1. Nguyên tắc lập Bảng cân đối kế toán - Trước khi lập bảng cân đối kế toán (CĐKT), kế toán cần phải phản ánh tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết có liên quan, thực hiện việc kiểm kê tài sản và phản ánh kết quả kiểm kê vào sổ kế toán. Đối chiếu công nợ phải thu, phải trả; đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết, số liệu trên sổ kế toán và số thực kiểm kê, khóa sổ kế toán và tính số dư các tài khoản. - Số liệu dùng để phản ánh vào các chỉ tiêu trên bảng CĐKT là không bù trừ. Nếu tài khoản có theo dõi chi tiết và cuối kỳ tổng hợp dẫn đến dư cả 2 bên Nợ và Có thì vẫn giữ nguyên số dư đó khi tham gia tính toán. - Khi lập bảng CĐKT, những chỉ tiêu thuộc nhóm tài sản thì căn cứ vào số dư Nợ của các tài khoản liên quan để ghi. Những chỉ tiêu thuộc nhóm nguồn vốn thì căn cứ vào số dư Có của các tài khoản liên quan để ghi. - Những chỉ tiêu thuộc các khoản phải thu, phải trả ghi theo số dư chi tiết của các tài khoản phải thu, tài khoản phải trả. Nếu số dư chi tiết là dư Nợ thì ghi ở phần "TÀI SẢN", nếu số dư chi tiết là số dư Có thì ghi ở phần "NGUỒN VỐN". - Các chỉ tiêu liên quan đến các tài khoản điều chỉnh hoặc tài khoản dự phòng như 214, 129, 229, 139, 159.. luôn có số dư Có, nhưng khi lên bảng CĐKT thì ghi ở phần "TÀI SẢN" theo số âm; các tài khoản nguồn vốn như 412, 413, 419, 421.. nếu có số dư bên Nợ thì vẫn ghi ở phần "NGUỒN VỐN", nhưng ghi theo số âm. 2. Cơ sở số liệu để lập Bảng cân đối kế toán - Đối với cột "Số đầu năm" : Căn cứ số liệu cột "Số cuối kỳ" của bảng CĐKT ngày 31/12 năm trước để ghi. - Cột"Số cuối kỳ: Lấy số dư cuối kỳ của các tài khoản liên quan trên bảng cân đối phát sinh năm nay. Để bảng CĐKT đúng, ngoài việc phản ánh đúng, đầy đủ số liệu cho các chỉ tiêu của nó còn phải đảm bảo quan hệ cân đối chung giữa tài sản và nguồn vốn: Tổng tài sản = Tổng nguồn vốn 3. Phương pháp lập các chỉ tiêu trong Bảng Cân đối kế toán năm Bước 1: Gắn mã các chỉ tiêu ở bảng Cân đối Kế toán tương ứng vào hai cột cuối cùng trong bảng Cân đối phát sinh năm. Ví dụ: Mã 110 - Tiền và các khoản tương đương tiền: Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là tổng số dư Nợ của các TK 111, TK112, TK121 trên Bảng CDPS NĂM. Ta gắn mã 110 vào các tài khoản tương ứng trên bảng CĐPS Năm. Bước 2: Dùng hàm Sumif để tính tổng phát sinh của từng mã chỉ tiêu từ bảng CĐPS Năm. Ví dụ: Tính số năm nay của Mã 110 – Tiền và các khoản tương đương tiền P10 =SUMIF ('CDPS NAM'! $I$11: $I$169, $M10, 'CDPS NAM'! $G$11: $G$169) Trong đó: + 'CDPS NAM'! $I$11: $I$169: Là vùng điều kiện tìm kiếm mã chỉ tiêu trên BCTC + $M10: Là mã tìm kiếm + 'CDPS NAM'! $G$11: $G$169: Vùng tính tổng (Số phát sinh bên Nợ năm nay) Bước 3: Dùng hàm Subtotal (9) để tính tổng các Chỉ tiêu tổng cộng như 120, 130, 140, 150.. Chúng ta làm tương tự như trên cho cả phần Tài sản – Nguồn vốn và cả Năm trước – Năm nay. Như vậy ta sẽ lập được bảng Cân đối kế toán trên Excel.
