KPI là gì? KPI, hay là viết tắt của từ tiếng anh Key Performance Indicator, là chỉ số đánh giá hiệu quả công việc, là công cụ đo lường đánh giá hiệu quả công việc qua số liệu, tỉ lệ, định lượng Chỉ số này được dùng trong các công ty hoặc doanh nghiệp cá nhân, để đánh giá hiệu quả làm việc một cách khách quan của mỗi bộ phận đó Có những loại KPI nào? Tùy thuộc vào mục đích và mục tiêu phát triển của mỗi công ty, mà có những lựa chọn KPI phù hợp, ngay từ thời điểm ban đầu. Có năm loại KPI chính: - KPI kinh doanh: Giúp đo lường hiệu quả của các mục tiêu kinh doanh dài hạn, theo dõi các chỉ số của kinh doanh để có thể xác định sự tăng trưởng và điều hướng các lĩnh vực. Một số KPI kinh doanh phổ biến: Tỷ lệ tăng trưởng doanh thu, tỷ lệ tăng tỷ lệ mua thị phần, chia sẻ lợi nhuận trên vốn cổ phần - KPI tài chính: Là chỉ số tài chính cho thấy hiệu quả hoạt động của công ty trên phương diện tạo thoại doanh thu và lợi nhuận được giám sát bởi các bộ phận Tài chính hoặc các lãnh đạo tổ chức Một số KPI tài chính: Biên độ lợi nhuận, doanh thu định kỳ hàng tháng, vốn lưu động, biến động ngân sách - KPI bán hàng: Là các giá trị đo lường theo dõi khả năng đạt mục tiêu và mục đích từ việc bán hàng, các số liệu được theo dõi hàng tháng bởi đội ngũ bán hàng để đề xuất ra các hướng tăng trưởng doanh thu bền vững Một số KPI bán hàng: Bán hàng hàng tháng, chi phí mỗi lần mua, tỷ lệ chuyển đổi từ khách hàng, chào hàng đủ điều kiện kinh doanh - KPI Tiếp thị: Là chỉ số số cho phép các đội ngũ tiếp thị theo dõi khả năng thành công cũng như có cái nhìn tổng quan về số liệu tiếp thị trong việc giành khách hàng tiềm năng mới Một số KPI tiếp thị: Số lượng truy cập website, chi phí mỗi lần mua, điểm quảng cáo - KPI quản lý dự án: Là giá trị được sử dụng để theo dõi tiến độ của dự án bởi các nhà quản lý dự án, hay được các công ty sử dụng để xác định khả năng thành công của các dự án và đáp ứng yêu cầu và những thời điểm quan trọng Một số KPI quản lý dự án phổ biến: Giá trị theo kế hoạch, chi phí thực tế, biến động chi phí, sự khác biệt lịch biểu Làm thế nào để lựa chọn được đúng KPI? Trước khi muốn làm một việc gì đó, bạn cần phải xác định được mục tiêu kinh doanh của mình. Để chọn được KPI phù hợp, bạn cần gắn các chỉ số KPI Với các mục tiêu cụ thể. Thay vì lan man ở nhiều số liệu không liên quan, bạn nên chọn một chỉ số quan trọng để tập trung vào và đảm bảo rằng các chỉ số kinh doanh đều đáp ứng tiêu chí SMART. Trong đó, SMART được hiểu như sau: - S- Specific: Cụ thể, các thông số của chỉ số phải được tách ra rõ ràng, thuận tiện cho việc tính toán, triển khai trên các phần mềm - M- Measurable: Có thể đo được, nếu chưa có phương thức đo lường cần bổ sung - A- Attainable: Có thể đạt được, dù đặt mục tiêu thách thức hơn mức thông thường nhưng các chỉ số phải nằm trong khả năng phát triển của công ty - R- Realistic: Thực tế, phải tính đến các yếu tố có khả năng ảnh hưởng đến mục tiêu, cân nhắc để khi lập chỉ số kế hoạch - T- Time- Bound: Giới hạn thời gian, cần phải có mốc thời gian cụ thể. Thước đo này có thể thay đổi khi công ty phát triển và mở rộng quy mô. Tại sao vẫn còn những những doanh nghiệp không đạt KPI? Dù hiểu rõ và đã đề ra KPI, nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng đạt được. Một số lý do thường gặp là: - Đề ra KPI vượt qua thực tế, mục tiêu còn xa với năng lực của doanh nghiệp, không rõ ràng - Các mục tiêu không phù hợp, không đủ theo nguyên tắc SMART - Thiếu người quản lý có đủ năng lực giám sát theo dõi - Quy trình xây dựng KPI còn rườm rà, thiếu tập trung vào mục tiêu chính - Năng lực của đội ngũ nhân viên thực hiện không đủ để đạt được KPI đề ra - Truyền thông về KPI còn chưa đủ rộng rãi, chưa nhận được sự đồng thuận của nhân viên, gây ảnh hưởng tới toàn hệ thống Ưu nhược điểm của việc tự xây dựng KPI? - Ưu điểm: Không tốn chi phí, hiểu rõ được vấn đề của chính doanh nghiệp, vì có ý kiến của nhiều người nên sẽ nhận được sự đồng tính khi áp dụng - Nhược điểm: Quá trình thực hiện còn thiếu bài bản, dễ bị tác động bởi các yếu tố chủ quan, kinh nghiệm có thể còn bị hạn chế, không có công cụ theo dõi đánh giá? Ưu nhược điểm của việc thuê tư vấn xây dựng KPI? - Ưu điểm: Tạo ra những góc nhìn khách quan, tiếp cận mô hình doanh nghiệp một cách bài bản, dễ triển khai, theo dõi bằng các công cụ phần mềm quản lý, đã có kinh nghiệm triển khai với nhiều doanh nghiệp khác nhau - Nhược điểm: Tốn chi phí, mất thời gian để đơn vị tư vấn tìm hiểu doanh nghiệp, mất thời gian để lựa chọn các đơn vị tư vấn phù hợp. Nếu bạn cần xây dựng phần mềm quản lý KPI, bạn có thể nhận tư vấn tại các đơn vị tư vấn chuyên nghiệp, nhằm hạn chế tối đa các sai sót trong quá trình thực hiện và có thể đưa ra các quyết định sáng suốt thực hiện các mục tiêu dài hạn.
