Để làm việc nhóm hiệu quả, cần đạt được những điều sau: 1. Tạo được sự đồng thuận - Mọi thành viên của nhóm cần thống nhất về mục tiêu mà nhóm đang cần nhắm tới. - Các mục tiêu chỉ ổn định khi đã bàn thảo xong các biện pháp thực hiện. - Để đạt được những kết quả cao nhất, các mục tiêu còn phải được thử thách bằng cách kết hợp giữa những mục tiêu chung và mục tiêu riêng. 2. Thiết lập được các đầu mối quản trị - Người bảo trợ chính của nhóm - Người liên hệ với các đầu mối có liên quan bên ngoài nhóm - Người quản lý tài chính của nhóm 3. Khuyến khích óc sáng tạo Đừng để nhóm của bạn bị phân lớp thành những con người chuyên sáng tạo và những kẻ thụ động. Nhiều người trở thành những kẻ chỉ biết làm theo kinh nghiệm và tính cách riêng của họ. Hãy phá thế thụ động ấy và tạo tính sáng tạo. Muốn vậy, bạn cần luôn hoan nghênh tính đa dạng của các quan điểm và ý tưởng, để rồi lái buổi tranh luận đi đến chỗ thống nhất. Việc có được những sáng kiến đòi hỏi có người lãnh đạo và cần một hình thức tổ chức nào đó, để kết quả buổi họp có thể mở ra một hướng đi. Người lãnh đạo cần khuyến khích mọi người phát biểu, động viên mọi người bàn thảo, ngay cả với ý kiến đối nghịch lại cũng có giá trị của nó. 4. Trân trọng mọi ý kiến Mọi ý kiến cần được ghi chép lên bảng để mọi người có thể nhìn thấy. Sau đó, loại bỏ những ý kiến bất khả thi và tóm tắt những ý khả thi. Đừng bao giờ miệt thị ý kiến nào trong buổi họp. Sự chỉ trích làm giảm óc sáng tạo. Nhiều ý kiến tưởng chừng ngớ ngẩn lại có thể đưa đến những giải pháp đáng giá. 5. Ủy thác công việc Ủy thác công việc là phân nhỏ mỗi kế hoạch thành các phần việc riêng và với mục tiêu riêng, rồi phân chúng cho các thành viên của nhóm. Khi ủy thác, cần lựa chọn người được ủy thác: - Có khả năng và muốn thực hiện: Người được ủy thác sẵn lòng nhận trách nhiệm và cũng sẵn lòng tham khảo ý kiến người khác, thực hiện theo ý khi được ủy nhiệm. - Thiếu khả năng nhưng muốn thực hiện: Cần được đào tạo bổ khuyết những mặt yếu trước khi được ủy nhiệm. 6. Chia sẻ trách nhiệm Bổ sung các cách thức hành động, giám sát tiến độ, đồng thời sáng tạo thêm, cần tinh thần xây dựng khi hoạt động nhóm gặp trở ngại tạm thời. Cũng cần tạo bầu không khí thông hiểu nhau giữa các thành viên, thống nhất thông tin về tiến độ và những thay đổi đường lối làm việc. 7. Linh hoạt - Mỗi thành viên phải có khả năng thực hiện vai trò của mình cũng như của người khác khi cần. - Mỗi người phải được phân nhiệm để hành động chủ động trong nhóm. - Mọi người đều được khuyến khích làm theo phương cách hiệu quả nhất của mình.
Nguyên nhân làm việc nhóm kém hiệu quả: - Quá nể nang trong các mối quan hệ, sợ xung đột: Đã làm việc chung với nhau thì việc tranh luận để chọn lọc ra ý kiến tốt nhất là hết sức cần thiết, nếu quá nể nang sẽ không thể tranh luận một cách thực sự được. - Không tách biệt giữa công việc và tình cảm: Ví dụ như ủng hộ ý kiến của người này vì chơi thân với nhau, và phản đối ý kiến của người kia vì ghét nhau - Thiếu tinh thần trách nhiệm, đùn đẩy trách nhiệm cho người khác - Tính bảo thủ cá nhân - Áp dụng cứng nhắc - Thiếu sự tin tưởng giữa các thành viên
MỘT CON TÀU TO LỚN VẪN CÓ THỂ BỊ ĐẮM BỞI 1 LỖ THỦNG NHỎ NẾU KHÔNG AI PHÁT HIỆN RA KỊP THỜI Có những trường hợp bạn cho rằng: "Chuyện nhỏ vậy bắt bẻ có khó quá không, thôi bỏ qua để lo giải quyết sứ mệnh lớn lao!" Nhưng thực tế là: Lỗ nhỏ cũng có thể làm đắm thuyền. Việc đơn giản mà làm không xong, bạn nghĩ nhóm sẽ ổn đủ lâu để cùng bạn làm việc lớn được sao? Khi 1 ai đó làm sai, bạn phải chỉnh liền, không nên cả nể tình anh em. Vì thành công của một tập thể có thể bị phá hỏng bất kỳ lúc nào từ 1 lỗi rất nhỏ của 1 người. Như 1 con tàu khổng lồ, vẫn có thể bị đắm bởi 1 lỗ nhỏ nếu không ai phát hiện ra kịp thời.
