Nếu bạn muốn làm việc tại Nhật Bản, thì có rất nhiều thứ bạn phải tìm hiểu. Đặc biệt trong số đó "horenso" thường được nhắc đến rất nhiều. Horenso là gì? Nếu bạn bạn làm việc tại Nhật Bản, bạn có thể nghe thấy từ "horenso" được sử dụng xung quanh văn phòng mới của bạn. Đây không phải là từ tiếng Nhật để chỉ rau bina, mà là ほ う れ ん 草 (hourenso) ; từ kinh doanh tiếng Nhật horenso thực sự là một từ viết tắt: 報 ・ 連 ・ 相 (hou ・ ren ・ sou) là viết tắt của báo cáo, giao tiếp, tư vấn. Ba giá trị này là xương sống để giữ cho luồng thông tin lành mạnh đi vào cơ sở hạ tầng của công ty. Nếu bạn thấy mình đang làm việc trong một công ty Nhật Bản, rất có thể bạn sẽ duy trì các hoạt động của horenso. Ý nghĩa của horenso Ho là viết tắt của 報告 (houkoku), có nghĩa là báo cáo hoặc thông báo. Điều đó có nghĩa là nếu sếp hoặc cấp trên giao cho bạn một nhiệm vụ, bạn phải thường xuyên thông báo cho họ về tiến độ của mình. Mặc dù các công ty Nhật Bản được biết đến là tổ chức nhiều cuộc họp hơn các công ty nước ngoài, hoặc 外資 系 (gaishikei) có thể, bạn cũng muốn cập nhật thông tin qua email hoặc trò chuyện trực tiếp. Bằng cách này, đồng nghiệp và sếp của bạn bắt kịp tình huống / công việc và có thể thực hiện nhiệm vụ của riêng họ song song với nhiệm vụ của bạn. Ren là viết tắt của 連絡 (renraku), có nghĩa là liên hệ hoặc phối hợp. Nhật Bản có một bản chất rất tập thể, và văn hóa kinh doanh ở đây không phải là ngoại lệ. Nếu bạn gặp sự cố hoặc thay đổi trong công việc, điều cần thiết là phải thông báo cho cấp trên và đồng nghiệp của bạn ngay lập tức. Đây là khái niệm về renraku, và nó có vẻ tẻ nhạt đối với một người quen với văn hóa cá nhân chủ nghĩa phương Tây hơn. Nếu vấn đề có vẻ nhỏ, bạn có thể tự giải quyết nó - nhưng hành vi như vậy có thể không diễn ra tốt đẹp với các đồng nghiệp còn lại của bạn. Ngay cả khi đó là hành động viết một email nhanh hoặc bản ghi nhớ để thông báo cho đồng nghiệp của bạn về vấn đề hoặc sự thay đổi, liên hệ là điều cần thiết ở nơi làm việc Nhật Bản. Quan trọng không kém là hành động theo dõi những người bạn đã liên hệ. Hãy chắc chắn rằng email hoặc bản ghi nhớ của bạn đã được chuyển đến mọi người! So là viết tắt của 相 談 (soudan), có nghĩa là tham khảo ý kiến. Như chúng tôi đã đề cập trước đây, Nhật Bản không phải là một quốc gia theo chủ nghĩa cá nhân. Điều quan trọng là phải tham khảo ý kiến của nhóm và sếp của bạn trước khi tự mình thực hiện bất kỳ hành động nào. Đây có thể là phần horenso khiến nhân viên Mỹ thất vọng nhất, vì thời gian và nỗ lực cần thiết để tham khảo ý kiến của mọi người dường như vi phạm những hành động họ muốn thực hiện. Đôi khi, sếp hoặc đồng nghiệp của bạn sẽ muốn cải tổ hoặc kiểm tra kỹ hành động được đề xuất trước khi cho phép bạn thực hiện, điều này có thể dẫn đến sự chậm trễ và thậm chí phải làm lại nhiệm vụ của bạn. Tuy nhiên, việc bỏ qua "so" trong horenso có thể dẫn đến xích mích giữa bạn và đồng đội của bạn. Vì nơi làm việc của bạn tuân theo văn hóa horenso, hành động vội vàng của bạn thậm chí có thể cản trở công việc của đồng nghiệp. Hãy nhớ hít thở và tham khảo ý kiến trước khi bạn tự mình thực hiện bất kỳ thay đổi nào. Cách áp dụng horenso vào cuộc sống làm việc của bạn Bây giờ chúng ta đã nắm được horenso là gì, đây là một số cách để áp dụng cấu trúc horenso vào nơi làm việc. Điều quan trọng cần nhớ là mặc dù horenso có thể là một từ viết tắt của Nhật Bản, nhưng khái niệm này có thể dễ dàng áp dụng ở bất kỳ quốc gia nào. Ngay cả khi bạn không làm việc ở Nhật Bản, bạn có thể đọc bài viết này và xem horenso tại văn phòng của riêng bạn - hoặc thậm chí nghĩ rằng có thể hữu ích nếu giới thiệu hiệu trưởng chia sẻ thông tin này với đồng nghiệp