Phân Quyền Là Gì? Phân Tích Các Yêu Cầu Đối Với Quá Trình Phân Quyền

Phân quyền là quá trình chuyển giao nhiệm vụ và quyền hạn cho bộ phận hay cá nhân trong tổ chức có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ đó. Trong đó, nhiệm vụ được hiểu là những công việc hay những phần công việc mà các thành viên trong tổ chức phải thực hiện để đạt được mục tiêu; Quyền hạn được hiểu là quyền sử dụng các nguồn lực của tổ chức để thực hiện các nhiệm vụ; Trách nhiệm được hiểu là nghĩa vụ phải hoàn thành nhiệm vụ và hoàn thành theo đúng yêu cầu của người giao.

​

• Quá trình phân quyền gồm các bước sau

1. Xác định mục têu phân quyền.

2. Tiến hành giao nhiệm vụ.

3. Tiến hành giao quyền hạn cho người được giao nhiệm vụ.

4. Tiến hành kiểm tra, theo dõi việc thực hiện nhiệm vụ.

=> Trong quá trình phân quyền, nhà quản trị cần đảm bảo sự cân đối giữa nhiệm vụ và quyền hạn phân cho cấp dưới. Nếu nhiệm vụ nhiều mà quyền hạn ít, dẫn đến cấp dưới làm việc thiếu tinh thần trách nhiệm; Ngược lại, quyền hạn được giao vượt quá nhiệm vụ đặt ra thì cấp dưới sẽ lạm dụng quyền hạn, có thể gây ra tổn thất cho tổ chức. Vì vậy, xác định ranh giới quyền hạn, nhiệm vụ một cách rõ ràng là biện pháp tốt nhất bảo đảm hiệu quả của phân quyền trong tổ chức.

• Có 5 yêu cầu đối với quá trình phân quyền, được phân tích lần lượt như sau:

1. Phải biết rộng rãi với cấp dưới.

Sự rộng rãi, sự quan tâm của lãnh đạo làm cho người nhận được nhiệm vụ cảm thấy thoải mái hơn, như vậy mới có thể phát huy được tính chủ động và khả năng tư duy, sáng tạo của cấp dưới, tạo cho cấp dưới cơ hội thể hiện và khẳng định bản thân. Bên cạnh đó, sẽ tạo nên sự hợp tác rộng rãi của các nhân viên cấp dưới đối với người lãnh đạo. Qua đó, khắc phục được sự áp đặt, mệnh lệnh một chiều; đồng thời, kích thích mọi khả năng sáng tạo của mỗi người trong tổ chức, góp phần thúc đẩy sự đoàn kết, thống nhất. Có thể nói, người lãnh đạo chỉ cần sử dụng linh hoạt và có hiệu quả tình cảm của mình để tạo nên mối quan hệ có hiệu quả tốt đối với các nhân viên cấp dưới.

2. Phải biết sẵn sàng trao cho cấp dưới những quyền hạn nhất định, kể cả quyền ra quyết định.

Các nhà quản trị luôn trong trạng thái phải giám sát một số lượng lớn các nhân viên, những kế hoạch làm việc, chiến lược và quy trình hoạt động của công ty. Chính vì thế, họ không thể có thời gian quản lý tất cả. Đây cũng là một trong những cách quản lý của nhà quản trị. Trao quyền lúc này thật sự phát huy tác dụng tuyệt vời, bản thân của trao quyền sẽ đem lại lợi ích cho tất cả những người liên quan, nếu như việc trao quyền đó được thực hiện một cách đúng đắn. Sự trao quyền sẽ giúp cho các nhà quản trị giảm bớt khối lượng công việc của mình, tránh được hiện tượng "ôm đồm" công việc, đồng thời giúp cho các thành viên có được cơ hội làm những công việc mới. Các nhiệm vụ mà nhân viên được trao sẽ giúp rất nhiều cho họ trong việc phát triển các kỹ năng mới. Qua đó cũng làm tăng mức độ gắn kết của nhân viên, góp phần vào sự thành công của tổ chức.

3. Phải biết tin tưởng ở cấp dưới.

Dùng người không nghi là một nguyên tắc quan trọng của việc dùng người. Tất nhiên, sự "không nghi ngờ" này được xây dựng trên cơ sở đánh giá khảo sát trước khi chọn dùng nhân tài. Không dùng thì bỏ, đã dùng họ thì tin họ. Người quản trị chỉ có tin nhân viên cấp dưới thật sự, mạnh dạn giao công việc cho họ mới khiến họ tự tin và có trách nhiệm cao, từ đó khơi dậy được tính tích cực, tính chủ động và tính sáng tạo của nhân viên. Tuy nhiên, người quản trị không được buông lỏng sự kiểm tra, giám sát hoạt động của cấp dưới.

4. Phải biết chấp nhận thất bại của cấp dưới, sẵn sàng chia sẻ những khó khăn, thất bại với họ.

Người quản trị chỉ có tin nhân viên cấp dưới thật sự của cấp dưới, la mắng chì chiết cấp dưới của mình thì sẽ làm cho cấp dưới càng thêm sợ hãi, họ sẽ không dám đưa ra một quyết định nào trong những lần sau nữa. "Thất bại là mẹ thành công" phải có thất bại thì mới có thành công, đâu có ai thành công ngay từ đầu. Chắc chắn sau lần thất bại đó nhân viên sẽ rút ra cho mình bài học thích đáng. Nhà quản trị nên chia sẻ những khó khăn, thất bại với họ. Làm được như vậy, nhà quản trị sẽ làm chỗ dựa tin cậy cho cấp dưới, tạo động lực cho cấp dưới thực hiện nhiệm vụ được phân công.

5. Phải biết cách tổ chức, kiểm tra, theo dõi cấp dưới.

Mặc dù phân quyền cho cấp dưới nhưng nhà quản trị không được buông lỏng hoạt động kiểm soát, hãy luôn quan sát và nhắc nhở để kiểm tra nhân viên của mình, xem xét tiến trình hoàn thành công việc để có thể tạo được một áp lực nhất định giúp nhân viên tập trung hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Ngoài ra, khi nhà quản trị thực hiện tốt công việc kiếm tra sẽ giúp phát triển nhanh chóng những vấn đề phát sinh cần phải giải quyết khi cấp dưới thực hiện nhiệm vụ, để kịp thời có các giải pháp hợp lý để điều chỉnh. Mặt khác, qua kiểm tra, nhà quản trị có thể đánh giá chính xác được năng lực và khả năng phát triển của cấp dưới.