra mình đang đa nhiệm -> dừng lại và sxep lại

3.7. Nghỉ ngơi 1 cách hiệu quả.

- PP Promodo: 25/5

+ Kiểm tra kế hoạch làm việc

+ Hẹn giờ: Đồng hồ đếm ngược

+ Bắt tay vào thực hiện nhiệm vụ: Tùy chỉnh promo theo công việc

+ nghỉ ngơi: 5-10p tùy, hành động nhỏ, không dùng đt, không nghĩ đến cvc

+ Tiếp tục promodo và nghỉ ngơi.