How to give people bad news (polite communication) I. Role-play Inform your friends and neighbors that you have decided to move out of your current home and into a different part of town due to work reasons. Li: Pi, good morning. What exactly are you doing? Pi: Hello, Li. I just returned from the city supermarket. Would you like to come to my house for lunch this afternoon? Li: Oh, there are so many things. Allow me to assist you. P: I appreciate it very much. Do you appear depressed today? L: I have got something to tell you. And I apologize for having to say this. P: That appears to be a disastrous situation. Please take a seat. L: Mmm. I'm afraid I won't be able to stay here any longer. The director assigned me to work at the branch in Ho Chi Minh City yesterday. My job will be extremely demanding. I doubt I'll come back here and have dinner with you like this again. P: Oh, you've got to be kidding me. L: Please accept my apologies. I also don't want to leave anyone behind. Everyone is extremely friendly and helpful. P: It's impossible for me to believe. We're almost there. I'd be very disappointed if I didn't see you. L: Me too. I apologize for informing you of the bad news. P: I'm already aware of it. You must be surprised and tired. Ah, you've been here for quite some time. Isn't there a lot of stuff here? Do you require my assistance? I'm free today and tomorrow. L: Okay. Thank you very much. P: It's fine, but whenever you move to a new location, you must contact me immediately. I'm sorry to have to say goodbye. L: All right, let's eat now. P: All right. II. Role-play analysis and understanding 5.1. Useful tips: There is a range of useful tips in Role-play to make an effective conversation between two people. • Introduce the subject gently instead of rushing in with bad news: L: "I'm afraid I won't be able to stay here any longer" "I have got something to tell you. And I apologize for having to say this." "I apologize for informing you of the bad news" When someone tells you about their bad news: • show empathy: P: "That appears to be a disastrous situation" "It's impossible for me to believe" "I'd be very disappointed if I didn't see you." • Imagine how that person feels: "You must be surprised and tired" • Offer to help: "Do you require my assistance? I'm free today and tomorrow." 5.2. Useful expressions: Besides useful tips, to continue a conversation the two people also use several useful expressions. This can be evidenced by the aforementioned Role-play. "It's impossible for me to believe" "I'd be very disappointed if I didn't see you." "Oh, you've got to be kidding me." "Mmm" "Ah," III. Language note: Sometimes we have to give people bad news. But in polite communication, you always need to know how to do it sensitively. - In English, the structure is often used to alleviate grief in speech that announces bad news: • Introduce the subject gently instead of rushing in with bad news: + "I'm afraid I.." + "I have got something to tell you. And I apologize for having to say this." + "I apologize for informing you of the bad news" When someone tells you about their bad news: • Show empathy: "Oh, no"... " That's terrible" • Imagine how that person feels: "You must be surprised and tired" • Offer to help: "Do you require my assistance? I'm free.." - In addition, we need to pay attention to intonation and gestures that must be gentle, polite and show respect and empathy for the recipient of that bad news. IV. Culture note: 1. Look the other person in the eyes. It's never a bad idea to communicate with your eyes and movements, whether you're in Asia or Europe. In this scenario, it is actually preferable to ensure that the recipient is there. You should also sit down to prevent making the other person feel threatened or overwhelmed. You should be as gentle as possible when breaking the terrible news. Sitting down with your spouse can help them feel more at ease because you'll be able to persuade them that you care about them and want to break the news to them as gently as possible. 