Giải pháp nâng cao hiệu quả làm việc nhóm Một trong cách nâng cao hiệu quả làm việc nhóm là tập trung các thành viên đa dạng (kỹ năng, kiến thức chuyên môn) thay vì tập hợp nhiều người có cùng chí hướng. Một team là một tập hợp đa dạng về kỹ năng, kiến thức sẽ giúp đưa ra các quan điểm ý tưởng đa dạng, từ đó thực hiện các quyết định thấu đáo hơn. Làm việc nhóm chỉ phát huy hiệu quả tối đa khi các thành viên trong nhóm tin tưởng lẫn nhau. Các leader có thể xây dựng niềm tin giữa các thành viên trong team thông qua hoạt động teambuilding hoặc khuyến khích chia sẻ và tương tác sau giờ làm việc. Các hoạt động này không chỉ xây dựng niềm tin mà còn nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên. Việc phối hợp làm việc trở nên dễ dàng hơn khi bạn tin tưởng những đồng nghiệp cùng làm chung dự án với mình.
Giải pháp khắc phục làm việc nhóm không hiệu quả Trên thực tế, không phải ai cũng có tinh thần chủ động cống hiến và làm việc hết mình. Nhiều cá nhân lại có xu hướng làm việc thụ động và ít tương tác, đưa ý kiến. Họ thường có xu hướng đùn đẩy việc suy nghĩ ý tưởng, giải pháp cho người khác. Do đó, đây sẽ là một dạng khó khăn khi làm việc nhóm mà bạn nên tìm cách khắc phục. Nên thường xuyên đưa ra các câu hỏi để lấy ý kiến của các thành viên và gọi tên trực tiếp người thụ động nhất trong nhóm để họ nêu quan điểm. Ngoài ra, trong một nhóm làm việc, có thể sẽ có thành viên hay lười biếng, ỷ lại và thiếu trách nhiệm với các công việc của nhóm. Trưởng nhóm nên sắp xếp công việc rõ ràng với từng người và yêu cầu họ hoàn thành đúng tiến độ, điều này cũng sẽ giúp quá trình làm việc nhóm trở nên công bằng và thuận lợi hơn.
Ý nghĩa của làm việc nhóm Làm việc nhóm giúp tăng sự đoàn kết giữa những người trong cùng một tập thể. Từ đó, nâng cao tính trách nhiệm, tinh thần đóng góp của mỗi cá nhân đối với công việc chung. Mỗi thành viên đều có ưu và nhược điểm riêng. Khi làm việc cùng nhau, ưu điểm của người này sẽ bù lại nhược điểm của người kia, từ đó cải thiện được các vấn đề tồn đọng, đồng thời nâng cao hiệu suất. Với cá nhân, làm việc nhóm sẽ giúp bạn rèn luyện, cải thiện kỹ năng mềm, trau dồi kiến thức, kinh nghiệm, phát triển tư duy sáng tạo, nâng cao tinh thần kỷ luật.
Kỹ năng làm việc nhóm Kỹ năng làm việc nhóm (Teamwork skills) là khả năng xây dựng và duy trì mối quan hệ hợp tác giữa các thành viên trong đội để hoàn thành mục tiêu chung. Mỗi cá nhân sẽ cùng nhau đóng góp, hỗ trợ lẫn nhau để công việc đạt hiệu quả cao nhất. Để làm việc nhóm có hiệu quả, bạn cần phải có 08 kỹ năng dưới đây: Biết lắng nghe người khác Biết tổ chức - phân công công việc đồng đều giữa các thành viên và đảm bảo đúng deadline Có năng lực thuyết phục và trình bày để từ đó đưa ra được những phương pháp tốt nhất giải quyết được vấn đề Tôn trọng và giúp đỡ các thành viên trong nhóm Có trách nhiệm với công việc mình được giao Đúng giờ, không để các thành viên trong nhóm phải chờ đợi mình Thường xuyên khen ngợi, ủng hộ những cố gắng và nỗ lực của các thành viên trong nhóm Biết chấp nhận những lời chỉ trích và phản hồi từ các thành viên trong nhóm
Các bước làm việc nhóm Bước 1: Xác định mục tiêu và khởi xướng Bước 2: Kết nối và xây dựng đội nhóm Bước 3: Tranh luận Mỗi người một ý tưởng, mỗi người một cách làm, điều này tồn tại cả ưu điểm và nhược điểm. Hãy tranh luận mang tính xây dựng, kiên nhẫn, gắn kết và vì mục tiêu chung. Bước 4: Hình thành quy trình làm việc Quá trình tranh luận kết thúc tạo ra tính thống nhất, phân chia công việc rõ ràng. Bước 5: Hoàn thiện và phát triển Đội nhóm sẽ liên tục liên tục hoàn thiện và phát triển cho đến khi đạt được kết quả cuối cùng như mục tiêu đã đề ra.