của bạn nếu họ chưa sử dụng horenso. Ho - Thông báo cho mọi người Suy nghĩ về việc tổ chức nhiều cuộc họp mỗi ngày có vẻ như là một điều buồn tẻ, nhưng đó là một thực tiễn quan trọng để giữ cho mọi người được thông báo ở nơi làm việc. Nếu bạn làm việc trong một công ty Nhật Bản, hãy thực hành "Ho" trong horenso bằng cách cố gắng tích cực hơn trong các cuộc họp tại nơi làm việc của bạn. Cho dù điều đó có nghĩa là tận dụng cơ hội để lên tiếng và cung cấp một số thông tin, hay chỉ đơn giản là xác định trở thành một người lắng nghe tích cực hơn bằng cách ghi chép, tham gia nhiều hơn vào 会議 (kaigi) hàng ngày sẽ củng cố luồng thông tin trong công ty của bạn. Điều này đặc biệt đúng trong đại dịch coronavirus, vì nhiều cuộc họp công ty sẽ được tổ chức trên Zoom. Nếu bạn làm việc tại một công ty không phải của Nhật Bản và không có các cuộc họp thường xuyên, bạn có thể thử thuyết trình các cuộc nói chuyện nhóm kéo dài 5 phút vào đầu hoặc cuối mỗi ngày làm việc. Điều này sẽ mang lại cho bạn và đồng nghiệp của bạn cơ hội trao đổi thông tin và luôn cập nhật mọi thứ với tư cách là một nhóm. Ren - Giữ liên lạc và theo dõi Thông tin liên lạc giữa các công ty không được chứa trong hành động gửi email. Một số quan điểm rất nhất quán đã được đưa ra trong nhiều năm cho rằng email không phải là công cụ tốt nhất để giao tiếp với đồng nghiệp của bạn. Nếu bạn có điều gì đó muốn nói với đồng nghiệp hoặc sếp của mình, tốt hơn là bạn nên đến thăm họ tại bàn làm việc, hoặc ít nhất hãy thử nói chuyện qua điện thoại. Rốt cuộc, không có cách nào để biết đồng nghiệp của bạn đã nhận được bao nhiêu email khác trong cùng một ngày - và bạn sẽ không biết chắc liệu họ có đọc tin nhắn của bạn cho đến khi họ trả lời hay không. Nếu bạn cần thông báo điều gì đó trong công ty qua email, hãy nhớ theo dõi khi có thể gặp trực tiếp hoặc trong khi gọi điện. "Ren" trong horenso liên quan đến giao tiếp phối hợp. Bạn có thể đặt cược rằng mọi công ty, dù ở Nhật Bản hay quốc gia khác, đều coi trọng giao tiếp giữa các đồng nghiệp. So - Hãy nhìn trước khi bạn nhảy vọt Để áp dụng tiêu chuẩn "so" trong horenso, bạn nên xem xét trước khi thực hiện - đúng hơn, hãy kiểm tra kỹ với đồng nghiệp trước khi đưa ra quyết định. Nếu bạn làm việc tại Nhật Bản, sẽ không ai vui khi biết rằng bạn đã đưa ra quyết định mà không kiểm tra trước. Như một quy luật, các công ty Nhật Bản không khiến người hâm mộ ngạc nhiên. Khi bạn phải đưa ra quyết định, điều rất quan trọng là phải kiểm tra với đồng nghiệp và sếp của bạn trước khi hành động. Nếu họ có điều gì đó để đề xuất hoặc thay đổi liên quan đến quyết định đó, hãy cố gắng thực hiện những sửa đổi đó một cách ân cần. Một số người phương Tây làm việc tại Nhật Bản có thể than vãn về nhiều lần sửa đổi công việc hoặc kế hoạch của họ, nhưng văn hóa tập thể hơn của Nhật Bản khuyến khích những "làm lại" này để đảm bảo rằng họ đưa ra quyết định tốt nhất. Ngay cả khi bạn làm việc bên ngoài Nhật Bản, bạn nên tham khảo ý kiến của đồng nghiệp về một quyết định hoặc bước đi mà bạn hy vọng sẽ thực hiện. Thật khó để trở thành nhà phê bình của chính bạn và bạn nên có thêm một bộ phận quan tâm khi kiểm tra kỹ quy trình của mình. Tóm lại Horenso có thể là một khái niệm Nhật Bản được áp dụng trong các công ty có trụ sở tại Nhật Bản, nhưng nó có thể dễ dàng áp dụng cho văn hóa làm việc của bất kỳ quốc gia nào. Nếu bạn cảm thấy nơi làm việc của mình đang gặp khó khăn trong việc duy trì luồng thông tin, hãy thử thiết lập tiêu chuẩn horenso với đồng nghiệp của bạn. Nếu bạn đã làm việc tại Nhật Bản và gặp khó khăn với tất cả các bản sửa đổi, cuộc họp và cuộc gọi liên lạc - hãy cố gắng chịu đựng và ghi nhớ từ viết tắt đó là gì.