2. Firstly, let's relax. If you want to deliver bad news to someone else when you're feeling down, you're likely to miss a few key elements. You can make terrible news sound much worse to the person who is hearing it, making them feel uneasy. It's best to make sure you're entirely calm and in control before breaking unpleasant news to someone. 3. Try to maintain a neutral attitude. This is especially true if the news you convey has nothing to do with you. Stay neutral if the recipient is the only one who is affected. Don't say anything you don't understand, and don't be too one-sided. 4. Plan ahead of time. Before you report, try practicing what you're going to say. It will be easier for you to recall everything that has to be stated and convey it in a calm and logical manner if you have prepared ahead of time. The person who is being informed needs to know the whole story, so make sure you have all you need to tell them. 5. Use the proper tone of voice. Before you talk, think about the scenario and the person who will be informed. Giving someone who knows more or less than the one who needs to be educated will simply exacerbate the problem. Worse, it can make you appear as though you don't care about having a quality dialogue with the individual who is being informed. 6. Make use of genuine data. Bad news can lower one's morale and perplex the person who receives it. Please provide details and evidence of what occurred or did not occur. The informant will receive complete information in this manner. If a part can be solved, the person will have sufficient knowledge to move forward right away. 7. Do not attempt to solve the situation. If anything awful has happened recently, it has already occurred. Giving others false hope or making the situation look to be less awful than it is can only make things worse. Maintain your position on the issue and tell them exactly what you believe. 8. Don't be hesitant to lend a hand. Always remember to express sympathy and empathy for the situation at hand. Offer to assist the other individual or make a referral to someone who can. Let them know that you understand how upsetting this news is, and if the circumstances allow, tell them how much you understand what they're going through. It's good to have someone sympathize with you while you're going through a difficult period. 9. Making a Proposal for a Solution Let the other person know if something is solvable. It's always important to keep a positive attitude, and if there's anything you can do to improve the situation, don't let it go. Usually, if there is something that can be done about the situation, it should be done immediately. Dịch: 4. Lên kế hoạch trước thời hạn. Trước khi báo cáo, hãy thử thực hành những gì bạn sẽ nói. Bạn sẽ dễ dàng nhớ lại mọi thứ đã nói và truyền đạt nó một cách bình tĩnh và hợp lý hơn nếu bạn đã chuẩn bị trước. Người được thông báo cần biết toàn bộ Câu chuyện, vì vậy hãy đảm bảo rằng bạn có tất cả những gì bạn cần để kể cho họ nghe. 5. Sử dụng giọng điệu thích hợp. Trước khi nói chuyện, hãy nghĩ về kịch bản và người sẽ được thông báo. Giao cho một người biết nhiều hơn hoặc ít hơn người cần được giáo dục sẽ chỉ làm trầm trọng thêm vấn đề. Tệ hơn nữa, nó có thể khiến bạn trông như thể bạn không quan tâm đến việc có một cuộc đối thoại chất lượng với cá nhân đang được thông báo. 6. Sử dụng dữ liệu chính hãng. Tin xấu có thể hạ thấp tinh thần của một người và khiến người nhận được nó bối rối. Vui lòng cung cấp chi tiết và bằng chứng về những gì đã xảy ra hoặc không xảy ra. Người cung cấp thông tin sẽ nhận được thông tin đầy đủ theo cách này. Nếu một phần nào đó có thể được giải quyết, người đó sẽ có đủ kiến thức để tiến về phía trước ngay lập tức. 7. Không cố gắng giải quyết tình huống. Nếu bất cứ điều gì khủng khiếp đã xảy ra gần đây, nó đã xảy ra. Mang đến cho người khác hy vọng hão huyền hoặc làm cho tình hình trở nên bớt khủng khiếp hơn hiện tại chỉ có thể khiến mọi thứ trở nên tồi tệ hơn. Giữ nguyên lập trường của bạn về vấn đề này và nói cho họ biết chính xác những gì bạn tin tưởng. 8. Đừng ngần ngại giúp một tay. Luôn nhớ bày tỏ sự thông cảm và đồng cảm với hoàn cảnh hiện tại. Đề nghị hỗ trợ cá nhân khác hoặc giới thiệu người có thể. Hãy cho họ biết rằng bạn hiểu tin tức này đáng buồn như thế nào và nếu hoàn cảnh cho phép, hãy cho họ biết bạn hiểu những gì họ đang trải qua. Thật tốt khi có ai đó đồng cảm với bạn trong khi bạn đang trải qua giai đoạn khó khăn. 9. Đưa ra Đề xuất Giải pháp Hãy cho người kia biết nếu điều gì đó có thể giải quyết được. Điều quan trọng là luôn giữ một thái độ tích cực và nếu bạn có thể làm bất cứ điều gì để cải thiện tình hình, đừng để nó trôi qua. Thông thường, nếu có điều gì đó có thể được thực hiện về tình hình, nó nên được thực hiện ngay lập tức. (Tiểu Quý Quy) Thật vui khi bạn đã đọc hết bài viết của mình I. Nhập vai Thông báo cho bạn bè và hàng xóm của bạn rằng bạn đã quyết định chuyển ra khỏi ngôi nhà hiện tại của mình và đến một khu vực khác của thị trấn vì lý do công việc. Li: Pi, chào buổi sáng. Chính xác là bạn đang làm gì? Pi: Xin chào, Li. Tôi vừa trở về từ siêu thị thành phố. Trưa nay anh có muốn đến nhà em ăn cơm không? Li: Ồ, có rất nhiều thứ. Cho phép tôi hỗ trợ bạn. P: Tôi đánh giá rất cao nó. Hôm nay bạn có tỏ ra chán nản không? L: Tôi có vài điều muốn nói với bạn. Và tôi xin lỗi vì đã phải nói điều này. P: Đó có vẻ là một tình huống thảm khốc. Xin mời ngồi. L: Ừm. Tôi sợ rằng tôi sẽ không thể ở đây lâu hơn nữa. Giám đốc đã giao cho tôi làm việc tại chi nhánh tại TP. HCM vào ngày hôm qua. Công việc của tôi sẽ cực kỳ khắt khe. Tôi nghi ngờ tôi sẽ quay lại đây và ăn tối với bạn như thế này một lần nữa. P: Ồ, bạn phải đùa với tôi. L: Xin hãy chấp nhận lời xin lỗi của tôi. Tôi cũng không muốn bỏ lại bất cứ ai. Mọi người đều vô cùng thân thiện và hữu ích. P: Tôi không thể tin được. Chúng ta gần đến rồi. Tôi sẽ rất thất vọng nếu tôi không gặp bạn. L: Tôi cũng vậy. Tôi xin lỗi vì đã thông báo cho bạn một tin xấu. P: Tôi đã biết về nó. Bạn phải ngạc nhiên và mệt mỏi. À, bạn đã ở đây khá lâu rồi. Không có nhiều thứ ở đây sao? Bạn có cần sự hỗ trợ của tôi không? Tôi rảnh hôm nay và ngày mai. L: Được rồi. Cảm ơn rât nhiêu. P: Cũng được, nhưng bất cứ khi nào bạn chuyển đến một địa điểm mới, bạn phải liên hệ với tôi ngay lập tức. Tôi rất tiếc khi phải nói lời chia tay. L: Được rồi, chúng ta hãy ăn bây giờ. P: Được rồi. II. Phân tích nhập vai và hiểu 5.1. Lời khuyên hữu ích: Có một loạt mẹo hữu ích trong Nhập vai để thực hiện một cuộc trò chuyện hiệu quả giữa hai người. • Giới thiệu chủ đề một cách nhẹ nhàng thay vì vội vã đưa tin xấu: L: "Tôi sợ rằng tôi sẽ không thể ở đây lâu hơn nữa" "Tôi có vài điều muốn nói với bạn. Và tôi xin lỗi vì đã phải nói điều này." "Tôi xin lỗi vì đã thông báo cho bạn một tin xấu" Khi ai đó nói với bạn về tin xấu của họ: • thể hiện Long cảm thông: P: "Đó có vẻ là một tình huống thảm khốc" "Thật không thể tin được" "Tôi sẽ rất thất vọng nếu không được gặp em." • Hãy tưởng tượng người đó cảm thấy như thế nào: "Chắc hẳn bạn rất ngạc nhiên và mệt mỏi" • Đề nghị giúp đỡ: "Bạn có cần tôi hỗ trợ không? Hôm nay và ngày mai tôi rảnh." 5.2. Biểu thức hữu ích: Bên cạnh những mẹo hữu ích, để tiếp tục cuộc trò chuyện, hai người cũng sử dụng một số cách diễn đạt hữu ích. Điều này có thể được chứng minh bằng cách Nhập vai đã nói ở trên. "Thật không thể tin được" "Tôi sẽ rất thất vọng nếu không được gặp em." "Ồ, bạn phải đùa với tôi." "Mmm" "Ah," III. Lưu ý ngôn ngữ: Đôi khi chúng ta phải cho mọi người một tin xấu. Nhưng trong giao tiếp lịch sự, bạn luôn cần biết cách thực hiện một cách tế nhị. - Trong tiếng Anh, cấu trúc thường được sử dụng để giảm bớt sự đau buồn trong bài phát biểu thông báo tin xấu: • Giới thiệu chủ đề một cách nhẹ nhàng thay vì vội vã đưa tin xấu: + "Tôi sợ tôi.." + "Tôi có chuyện muốn nói với bạn. Và tôi xin lỗi vì đã phải nói điều này." + "Tôi xin lỗi vì đã thông báo cho bạn một tin xấu" Khi ai đó nói với bạn về tin xấu của họ: • Thể hiện sự đồng cảm: "Ồ, không"... " Đó là khủng khiếp" • Hãy tưởng tượng người đó cảm thấy như thế nào: "Bạn phải ngạc nhiên và mệt mỏi" • Đề nghị trợ giúp: "Bạn có cần tôi hỗ trợ không? Tôi rảnh.." - Ngoài ra, chúng ta cần chú ý đến ngữ điệu, cử chỉ phải nhẹ nhàng, lịch sự và thể hiện sự tôn trọng, đồng cảm với người nhận tin dữ đó. IV. Lưu ý văn hóa: 1. Nhìn vào mắt người khác. Giao tiếp bằng mắt và cử động của bạn không bao giờ là một ý tưởng tồi, cho dù bạn đang ở châu Á hay châu Âu. Trong trường hợp này, thực sự tốt hơn là đảm bảo rằng người nhận ở đó. Bạn cũng nên ngồi xuống để tránh làm cho người kia cảm thấy bị đe dọa hoặc choáng ngợp. Bạn nên nhẹ nhàng nhất có thể khi báo tin khủng khiếp. Ngồi xuống với vợ / chồng của bạn có thể giúp họ cảm thấy thoải mái hơn vì bạn sẽ có thể thuyết phục họ rằng bạn quan tâm đến họ và muốn thông báo tin tức cho họ một cách nhẹ nhàng nhất có thể. 2. Đầu tiên, chúng ta hãy thư giãn. Nếu bạn muốn thông báo tin xấu cho người khác khi bạn đang cảm thấy thất vọng, bạn có thể đã bỏ lỡ một vài yếu tố chính. Bạn có thể làm cho người đang nghe thấy những tin tức khủng khiếp tồi tệ hơn nhiều, khiến họ cảm thấy bất an. Tốt nhất bạn nên đảm bảo rằng bạn hoàn toàn bình tĩnh và kiểm soát được trước khi thông báo những tin tức khó chịu cho ai đó. 3. Cố gắng duy trì thái độ trung lập. Điều này đặc biệt đúng nếu tin tức bạn truyền tải không liên quan gì đến bạn. Giữ trung lập nếu người nhận là người duy nhất bị ảnh hưởng. Đừng nói bất cứ điều gì bạn không hiểu, và đừng quá phiến diện. 4. Lên kế hoạch trước thời hạn. Trước khi báo cáo, hãy thử thực hành những gì bạn sẽ nói. Bạn sẽ dễ dàng nhớ lại mọi thứ đã nói và truyền đạt nó một cách bình tĩnh và hợp lý hơn nếu bạn đã chuẩn bị trước. Người được thông báo cần biết toàn bộ Câu chuyện, vì vậy hãy đảm bảo rằng bạn có tất cả những gì bạn cần để kể cho họ nghe. 5. Sử dụng giọng điệu thích hợp. Trước khi nói chuyện, hãy nghĩ về kịch bản và người sẽ được thông báo. Giao cho một người biết nhiều hơn hoặc ít hơn người cần được giáo dục sẽ chỉ làm trầm trọng thêm vấn đề. Tệ hơn nữa, nó có thể khiến bạn trông như thể bạn không quan tâm đến việc có một cuộc đối thoại chất lượng với cá nhân đang được thông báo. 6. Sử dụng dữ liệu chính hãng. Tin xấu có thể hạ thấp tinh thần của một người và khiến người nhận được nó bối rối. Vui lòng cung cấp chi tiết và bằng chứng về những gì đã xảy ra hoặc không xảy ra. Người cung cấp thông tin sẽ nhận được thông tin đầy đủ theo cách này. Nếu một phần nào đó có thể được giải quyết, người đó sẽ có đủ kiến thức để tiến về phía trước ngay lập tức. 7. Không cố gắng giải quyết tình huống. Nếu bất cứ điều gì khủng khiếp đã xảy ra gần đây, nó đã xảy ra. Mang đến cho người khác hy vọng hão huyền hoặc làm cho tình hình trở nên bớt khủng khiếp hơn hiện tại chỉ có thể khiến mọi thứ trở nên tồi tệ hơn. Giữ nguyên lập trường của bạn về vấn đề này và nói cho họ biết chính xác những gì bạn tin tưởng. 8. Đừng ngần ngại giúp một tay. Luôn nhớ bày tỏ sự thông cảm và đồng cảm với hoàn cảnh hiện tại. Đề nghị hỗ trợ cá nhân khác hoặc giới thiệu người có thể. Hãy cho họ biết rằng bạn hiểu tin tức này đáng buồn như thế nào và nếu hoàn cảnh cho phép, hãy cho họ biết bạn hiểu những gì họ đang trải qua. Thật tốt khi có ai đó đồng cảm với bạn trong khi bạn đang trải qua giai đoạn khó khăn. 9. Đưa ra Đề xuất Giải pháp Hãy cho người kia biết nếu điều gì đó có thể giải quyết được. Điều quan trọng là luôn giữ một thái độ tích cực và nếu bạn có thể làm bất cứ điều gì để cải thiện tình hình, đừng để nó trôi qua. Thông thường, nếu có điều gì đó có thể được thực hiện về tình hình, nó nên được thực hiện ngay lập tức. (Tiểu Quy Quy) Thật vui khi bạn đã đọc hết bài viết của mình
